کتابهای الکترونیکی درکتابخانه ها

چکیده:
با روند روبه گسترش فناوری اطلاعاتی،کتابخانه ها بتدریج ازحالت یکنواخت و سنتی خود خارج می شوند.بدین ترتیب،کتابخانه هااحساس می کنند که باید با جریان روبه پیشرفت فناوری اطلاعات حرکت کنند.ازطرفی،مکتوبات الکترونیکی،حوزه گسترده ای را شامل می شود.یکی ازمنابع الکترونیکی که بسیارموردتوجه قرارگرفته است،کتاب الکترونیکی می باشد.افزوده شدن کتابهای الکترونیکی به کتابخانه ها،سبب ایجاد تغییرات اساسی درمجموعه آنها می شود.این مقاله،سعی دارد که ابتدا تعریفی جامع را ازکتابهای الکترونیکی ارائه دهد و بعد به تحلیل نقش آنها درکتابخانه ها بپردازد.مساله سخت افزاری این کتابها،تغییراتی که درفناوری کتابهای الکترونیکی صورت می گیرد و انگیزه استفاده ازاین کتابها دراین مقاله مورد بحث قرارخواهد گرفت.
کلیدواژه ها:کتابهای الکترونیکی-فناوری اطلاعاتی-دستگاه کتاب الکترونیکی خوان-کتابخانه مجازی-انقلاب الکترونیکی
 
