BPR در خلا اتفاق نیفتاده است ؛ بلکه در یک بستر سازمانی که دارای انسان ، فناوری ها و ساختار سازمانی است انجام می گیرد. از این روBPR در یک زمینه ی بزرگ تر برای تغییر سازمان رخ می دهد. ضمنا BPR در بستر یک دیدگاه فرآیند محوری برای تحولات و رشد سازمان اجرا می گردد.
طبق نظریه ی Leavitt، برای موفقیتBPR تنها طراحی مجدد فرآیندها کافی نیست؛ بلکه محیط کاری مرتبط با فرآیندها نیز بایستی برای اثربخشی فرآیندهای جدید تطبیق داده شوند. مانند سایر تلاش های تغییر سازمانی ، عناصر سازمانی مختلفی نیز بایستی با یکدیگر سازگار و متناسب شوند. بنا به دیدگاه آقای لی ویت، در این رابطه به چهار دسته متغییر سازمانی توجه می شود:
1- استفاده از فناوری اطلاعات
2- فرم و ساختار سازمانی
3- مهارت های انسانی مورد نیاز
4- فرآیندهای شغلی.
برای حفظ توازن و تناسب سازمان، با تغییر هر دسته از این عوامل ، دیگر فاکتورها نیز بایستی به تناسب تغییر یابند. در صورت استفاده از فناوری اطلاعات جدید، برای استفاده ی بهینه از آن ممکن است فرآیند های شغلی هم تغییر یابند. استفاده از فناوری اطلاعات جدید و طراحی جدید فرآیندها ، ممکن است نیاز به تغییر مهارت های پرسنلی و احتمالا ساختار سازمانی گردد.
برای یک تغییر موثر در سازمان، این تاثیرات متقابل مورد ارزیابی و برنامه ریزی قرار گرفته و مدیریت می شوند. در صورت عدم مدیریت چنین تاثیراتی، ممکن است تغییر سازمانی موجب عدم تامین اهداف سازمان گردد.
در نتیجه، می توان گفت که با اجرای BPR نه تنها فرآیند ها طراحی مجدد می شوند، بلکه ممکن است زیرساخت های فناوری اطلاعات، مهارت های مورد نیاز پرسنل و ساختار سازمانی هم طراحی مجدد شوند.
برای موفقیت تغییرات سازمانی ، به جای توجه به یک عامل، بایستی توازن بین چهار دسته عوامل اشاره شده مورد دقت و ارزیابی قرار گیرد. نگاه های مختلف به تغییر سازمانی موجب تاکید بیشتر به یکی ز عوامل چهارگانه بالا می گردد:
● از نگاه IT تاکید بیشتر روی معماری یکپارچه ی فناوری اطلاعات است؛
● از نگاه طراحی سازمان، تاکید بیشتر روی جستجوی فرم های جدید سازمانی است؛
● از نگاه منابع انسانی، تاکید بیشتر روی آموزش و توسعه ی منابع انسانی است؛
● از نگاه فرآیند محوریBPR، تاکید بیشتر روی فرآیند های شغلی و عملیاتی است.
برای این که هر یک از این تغییرات موفق گردند، بایستی به تغییرات ضروری در سه عامل دیگر هم توجه شود.
دفتر کاری بی نیاز از کاغذ
فناوری دیجیتالی می تواند فرآیند های نولید، و کل کسب و کار شما را، دگرگون سازد. همچنین می تواند که کارکنان را از دام فرآیند های کند و انعطاف ناپذیر کاغذ و قلمی، رهایی بخشد. برپاساختن نظام های دیجیتالی، به کارکنان فرهیخته فرصت می دهد تا به آفرینش های تازه ای دست بزنند. یک محل کار تمام دیجیتالی را دفتر کار بدون کاغذ نامیده اند- عنوانی که بیشینه ی آن تا به سال 1973 می رسد. دیدگاه برجسته ای است؛ دیگر از توده ای از کاغذ که آنچه را بخواهی، نتوانی در میان آن ها پیدا کنی، خبری نیست! دیگر برای یافتن یک آمار فروش و یا ازاطلاعات بازاریابی، نیازی به برگ زدن ده ها کتاب و گزارش، ندارید. دیگر از این همه فرم های جابه جا شده، صورت حساب های گمشده، ثبت های فراوان، چک های ناپدید شده، و تاخیر های ناشی از نا تمام بودن کارهای کاغذی، خبری نخواهد بود.