مقدمه
با استفاده روزافزون ازرایانه درکتابخانه ها،به تدریج شکل سنتی خدمات کتابخانه ها،رنگ می بازد.تغییرات روی داده،اجتناب ناپذیربه نظرمی رسند؛زیرا انقلابی که فناوریهای جدیداطلاعاتی به وجودآورده است،پیامدهای خویش را نیز به دنبال دارد.اغلب محققان ازاهمیت استفاده ازرایانه درعلوم انسانی آگاهی دارند؛اما شاید خیلی ازآنها ازتغییرات وسیعی که درچندسال اخیررخ داده است چندان بااطلاع نباشند.درواقع،فناوری به شکل وسیعی نحوه انجام پژوهش را تغییرداده است.ازمهمترین محصولات فناوریهای جدیداطلاعاتی که کتابخانه مجازی،برمبنای آن استوارمی گردد، مدارک الکترونیکی-اعم ازکتاب و مجله-می باشد.تعداد کتابها و مجلات الکترونیکی با چنان سرعتی افزایش می یابد که می توان آنرا انقلاب الکترونیکی نامید.
امروزه،مکتوبات الکترونیک،حوزه گسترده ای را شامل می شود.تحریرمطالب کتاب،مجله و روزنامه دریک نقطه ازجهان و چاپ کردن آن به صورت همزمان درچندنقطه دیگر متداول شده است.(1)
کتاب الکترونیکی چیست؟
اخیرا کتابخانه ها هنگام خرید کتاب ازکارگزان و ناشران، سیاهه ای ازکتابهای الکترونیکی را نیز دریافت می کنند که باعث تعجب کتابداران می شود.آنها ازخود می پرسند: ((کتاب الکترونیکی چیست؟ آیا شایسته توجه است؟))درواقع اولین مدل کتابهای الکترونیکی دراواخردههه 1980ظاهرشد.درآن زمان،بازارچندان آماده پذیرش آنها نبود؛ولی امروزه اصطلاح کتاب الکترونیکی بتدریج جا افتاده و طرفدارانی نیزبرای خود کسب کرده است.شاید یکی ازعلل پدید آمدن کتابهای الکترونیکی،تلاش درجهت حذف کاغذ ازفرآیند چاپ باشد تا ضمن تقلیل درهزینه ها،منافع نویسنده و ناشر افزایش یابد.
درابتدا،این کتابها برای قشرتحصیلکرده اجتماع،طراحی شدند و این اندیشه وجودداشت که مردم عادی هرگز نمی پذیرندروی یک صندلی بنشینند و برای خواندن کتاب،ساعتها به رایانه خیره شوند.درحقیقت،مطالعه کتاب به صورت مداوم روی صفحه رایانه،ازجمله کارهایی است که مردم تنها وقتی که انتخاب دیگری نداشته باشند انجام می دهند.
کتابهای الکترونیکی را به شکلهای مختلفی تعریف کرد؛مثلا کتاب الکترونیکی اصطلاحی است برای تک نگاشتهای الکترونیکی که به شکل حرفه ای ویرایش می شوند و برای محافظت ازکپی شدن،کدگذاری می گردند.کتاب الکترونیکی،وسیله ای است که خوانندگان،متنهای الکترونیکی خودرا روی آن می خوانند.نام مناسب برای این دستگاه،((کتاب الکترونیکی خوان))[1] می باشد.کتاب الکترونیکی را می توان اینگونه تعریف کرد:
ذخیره اطلاعات یک کتاب درقالب دیجیتالی به صورتی که بتوان آنرا روی صفحه رایانه مشاهده کرد.کتابهای الکترونیکی را می توان روی محملهای دیجیتالی،نظیر لوح فشرده(CD)،لوح فشرده دیجیتالی (DVD)،شبکه وب و جزآن منتشر نمود.مثلا،بسیاری ازمنابع مرجع،نظیر دایره المعارف بریتانیکا،فرهنگ وبستر، فرهنگ آکسفورد و ازاین قبیل،علاوه برقالب چاپی،برروی لوح فشرده و نیزشبکه جهانی وب قابل دسترسی هستند.بنابراین،چنین کتابهایی را نمی توان درجهان چاپی و کتابخانه های سنتی یافت و ازاین لحاظ، این منابع،اثری منحصربه فرد به حساب می آیند.برای مطالعه برخی ازکتابهای الکترونیکی باید همه متن کتاب را به رایانه شخصی خود انتقال داد و یا صفحه به صفحه یا فصل به فصل آنها را مطالعه کرد.(2)
باورود کتابهای الکترونیکی به کتابخانه ها و تغییر مجموعه آنها،باید کتابهای الکترونیکی درکتابخانه ها چه نقشی دارند؟
برای پاسخ دادن به این سؤال،3نقش برای کتابهای الکترونیکی درکتابخانه ها درنظرگرفته شده و درباره آنها بحث خواهدشد.هرنقشی،وظیفه منحصربه فردی دارد.هروظیفه،تعیین می کند که کتابداران چگونه باید کتابهای الکترونیکی را انتخاب،خریداری،سازماندهی و توزیع نمایند.
    1. نقش اول،فناوری کتابهای الکترونیکی جاری را به مراجعه کنندگان معرفی می کند.کاری که هم اینک،بخش گردش و امانت اکثرکتابخانه ها،برای خوانندگان انجام می دهند.بحث پیرامون این نقش،توصیف می کند که چگونه کتابداران به صورت جاری،کتابهای الکترونیکی را اداره می کنند و نیز مشکلاتی را که کتابداران با فناوری کتاب الکترونیکی جاری روبرو هستند بررسی می کند.
سخت افزار
کتابخانه ها،کتابهای الکترونیکی دستی را برای امانت دادن به مراجعان خریداری می کنند.کتابداران،غالباRCA REB1100s, Rocket e-books را خریداری می کنند.
گردآوری متن
کتابداران،نسخه هایی ازکتابهای الکترونیکی را برمی گزینند که درنوع کاغذی،بهترین و پرفروش ترین کتابها و به منظورجلب توجه مراجعین برای آشنایی با فناوری نوین هستند.پس ازانتخاب عناوین،آنها روی دستگاه کتاب الکترونیکی خوان،توسط کارکنان آموزش دیده جهت انجام این وظیفه خاص،بارگذاری[2] و فراخوانده می شوند.معمولا این عناوین ازوب سایتهای فراهم کنندگان بهترین و پرفروش ترین کتابهای کاغذی موجود روی کتابهای الکترونیکی، خریداری می شوند؛همانندPowells.com , barnesandnoble.com .
تصورمی شود که برخی کتابخانه ها،اقسام مختلف مشابه دستگاه الکترونیکی خوان را ترکیب می کنند.کتابداران بسیاری،هردستگاه کتاب الکترونیکی خوان را برای یک طبقه خاص اختصاص می دهند.بدین ترتیب،کتابخانه ها، درون این دستگاههای کتاب الکترونیکی خوان اسرارآمیز،ادبیات رومی،غیرداستانی،موضوعات مربوط به کودکان و نیز بزرگسالان را دراختیاردارند.
علامت گذاری
چون فناوری درحال ترقی است؛ تمرکزبرعلامت گذاری روی دستگاه کتاب الکترونیکی خوان می باشد.حتی اغلب اوقات، فهرست نویسی به خواننده ها توجه دارد تا عناوین کتابهای الکترونیکی. بررسی بخش فهرست نویسی 25کتابخانه جهان نشان داد که فقط 17کتابخانه،سخت افزار کتابهای الکترونیکی را فهرست می کنند.زمانی که کتاب الکترونیکی خوان،فهرست می شود عناوین و پدیدآورندگان درفیلدهای700-500یا740 مارک[3] ،سیاهه می شوند.با توجه به اینکه عناوینی به کتاب الکترونیکی خوان،افزوده و عناوینی حذف می شوند،به روزنگهداری فهرست نویسی ازمشکلات سیاهه کردن عناوین درکتاب الکترونیکی است.
مشکل دیگر،عدم توانایی درضمیمه کردن سرعنوانهای موضوعی به عناوین خاص دردستگاههاست.فهرست نویسی اکثر کتابهای الکترونیکی خوانها،درحکم یک سرعنوان موضوعی،فقط حاوی کتابهای الکترونیکی هستند.با این وجود،جادادن عناوین طبقه مشابه دریک دستگاه خواننده برای افزودن سرعنوانهای موضوعی عمومی امکانات لازم را فراهم خواهد آورد.
گردش و امانت
به دلیل آنکه،کتاب الکترونیکی خوانها گران و پرهزینه می باشند؛لازم است که  کتابخانه ها یک توافق نامه قابل استفاده و معتبر را امضا کنند که چگونگی استفاده ازسخت افزارکتاب الکترونیکی را تعریف نماید و متعهد پرداخت هزینه های جایگزین باشد.چون کتاب الکترونیکی خوانها، بخشهای متعددی دارند(خواننده،سبک،پوشش،صفحه نمایش،یک دستگاه آداپتور و یک جعبه زیپ دار)، کتابخانه های بسیاری،قالبهای اضافی را که همه این بخشها را دربرداشته باشد خریداری می کنند.نمونه این کاردرکتابخانه عمومی ریچموند [4] دربریتیش کلمبیا[5]صورت می گیرد.
کارکنان بخش گردش و امانت این کتابخانه و نیز کتابخانه عمومی پرینستون درنیوجرسی، به آموزش مراجعان درچگونگی استفاده ازکتابهای الکترونیکی می پردازند.
    2.  نقش دوم،عناوین کتابهای الکترونیکی را برای مراجعانی که متقاضی این کتابها به صورت ویدئویی و صوتی هستند، فراهم می کند.این نقش،برعناوین،به خصوص عناوین کتابهای الکترونیکی تکیه دارد.این نقش،تغییرات مورد نیاز رابرای یکپارچه سازی عناوین کتابهای الکترونیکی درکتابخانه هایی که عملکرد و سازماندهی آنها سنتی است توضیح می دهد.
 
سخت افزار
ممکن است کتابخانه ها کتاب الکترونیکی خوانها را به منظور امانت دادن به مراجعان یا کارگذاشتن عناوین کتابهای کتابخانه روی کتاب الکترونیکی خوانهای شخصی مراجعان،خریداری کنند.با این وجود،فناوری کتابهای الکترونیکی جاری، مشکلاتی چندرا سبب می گردد.یک مشکل، انواع متعدد کتاب الکترونیکی خوان است که مراجعان ممکن است، آنها را ازدست بدهند.سوزان گیبونس[6]،درزمینه ارزیابی کتابهای الکترونیکی اظهار می دارد که یک نوع کتاب الکترونیکی خوانها برای کتابخانه ها بهتر است.؛چون مراجعان به ندرت دریک لحظه بیش ازده عنوان را بررسی می کنند، کتابخانه ها نیز نیازی به کتاب الکترونیکی خوانهای گران با حافظه ای که قادر به ذخیره سازی صدها و حتی هزاران عنوان کتاب را باشد،ندارند.
 
 گردآوری متن
کتابداران با مطالعه نقد و بررسیها راجع به کتابها آنهارا انتخاب می کنند.درحال حاضر،Library Journal،برخی کتابهای الکترونیکی را مورد نقد و بررسی قرار می دهد.سیاه کتاب[7]، منبع عمومی دیگری به منظور نقد کتاب برای کتابداران می باشد ولی کتابهای الکترونیکی را نقد نمی کند.ناشران کتابهای الکترونیکی امیدوارند که کتابخانه ها ازطریق مطالعه این مجلات و دیگر منابع نقد و بررسی،نسبت به اشتراک عناوین آنها اقدام نمایند.
درزمینه نقش دوم،کتابداران،عناوین کتابهای الکترونیکی را که مراجعان آنهارا مطالعه خواهند کرد انتخاب می کنند؛همچنانکه درنقش اول،کتابداران نسخه های الکترونیکی کتابهای کاغذی عمومی را انتخاب می کنند.چنانچه مراجعان ترجیح دهند که پرفروشترین کتابها را درقالب کاغذی مطالعه نمایند،کتابداران می توانند عناوین کتابهای الکترونیکی را فقط برای دردسترس بودن خریداری نمایند.بیش ازهزارعنوان کتاب الکترونیکی درزمینه های مختلف توسط وب سایت www.Powlls.com  به فروش می رسد.
کتابخانه ها باید نویسندگان کتابهای الکترونیکی مناسب را به مراجعه کنندگانشان معرفی کنند.همچون نقش اول، پس ازاینکه عناوین برگزیده شدند، توسط کارمندان زبده و آموزش دیده بارگذاری میشوند.برخی ناشران و فروشندگان کتابهای الکترونیکی، موانعی را برای خرید کتابداران ایجاد میکنند.یک مانع اصلی این است که آنها برای پرداختها، فقط کارتهای اعتباری را میپذیرند.فروشندگان اصلی Amazom.com,Powells.com,Barnesandboble.com هستند  و سفارشهای کتابخانه ها را مورد حمایت قرارمیدهند.
علامتگذاری
تورق، عمومی ترین طریق برای مراجعه کنندگان جهت یافتن مواد خواندنی درکتابخانه های عمومی میباشد.یک مشکل اصلی درارتباط با کتاب الکترونیکی، نامرئی بودن آنها برای این تورق گران است.ناشران کتابهای الکترونیکی میتوانستند با نشانه هایی قابل چاپ، یک پوشش هنری و یک صفحه سفید توصیفی را برای چاپ برروی برگه های 5/8 در11 اینج به منظور جادادن دربندها و درصورت امکان، نرم افزار تولید قفسه های کتاب مجازی برروی رایانه ها را قراردهند.
مادامیکه فهرست نویسی درنقش اول،برروی دستگاههای کتاب الکترونیکی خوان تمرکزمیکند، نقش دوم، عناوین کتابهای الکترونیکی را فهرست میکند.فهرست نویسی عناوین، توصیف بهتری را ازعناوینی که شامل سرعنوانهای خاص مکمل برای عناوین خاص است، فراهم میکند.
 