ولی ناچار بپذیریم که دفتر کار بدون کاغذ هم مانند هوش مصنوعی، از آن پدیده های بر آستانه هستند که تاکنون به صورت کامل به درون نیامده اند. عنوان دفتر کار بدون کاغذ برای نخستین بار در سال 1973 در یک مقاله دریاره ی شرکت های تلفن، بیان گردید. شرکت زیراکس بیش از دیگران در پی پیاده کردن این اندیشه بود – هر چند آن را دفتر کار بدون کاغذ نمی نامید. در سالهای 1975-1974 ، این شرکت از دفتر کار آینده گفتگو می کرد که از رایانه، پست الکترونیکی، و اطلاعات در خط (مستقیمOnline ) برخوردار بود. در میان سال های 1987-1975، بسیاری از نشریه های بازرگانی خبر از نزدیک بودن برپایی دفتر کار بدون کاغذ، و دگرگونی ژرف در محل کار اداری می دادند. من در سال 1988 هم به گزارشگران گفتم که دیدگاه دفتر کار بدون کاغذ، هم چنان از ما دور است – رایانه ها تاکنون توان برپا ساختن آن را ندارند. ولی امروز همه ابزار مورد نیاز چنین محل کاری را در اختیار داریم. توان گرافیکی رایانه ها و ابزار گوناگون دیگر، ما را در به هم آمیختن و تجزیه و تحلیل بهتر داده ها، کمک می کنند. شبکه های رایانه ی شخصی(PCs) بسیار نیرومند درهمه جا حاضرند. اینترنت این رایانه ها را در سرتاسر جهان به هم پیوند داده است. با این وصف، مصرف کاغذ هر چهار سال یک بار، دو برابر می شود. هنوز بیش از 95 درصد از اطلاعات در کشور ایالات متحده بر روی کاغذ ضبط می شوند و سهم ثبت الکترونیکی، تنها یک درصد است. کار با کاغذ، بسیار پرشتاب تر از آنی افزایش می یابد که فناوری دیجیتالی بتواند آن را از میدان به در کند!
در سال 1996 تصمیم گرفتم که وضعیت مصرف کاغذ در شرکت مایکروسافت – بزرگترین پشتیبان جانشین کردن کاغذ با بازار دیجیتالی- را بررسی کنم. با شگفتی دریافتم که در همان سال، ما بیش از 350000 نسخه گزارش فروش کاغذی تهیه کرده ایم. درخواست کردم تا از هر فرم، یک نمونه برایم بیاورند. پرونده ستبری که بر ر وی میز کارم قرار گرفت، هزاران گونه فرم را در خود داشت. در اداره ی مرکزی، واحد تدارکات به تنهایی 114 فرم به کار می برد. برنامه ی بازنشستگی کارکنان، برای وارد و خارج کردن نام اعضا و تغییر ویژگی ها و روش پس اندازو سرمایه گذاری ایشان، از هشت فرم جداگانه استفاده می کرد. هرگاه در مقررات دولتی دگرگونی هایی رخ می داد، ما ناچار بودیم تا همه ی فرم ها را بازنگری و دوباره چاپ و جانشین نماییم. مصرف کاغذ، خود نشانه ی یک بیماری بس خطرناک تری بود: فرآیند های اداری دور و دراز و زمان بر. به پرونده ی کلفت فرم ها نگاه کردم و با خود گفتم: چرا باید این همه فرم داشته باشیم؟ همه ی ما رایانه های شخصی به هم پبوسته داریم. چرا نباید اطلاعات را به صورت الکترونیکی میان همدیگر جابه جا کنیم؟ من از موقعیت سازمانی خود استفاده کرده و دستور حذف همه ی فرم های غیر ضروری را دادم. به جای آن همه کاغذ، یک نظام الکترونیکی رشد کرد که کار با آن ساده و برای کاربران دل انگیز تر است. اطلاعات این نظام بسیار قابل اعتمادتر می باشد و به کارکنان، اختیارهای گسترده تری می دهد.