گردش و امانت
تمرکزنقش دوم برروی عناوین به این معنی است که مراجعان فقط عناوینی ازکتابهای الکترونیکی را انتخاب میکنند که دردستگاه کتاب الکترونیکی خوان، آنهارا بررسی و انتخاب کنند و بخواهند.فراهم کردن این انتخاب، همگام با فناوری جاری کتابهای الکترونیکی دشوارمیشود؛ زیرا عناوین کتابهای الکترونیکی به دستگاههای کتاب الکترونیکی خوان مخصوص، پیوندمیخورند.
مطلوبترین راه حل برای کتابخانه ها، امکان پیاده شدن[8] هرعنوان کتاب الکترونیکی کتابخانه برروی سخت افزار شخصی مراجعان است. این خدمت،هنوز برای دستگاههای خواننده دستی فراهم نشده است. حال آنکه انتقال متون الکترونیکی کتابخانه برروی هارد دیسک دستگاه کاربران، ممکن است.دوکتابدار، امکانی را فراهم کردند که به مراجعان اجازه میداد به انتخاب عناوین پیاده شده برروی حافظه کتاب الکترونیکی بپردازند.دیبورا ویسان[9] کتابدار کتابخانه عمومی پچوگ مدفورد[10] درنیویورک،عناوین مناسبی را برای هریک ازدستگاههای کتاب الکترونیکی کتابخانه اش خریداری میکند.سوزان گیبونس درپروژه ارزیابی کتاب الکترونیکی، ارتباط همه عناوین کتابهای الکترونیکی را به کلیه دستگاههای خواننده کتاب الکترونیکی کتابخانه، منظور خود قرارمیدهد. وی ازطریق سایت Audio.com همه کتابهای شنیداری دیجیتالی را درقالب MP3 برای کتابخانه درپروژه خود خریداری کرد.
نقش سوم
این نقش از خصایص منحصر به فرد کتابهای الکترونیکی برای بهبود خدمات کتابخانه ای سود میبرد.پیشبرد خدمات کتابخانه ای با کتابهای الکترونیکی به تغییراتی درفناوری کتاب الکترونیکی و سازماندهی کتابخانه نیازمند است.
سخت افزار
کتابخانه ها به صورت آرمانی، قادرخواهند بود که  عناوین کتابهای الکترونیکی خود را دردستگاههای خواننده کتاب الکترونیکی مراجعان خود، پیاده کنند و به این  ترتیب، آنها نیاز به خرید یا نگهداری سخت افزار را نمیپذیرند.پیاده سازی متن ازکتابهای الکترونیکی  ازپایگاههای اطلاع رسانی در وب، درعرض چند دقیقه میتواند صورت بگیرد. بخش گردش و امانت کتابخانه عمومی کالامازو[11]، درقراردادی با Audio.com  برای دیجیتالی کردن کتابهای شنیداری درقالب MP3 بین اول مارس 2001 تا 28 فوریه 6000 دلار پرداخت.80درصد از عناوین خریداری شده مورد نیازمراجعان است.کارکنان این کتابخانه، میتوانند عناوین مورد درخواست مراجعان را درزمانی که این عناوین درخواست شده درلیست شماره جاریNew York Times Best Seller آمده باشد، خریداری کنند.پیاده کردن دیجیتال، عناوین خاص را زمانی که کلیه نسخه های سایرکتابخانه ها موجود نباشند، فورا دردسترس قرارمیدهد. کارکنان بخش سمعی و بصری، عناوین را خریداری میکنند، آنرا به صورت MP3 تبدیل میکنند و به مراجعه کننده ارائه میدهند.
علامتگذاری
نقش سوم، نیازمند پشتیبانی تورق و فهرست نویسی مشروح درنقش دوم است.افزون براین، چون خرید فوری کتابهای الکترونیکی مطابق درخواست مراجعان میباشد، فهرست کتابخانه ها عناوین کتابهای موجود درپایگاههای وب فروشندگان که جهت پیاده سازی فوری دراختیارهستند، را سیاهه میکنند.به این ترتیب، حتی فهرست یک کتابخانه کوچک قادراست دهها یا صدها هزار عنوان کتاب الکترونیکی را سیاهه کند.
گردش و امانت
همانگونه که ذکرشد، فرم آرمانی برای کتابخانه ها، قابلیت بارگذاری عناوین کتابهای الکترونیکی کتابخانه برروی سخت افزار دستی مراجعان است.نرم افزاری، جریان کار را بررسی میکند.زمانی که تاریخ بازگرداندن رسید، عناوین به صورت خودکار ازروی وسایل مراجعان پاک میشوند. این حذف شدن هنگام بازگرداندن مورد، سررسیدن موعد و دسته بندی مجدد و … صورت میگیرد. افزون براین، عناوین مهم موجود میباشند و نظامهای گردش و امانت کتابخانه ای به صورت خودکار، ازطریق پست الکترونیکی به مراجعان خود اعلام میدارند که سیاهه عناوینی را که اکنون دریافت میکنند، نگهداری می نمایند.
تحلیل این سه نقش
نقش اول برسخت افزار کتاب الکترونیکی متمرکزاست که یک وظیفه تحسین برانگیز جهت معرفی فناوری کتابهای الکترونیکی جاری به مراجعان انجام میدهد.متاسفانه، مدیریت و کنترل فناوریهای کتابهای الکترونیکی برای کتابداران دشوار است. پیوستن عناوین کتابهای الکترونیکی به دستگاههای خواننده کتابهای الکترونیکی خاص، بزرگترین مشکل است.
نقش دوم برعناوینی ازکتابهای الکترونیکی تمرکزدارد که فناوری کتاب الکترونیکی را با کارکتابخانه سنتی ادغام میسازد.اجرای کامل نقش دوم، نیازمند تغییراتی درفناوری کتاب الکترونیکی توسط ناشران کتاب الکترونیکی است.تغییراتی که ممکن است انجام دادنشان برای ناشران مفید نباشد.هیچ یک ازنقشهای اول و دوم، برای مراجعان یا کتابداران به منظور استفاده ازکتابهای الکترونیکی، انگیزه ای به وجود نمی آورند.ولی نقش سوم این انگیزه را درآنها ایجاد میکند؛ زیرا این نقش، توانایی کتابخانه ها را درجهت فراهم آوری کتاب برای مراجعه کنندگان، بهبود میبخشد.بنابراین بهترآن است که توزیع کنندگان کتابهای الکترونیکی را تشویق کرد تا همکاری میان کتابخانه عمومی کالامازو و Audio.com را الگوی تجاری خود قراردهند.(3)

پانوشتها:

[1] E-Book Reader
[2] Download
[3] Machine Readable Cataloging
[4] Richmond
[5] British Columbia
[6] Susan Gibbons
[7] BookList
[8] Download
[9] Deborah Wiesehan
[10] Patchogue Medford
[11] Kalamazoo

مدیریت استراتژیک

خـلاصـه
این مقاله‌  به بحث مدیریت استراتژیک  می‌پردازد؛ ابتدا بحث با تعریفی پیرامون مدیریت و استراتژی آغاز و فرایند مدیریت استراتژیک در پنج مرحله، تجزیه و تحلیل محیطی، پایه‌گذاری جهت‌گیری سازمانی، هدف‌گذاری، تعیین و تدوین استراتژی‌ها، بسترسازی و اجرای استراتژی‌ها و کنترل استراتژی‌ها توضیح داده شده است.
مهارت‌های بنیادین شامل مهارت تعامل، تخصیص، نظارت و سازماندهی می‌شود.
پژوهشهای انجام گرفته ، مزایایی را برای تفکر استراتژیک و تعهد عمیق به فرایند مدیریت استراتژیک قایل است، از جمله تفکر و تعهد استراتژیک :
1- سطوح مختلف مدیریت سازمان را در تعیین اهداف ، هدایت و راهنمایی می کند.
2- شناسایی و پاسخگویی به موج تغییرات، فرصتهای جدید و تهدیدات در حال ظهور را تسهیل می کند.
3- منطق مدیریت را در ارزیابی نیاز به سرمایه و نیروی کار تقویت می سازد.
4-کلیه تصمیم گیریهای مدیران در زمینه‌ استراتژی را در کل سازمان هماهنگ می نماید.
5- سازمان را قادر می سازد که موقعیت واکنشی (Reactive)خود را به وضعیت کنشی وآینده ساز (Proactive) تبدیل کند.
مزایای فوق به سازمانها توانایی آن را می بخشد که به جای آن که صرفاً پاسخگوی نیروهای رقابتی بوده و در مقابل شرایط متغیر حاکم بر خود واکنش نشان دهند ، خود بر آنها تأثیر گذارند.
 
 مقدمه
از لحاظ مفهومی مدیریت استراتژیک با تحول در تئوری‌های مدیریت همگامی دارد. مکاتب کلاسیک رفتاری و کمی مدیریت بر جنبه‌هایی از سازمان و عملکرد آن تأکید می‌کردند که توسط مدیریت قابل کنترل بود. مسایلی از قبیل برنامه‌ریزی تولید، رفتار زیردستان، بهبود محیط کار، نقش گروههای غیررسمی در بازدهی کار، مدل‌های کمی تصمیم‌گیری و غیره. لیکن هرگز فضای سیاسی جامعه ، احساس افراد و نهادهای خارج از سازمان، مسأله اصلی آنها نبود. چرا که محیط از ثباتی نسبی برخوردار بود و چنین نیازی هم احساس نمی شد. به تدریج با رشد مستمر اقتصادی، اوضاع قابل اطمینان محیطی از میان رفت و تغییرات و حوادث شتابنده ای در جهان اتفاق افتاد. لذا تغییرات و دگرگونی های سریع و پیچیده‌ جامعه و تأثیر آن بر رشد و توسعه‌ شرکت‌ها موجب شد که مدیران توجه خود را به محیط سازمان معطوف گردانند و مفاهیمی مانند سیستم، اقتصاد، برنامه‌ریزی بلند مدت، استراتژی و فرایند مدیریت استراتژیک مورد توجه صاحب‌نظران مدیریت قرار گیرد. این مفاهیم و نظریات پاسخ علم مدیریت به دگرگونی و تغییرات وسیع اقتصادی واجتماعی بود.
توجه به محیط، آگاهی از تاثیر متغیرهای محیطی و ارائه‌ چشم اندازی از فعالیت آینده برای سازمان‌ها، لزوم آمادگی برای برخورد با تغییرات مداوم را توجیه می کند. وجود عدم قطعیت های محیطی (Uncertainities) در مسایل سازمانی به لحاظ مبهم بودن و طبیعت احتمالی رخدادهای آتی و آمادگی سازمان‌ها جهت تغییر، برخوردی متفاوت با تغییر، نوع تصمیمات‌، عوامل جدید مؤثر بر تصمیم‌گیری و قطعیت در مورد تغییرات آینده، توجه به استفاده از مدل مدیریت استراتژیک را افزون تر می کند.
 
 تعریف مدیریت
در باره‌ تعریف مدیریت اتفاق نظر خاصی در دست نیست و صاحبنظران و نظریه پردازان علم مدیریت با اهداف و سوگیری‌های گوناگون، تعاریف متفاوتی ارائه کرده‌اند.
- مدیریت عبارتست از: هنر انجام کار به وسیله‌ دیگران (فالت،1924).
- فراگرد تبدیل اطلاعات به عمل؛ این فراگرد تغییر و تبدیل را تصمیم گیری می نامیم(فوستر،1967).
- فراگرد هماهنگ‌سازی فعالیت فردی وگروهی در جهت هدفهای گروهی (دانلی و همکاران،1971).
- فراگرد برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و نظارت کار اعضای سازمان و استفاده از همه‌ منابع موجود سازمانی برای تحقق هدفهای مورد نظر سازمان (استونر و همکاران،1995).
تعریف عملیاتی(Operational definition)، مفهوم مدیریت را با رعایت ملاکهای عینی منوط می‌سازد. از این رو، اگر در موقعیتی ملاکهایی شامل فعالیت منظم و سازمان یافته، هدفها، روابط میان منابع، انجام کار به وسیله‌ دیگران و تصمیم گیری برقرار باشد، می‌توان گفت در آن موقعیت ،مدیریت اعمال می شود (کلاندوکینگ،1972).

استراتژی
بد نیست ابتدا به ریشه‌ لغوی استراتژی اشاره شود. واژه‌ استراتژی(Sterategy)از ریشه‌ یونانی strategema  به معنای فرمانده‌ ارتش، مرکب از stratos به معنی ارتش و ago به معنای رهبر گرفته شده است.مفهوم استراتژی ابتدا به معنای فن، هدایت،تطبیق و هماهنگ‌سازی نیروها جهت نیل به اهداف جنگ در علوم نظامی بکار گرفته شد. در جای دیگر استراژی بدین شکل تعریف می‌شود: «استراتژی (Strategy) مجموعه ای از اهداف اصلی و سیاستها و برنامه های کلی به منظور نیل به این اهداف است به گونه ای که قادر به تبیین این موضوعات باشد که در چه کسب و کاری (Business)  و چه نوع سازمانی فعالیت می کنیم و یا می خواهیم فعالیت نماییم.»
تعریف دیگری هم از استراتژی می توان ارائه کرد: « استراتژی یک برنامه واحد ، همه جانبه و تلفیقی است که محاسن یا نقاط قوت اصلی سازمان را با عوامل و تغییرات محیط مربوط می سازد و به نحوی طراحی می شود که با اجرای صحیح آن از دستیابی به اهداف اصلی سازمان اطمینان حاصل شود».
سپس نظریه پردازن علم مدیریت، استراتژی را چگونگی تخصیص مطلوب منابع کمیاب،جهت رسیدن به اهداف اقتصادی تعریف کرده اند. استراتژی تعیین کننده‌ زمینه های فعالیت در محیطی پیچیده و پویا و ابزاری است که به عنصر انسانی در یک نظام سازمانی حیات بخشیده و افراد را به حرکت وا می‌دارد.آنسوف(‌Ansoff) به عنوان اولین دانشمندی که استراتژی را به شکل جامع و معنادار توضیح داد، معتقد است که هر قدر بین اهداف و فعالیت های فعلی سازمان سازگاری بیشتری وجود داشته باشد، نرخ رشد و توسعه بزرگتر و منظم تر خواهد بود.
شاندلر(Chandler,1962) استراتژی را به این صورت تعریف می‌کند:
استراتژی عبارت است از یک طرح واحد، همه جانبه و تلفیقی که نقاط قوت وضعف سازمان را با فرصت‌ها و تهدیدهای محیطی مربوط ساخته و  دستیابی به اهداف اصلی سازمان را میسر می‌سازد.
اندروز(Andrews ،1971)می‌گوید: استراتژی عبارت است از الگوی منظورها، مقاصد، اهداف، خط مشی‌های اصلی و طرحهایی جهت دستیابی به اهداف.
میتزبرگ(Mintzberg) تعریف کوتاهی راجع به استراتژی ارائه داده است.از نظر وی استراتژی عبارت است از الگوی به جریان انداختن تصمیمات. در حال حاضر نیز در زبان فارسی واژه‌ استراتژی را از نظر لغوی راهبرد معنی می‌کنند.