آغاز سفر تنها با فشردن یک دکمه
امروزه کسانی که قصداستخدام شدن را دارند، حتما پیش از آغازبه کار، سفر الکترونیکی خود را آغاز می کنند. ما در مایکروسافت روزانه 600 تا 900 درخواست کار از راه دور پست، پست الکترونیکی، و شبکه ی ویژه ی خود، دریافت می کنیم. اکنون بیش از 70 درصد درخواست ها با پست الکترونیکی و به کمک شبکه ی ویژه دریافت می شوند- این حجم، دو سال پیش 6 درصد بود. نرم افزار ها به صورت خودکار، دریافت درخواست کاررا تایید می کنند و آن را برای بررسی به پایگاه داده پردازی می فرستند. همه درخواست ها به فاصله ی 24 تا 48 ساعت وقت ، در برابر نیازمندی های نیروی انسانی بررسی می گردند و پاسخ آشکار می شود.
کارشناسان نیروی انسانی با بازدید از "رست رک (Rastrac)" – نرم افزار ویژه ی دریافت و بررسی درخواست کار در پایگاه داده پردازی – ویژگی های درخواست کنندگان مناسب را به صورت حضوری یا با پست الکترونیکی در اختیا مدیر استخدام می گذارند. با کمک نرم افزار برنامه ریزی، ترتیب مصاحبه ی الکترونیکی با درخواست کنندگان داده می شود و ایشان همه اطلاعات لازم را با همان وسیله به مصاحبه کنندگان منتقل می کنند. نتیجه ی هر مصاحبه به بخش منابع انسانی، مدیر استخدام، و دیگر مصاحبه کنندگان، فرستاد ه می شود. بدین ترتیب، به جای دوباره کاری ها، مصاحبه کنندگان به آگاهی همدیگر می افزایندو تصمیم گیری برپایه ی این گونه بررسی همه جانبه ، انجام می گیرد. همینکه فردی مناسب شناخته شد، پیشنهاد و شرایط شرکت ، الکترونیکی به او ابلاغ می شود و پس از پذیرش، به کار دعوت می گردد.
تجربه ی کاری همه ی 85 نفری که هر هفته استخدام می کنیم، به هم نزدیک است. فرض کنید که خانم الف برای کار در واحد ردموند – واشینگتن – برگزیده شده است. پیش ازاین که وی بر سر کار حاضر شود ، یکنفر دستیار کارگزینی از گروه او، فرم الکترونیکی " جا انداختن کارکنان تازه" در مایکروسافت را به شبکه ی درون سازمان وارد می کند. ترتیبی داده می شود تا پیش از ورود خانم الف، رمز پست آوایی( voice-mail account)، پست الکترونیکی ، اتاق کار، و رایانه با همه نرم افزار های مورد نیاز وی آماده گردد. همین فرم، ترتیب ثبت نام کارمند تازه در فهرست تلفن کارکنان ، دریافت تابلوی نام برای نصب بر در اتاق کار، و صندوق پستی ویژه در تالار پست ساختمان محل کارش را می دهد. این فرم به صورت تکمیل شده و الکترونیکی، به مسئول گروه کاری کارمند نیز ارسال می شود تا اجرای خواسته ها را پیِگیری نماید. یک گزارشگر الکترونیکی، انجام همه ی گا م ها را پیگیری و تایید خواهد کرد.