مدیریت استراتژیک
مدیریت عبارت است از فرایند تضمین دستیابی سازمان به فواید ناشی از به کارگیری استراتژی‌های مناسب.طبق این بیان، یک استراتژی مناسب مطابق با نیازمندی‌های یک سازمان در زمان مشخص تعریف می‌شود.فرایند مدیریت استراتژیک شامل شش گام متوالی و مستمر است:
1- تجزیه و تحلیل محیطی
2- پایه گذاری جهت‌گیری سازمانی
3- هدف‌گذاری
4- تعیین و تدوین استراتژی‌ها
5- بسترسازی و اجرای استراتژی‌ها
6- کنترل استراتژی‌ها

 

 همانگونه که از نمودار برمی‌آید، یک مدیر استراتژیست باید هم به برنامه‌ریزی و هم به کنترل بپردازد، چرا که تنها یک غیرمدیر بدون برنامه‌ریزی، سعی در کنترل فعالیت‌ها می‌کند. لذا فرایند مدیریت استراتژیک به صورت زیر تعریف می‌شود: «مدیریت استراتژیک عبارت است از هنر و علم فرمول‌بندی، اجرا و ارزیابی تصمیمات چندبعدی-با تاکید بر یکپارچه‌سازی عوامل مدیریت ، بازاریابی، امور مالی، تولید یا خدمات، تحقیق و توسعه وسیستم‌های اطلاعاتی و غیره- جهت رسیدن به اهداف سازمانی.»

- تجزیه و تحلیل محیطی:
-  عبارت است از مطالعه‌ محیط سازمان در راستای شناسایی عوامل محیطی که بر عملکرد سازمان تاثیر به سزایی دارند. مدیران هر از چندگاه به منظور درک بهتر رویدادهای درون سازمانی و برون سازمانی از یک سو و افزایش تناسب استراتژی‌های اتخاذشده با محیط سازمانی از سوی دیگر، اقدام به تجزیه و تحلیل محیطی می‌نمایند. یک مدیر برای تجزیه و تحلیل کارآمد ومؤثر محیط سازمانی باید از ساختار محیط سازمان آگاهی داشته باشد. محیط سازمانی معمولاٌ در سه سطح عمومی ، عملیاتی و درونی دسته‌بندی می‌شود.

- پایه‌گذاری جهت‌گیری‌های سازمانی:
 اکنون مدیران با بهره‌گیری از نتایج تجزیه و تحلیل محیطی اقدام به تعیین جهت‌گیری‌های سازمانی می‌نمایند. چهار عنصر اساسی در همین راستا «ماموریت سازمانی» (organizational mission )، «چشم انداز سازمانی» (Organizational Vision)، «ارزشهای سازمانی» ( Organizational Values) می‌باشند.این سه مفهوم به منزله‌ اتصال دهنده‌ عناصر سازمانی بوده، بیانگر ماهیت، چگونگی و نحوه‌ جهت‌گیری‌های سازمانی هستند.
مأموریت، معادل فلسفه‌ وجودی، ارزش ها، به منزله‌ اصول اعتقادی دیرپا و اساسی و چشم انداز، حکم تصویر زنده‌ سازمان در آینده ای تعریف شده را دارد. اما وقتی دو یا چند نفر گرد هم می‌آیند تا با یکدیگر همکاری کنند، به تلاش مضاعفی برای رسیدن به این موارد نیاز است. برای اینکه یک گروه بتواند بهینه عمل کند، می بایست به ارجحیت‌ها، اولویت ها، دغدغه ها و ذهنیات همگی آنها توجه شده باشد. به عبارت دیگر یک مدیر استراتژیست می بایست برای ایشان شرایطی را فراهم آورد که افراد بتوانند عقیده‌ها و تصمیمات خود را در مورد ارزشها، مأموریت و چشم انداز خود و سازمان با هم مبادله کنند.

- هدف گذاری:
برای کلمه‌ « هدف»(objective)  در متون مدیریتی تعابیر بسیاری وجود دارد و البته در خارج از کتب مدیریتی نیز به معنای مختلفی استفاده می شود. حتی شاید بتوان ادعا کرد که در مورد آن بیش از هر مفهوم برنامه ریزی بحث و نظر وجود داشته است. تعریف اسکات (scott) از هدف به شرح زیر است:
« اهداف» ، بیان کننده‌ منظور (purpose) برنامه ریزی در طرح ها و برنامه ها هستند.آنها در چارچوب فرایند برنامه ریزی تدوین شده، ایده های مبهم و تجربی را به منظورها و نتایج مشخص تبدیل می‌کنند. هدف‌گذاری جزء لاینفک یک برنامه‌ریزی است ، اگرچه ممکن است اهداف به صورت نا آگاهانه تعریف شده باشند.
اهداف سازمانی مقاصدی هستند که سیستم مدیریت باز در جهت آنها حرکت می کند. ورودی ها، فرایندها و خروجی‌های یک سازمان همگی در راستای رسیدن به اهداف عمل می کنند. اهداف سازمانی مناسب منعکس کننده‌ منظور یک سازمان هستند. به عبارت دیگر مستقیما ً از مأموریت سازمان منتج می شوند. سازمان ها برای منظورهای متفاوتی وجود دارند و بنا براین دارای اهداف خاصی هستند.
«آنسوف» به اهداف به منزله‌ ابزارهای تصمیم گیری خاصی نگاه می کند که مدیریت را به سمت ارزیابی عملکرد سازمان در رسیدن به منظورها سوق می‌دهد. طبق نظر « دراکر» هر سازمان می تواند اهداف متعددی داشته باشد. در این راستا از دیدگاه «هامبل» (Humble) مدیریت بر یک سازمان میسر نیست، مگر با مدیریت بر اهداف سازمان، شامل برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف مورد نظر، اجرای فعالیت‌هایی در راستای رسیدن به اهداف مورد نظر، بررسی نحوه‌ عملکرد در رسیدن به اهداف و در نهایت اقدام اصلاحی برای دستیابی کارآمد و اثربخش‌تر به اهداف سازمانی این نظریه امروزه به عنوان «مدیریت ازطریق اهداف» یا‹Management by objective-MBO› مطرح است.

- تعیین و تدوین استراتژی ها:
مدیران پس از تجزیه و تحلیل محیط، تعیین جهت گیری سازمانی و تعریف مأموریت، ارزشها، چشم انداز و اهداف سازمانی آماده‌ تعیین استراتژی های سازمانی می باشند. تعیین استراتژی عبارتست از فرآیند تعیین زمینه های عملکرد مناسب جهت دستیابی به اهداف سازمانی در راستای مأموریت و فلسفه‌ وجودی سازمان. به عبارت دیگر استراتژی‌ها می‌بایست تحلیل‌های محیطی را منعکس کرده و منتج به رسیدن به مأموریت و اهداف سازمانی شوند. روشها و مدلهای تعییین استراتژی به تبع مدیریت استراتژیک، ازیک تکنیک و دستورالعمل خاص پیروی نکرده، هریک حاوی یک مفهوم و یک بینش هستند. در این راستا مدل‌های برنامه ریزی استراتژیک بسیاری موجود می باشند که انتخاب آنها با توجه به ماهیت شرکت، وضعیت صنعت مربوطه و شرایط محیطی صورت می پذیرد. بنابراین می‌توان ادعا کرد که در هر شرکتی که مدیریت استراتژیک پیاده شده است، یک مدل برنامه‌ریزی استراتژیک منحصر به فرد به کار رفته است که در آن عملاً از یک یا چند مدل برنامه ریزی استراتژیک کلاسیک استفاده شده است.

- بسترسازی و اجرای استراتژی ها:
بسترسازی و اجرای استراتژی ها پنجمین مرحله از فرایند مدیریت استراتژیک است که استراتژی های تدوین شده را به مرحله‌ اجرا می گذارد. اما بسترهای کارآمدی که مدیران بنا نهاده اند، بدون یک اجرای منظم و برنامه ریزی‌شده عملاً بی‌فایده است. جهت اجرای موفقیت آمیز استراتژی ها به چهار مهارت بنیادین نیاز است:
الف) مهارت تعامل (Intracting skill) : که عبارتست از توانایی اداره کردن افراد طی اجرای استراتژی. مدیرانی که ترس ها و ناامیدی های سایرین در رابطه با اجرای یک استراتژی جدید را درک می کنند، آمادگی این را دارند که بهترین اجرا کننده باشند. این مدیران تأکیدشان بر اعضای سازمان و گفتگو برای یافتن بهترین روش به اجرا درآوردن استراتژی است.
ب) مهارت تخصیص(Allocating skill)  :که عبارتست از توانایی تهیه و تدارک منابع سازمانی ضروری برای اجرای یک استراتژی. مجریان موفق استراتژی ها دارای استعداد زیادی در برنامه ریزی امور، بودجه بندی مالی و زمانی و تخصیص سایر منابع بحرانی می باشند.
ج) مهارت نظارت monitoring skill)  ) :که عبارتست ار توانایی استفاده از اطلاعات برای مشخص کردن این امر که آیا مانعی بر سر اجرای استراتژی به وجود آمده است یا خیر.
مجریان استراتژی ها در صورتی موفق می‌شوند که سیستم‌های بازخور اطلاعاتی بوجود آورند و پیوسته از وضعیت اجرای استراتژی ها گزارش بگیرند.
د) مهارت های سازمانده(Organising skill): که عبارتست از توانایی ایجاد یک شبکه از افراد در سرتاسر سازمان که می توانند به هنگام بروز مشکل در اجرای استراتژی، به حل آن مشکل کمک کنند. مجریان موفق این شبکه را طوری طراحی می کنند تا افرادای را که در بر می‌گیرند، بتوانند از عهده‌ انواع خاصی از مشکلات قابل پیش بینی برآیند.
به طور کلی، اجرای موفقیت آمیز یک استراتژی نیازمند افراد کارآمد، تخصیص منابع موردنیاز، نظارت بر روند اجرا و حل به موقع مشکلات برخاسته طی اجرا می باشند و شاید بتوان گفت که تجربه ثابت کرده است که دانستن اینکه چه افرادی می توانند مشکلات را حل کنند و قادرند به محض بروز مشکلات به رفع آنها بپردازند، از مهمترین ضروریات می باشد.