پس از نشست آشنایی با مدیر منابع انسانی، و دریافت آگاهی های همگانی، خانم الف و دیگر کارکنان تازه استخدام همراه وی، به شبکه ی درون سازمانی شبکه معرفی می شوند تا نیازهای ویژه ی اداری خود را درخواست نمایند. این افراد " دستنامه ی کارکنان( handbook) " را که تنها به صورت الکترونیکی موجود است، وارسی می کنند و افزون بر نرم افزارهای استاندارد که در رایانه ی او پیاده شدند، هر روش کار و نرم افزار دیگرری را که لازم دارند، در رایانه ی خود پیاده می کنند.
کارمند پس ار استقرار در دفتر کار، به کمک نرم افزار های تدارکات در شبکه درون سازمانی با عنوان" بازار مایکروسافت( MS Market)"، نیازمندی های اداری، کتاب ها، تابلو سفید( white board)، قلم و پاک کن، کارت دیدار(business carrd) شامل نام و مشخصات فرد برای دادن به دیدار کنندگان، خود را سفارش می دهد. اداره ی تدارکات سفارش را به صورت الکترونیکی دریافت می کند و چیزهای درخواست شده را به دفتر کار فرد تحویل می دهد. چنان چه ارزش پاره ای از درخواست ها بیش از اختیار کارمند باشد، آن درخواست به صورت الکترونیکی و خودکار به نزد فرد بالاتر در سازمان می رود تا تایید کند.
خانم الف به بایگانی و کتابخانه الکترونیکی مایکروسافت هم سر می زند و برای دریافت خدمات خبری، ثبت نام می کند. بدین ترتیب، او همواره آخرین خبرها در نشریه های معتبر مانند وال استریت ژورنال، نیویورک تایمز، و دیگران را به صورت الکترونیکی در اختیار دارد. کتابخانه ی در خط الکترونکی نیز فهرست کتاب ها ، نرم افزار ها، و نوارهای ویدیویی موجود را عرضه می کند و کارمند می تواند هر چه را نیاز دارد، در شکل الکترونیکی و درد فتر کار خود، دریافت نماید. کتابخانه همواره نتیجه ی پژوهش ها درباره ی هر فرآورده ی مایکروسافت را نیز به هنگام، در اختیار دارد و به علاقه مندان عرضه می کند.
در بررسی سایت رایانه ای درون سازمانی، روش استاندارد و یکنواختی وجود ندارد و ما به کارکنان تازه استخدام فرصت می دهیم تا پس از آشنایی با اصول و بنیان های کار، خود اطلاعاتی را که علاقه دارند پیگیری و دریافت کنند.
وقتی که هنگام دریافت نخستین حقوق ماهانه فرا می رسد - وماههای دیگر نیز – خانم الف در یک صفحه ی ویژه و محرمانه از شبکه ی درون سازمانی، به ویژگی های حقوق خود دسترسی پیدا می کند و وجه به صورت الکترونیکی به حساب بانکی او واریز می گردد. هر کونه دریافت، پرداخت، و ایجاد دگرگونی در این حساب ، به کمک رایانه و در خط انجام می شود.
برای انجام هر گونه مسافرت، خانم الف و دیگر کارکنان، به کمک ابزار ذخیره جا در هواپیماها و مهمانسراها، اقدام می کنند. فهرست شرکت هایی که مایکروسافت با آن ها پیشتر گفتگو کرده و به توافق رسیده، و نرخ های ویژه ای دارند، در رایانه و در دسترس می باشد. نرم افزار AXI که با همکاری شرکت آمریکن اکسپرس تهیه گردیده است، همه ی این گونه خدمات را عرضه می دارد. چنان چه یک درخواست سفر بیرون از استاندارد پذیرفته شده باشد، نرم افزار AXI یک نسخه از آن را با پست الکترونیکی به مدیر ارشد هر کارمند می فرستد تا در خط تایید نمایند. پس از انجام سفر، هزینه ها به صورت دیجیتالی برای مدیر واحد فرستاده می شود و پس از تایید او ، سه روزه وجه به حساب کارمند واریز می گردد و نتیجه به آگاهی وی می رسد. همه این کارها دیجیتالی انجام می گیرند.