- کنترل استراتژی‌ها:
 کنترل استراتژی به عنوان آخرین گام مدیریت استراتژیک، شامل نظارت و ارزیابی فرایند مدیریت استراتژیک به عنوان یک کل بوده، نقش تضمین عملکرد مناسب این فرایند را دارا می باشد. کنترل تمامی ابعاد تجزیه و تحلیل محیطی، پایه‌گذاری جهت گیری های سازمانی، تعیین و تدوین استراتژی ها، اجرای استراتژی ها، حتی نحوه‌ کنترل استراتژی ها را در بر دارد. شایان ذکر است که جهت اجرای استراتژی ها می بایست آنها را به تاکتیک و برنامه های عملی مربوطه تقسیم نمود. پرواضح است که استراتژی ها قابل کنترل نمی باشند، مگر اینکه برنامه های عملی مربوطه اجرا و کنترل شوند.
در رویکرد استراتژی یک اصل قوی و بدون تغییر وجود دارد و آن تمرکز است. اگر بخواهیم در همه‌ کارها قوی باشیم، در هیچ کاری قوی نخواهیم بود. این اصل ناشی از محیط رقابتی و محدودیت است و اصولاً استراتژی زاییده‌ این دو عامل است.
روند تکامل استراتژی در بستر رویکردهای مختلف تحقق یافته است و رویکرد استراتژی را حاصل یک فرایند تحلیلی و قاعده‌مند می‌دانند.درون مایه‌ اصلی این روشها تنظیم عوامل درونی(نقاط ضعف، نقاط قوت) و عوامل درونی (فرصتها و تهدیدها) به منظور بهره‌مندی از منابع نهفته در فرصت‌ها (یا اجتناب از زیان‌های نهفته در تهدیدها) است.
رویکرد تجویزی، ذهن انسان را در قالب یک فرایند گام به گام به پیش می‌برد و این خود مانع بزرگی برای پرواز ذهن به اوج خلاقیت‌ها می‌باشد.
طرفداران رویکرد توصیفی، شیوه‌ تحلیلی در تدوین استراتژی را مردود دانسته و بر این باورند که فرایندهای گام به گام از پیش تعریف شده نمی‌توانند ما را به تصمیمات درست استراتژیک هدایت کنند. یک استراتژی بدیع، خلاق و اثربخش الزاماً از روشهای قاعده‌مند حاصل نمی‌شود. «گری هامل » 5 توصیه‌ اساسی را در فراهم کردن زمینه‌ خلق استراتژی اثربخش پیشنهاد می‌کند: پیشنهادهای جدید، گفتگوهای جدید، احساسات جدید، دیدگاههای جدید و تجارب جدید.
‌استراتژی‌ به‌ دو بخش‌ اصلی‌ تفکیک‌ می‌شود: فرصت‌یابی‌ استراتژیک، راهیابی‌ استراتژیک. فرصت‌یابی‌ استراتژیک‌ معمولاً‌ از ملاحظه‌ یک‌ پدیده‌ آغاز شده‌ و به‌ درک‌ فرصتهای‌ استراتژیک‌ می‌انجامد. راهیابی، راهکارهای‌ استراتژیک‌ برای‌ دستیابی‌ به‌ منافع‌ استراتژیک‌ را مشخص‌ می‌سازد. برای‌ راهیابی‌ استراتژیک‌ دو رویکرد کلی‌ وجود دارد: قاعده‌روی‌ و قاعده‌شکنی. قاعده‌روی‌ به‌ تلاش‌ برای‌ یافتن‌ راهکارهایی‌ اطلاق‌ می‌شود که‌ برمبنای‌ قواعد حاکم‌ شکل‌ گرفته‌اند. در رویکرد قاعده‌شکنی، برای‌ حل‌ گلوگاه‌ استراتژیک، تغییر قواعد موجود به‌ قاعده‌ای‌ که‌ شانس‌ استفاده‌ از فرصت‌ را برای‌ سازمان‌ افزایش‌ دهد مورد توجه‌ قرار می‌گیرد.
‌استراتژی‌ برنامه‌ نیست‌ ولی‌ برای‌ ظهور، رشد و اثربخشی‌ نیازمند برنامه‌ است. هیچ‌ سازمانی‌ را نمی‌توان‌ صرفاً‌ با استراتژی‌ اداره‌ کرد. برنامه‌ریزی، زیربنای‌ ادارة‌ سازمان‌ها است. «استراتژی» و «برنامه» دو ابزار مدیریتی‌ مکمل‌ یکدیگر هستند. ساختار تحلیلی‌ استراتژی‌ از سه‌ بخش‌ اصلی‌ تشکیل‌ می‌شود: فرصت‌یابی‌ استراتژیک، تحلیل‌ گلوگاه، راهیابی‌ استراتژیک. این‌ ساختار روند تکوین‌ استراتژی‌ را بیان‌ می‌کند. در رویکرد استراتژی‌ اثربخش، هیچ‌ الگوریتمی‌ برای‌ دستیابی‌ قطعی‌ به‌ یک‌ استراتژی‌ وجود ندارد. درعوض‌ این‌ ایجاد بصیرت‌ نسبت‌ به‌ چگونگی‌ تکوین‌ استراتژی‌ است‌ که‌ استراتژیست‌ را در جهت‌ بهره‌برداری‌ از تفکر استراتژیک‌ خود هدایت‌ می‌کند.
مدیریت استراتژیک ، فرایند تصمیم گیری است که جهت های دراز مدت سازمان و همچنین اجرای آن تصمیمات را معین می سازد. مدیریت استراتژیک فرایندی است که به وسیله آن مدیران برای دراز مدت فعالیت های سازمان را تعیین کرده ، اهداف عملیاتی ویژه ای را مشخص و استراتژی های نیل به این اهداف را با توجه به شرایط داخلی و خارجی طراحی و برنامه های عملی برای اجرای استراتژی‌ها را انتخاب می کنند. مدیریت استراتژیک فرایندی پویا است، زیرا هر بخش از این فرایند ، پرسشی اساسی را به دنبال خواهد داشت. آیا باید به همین ترتیب ادامه داد و یا نیاز به تغییر وجود دارد؟ تغییر در موقعیت سازمان‌ها (محیط داخل و خارج) و ا’فت و خیز عملکرد مالی آنها ، نیروهای فشار همیشگی برای تغییر و تنظیم مجدد استراتژی‌ها هستند. به بیان دیگر مدیریت استراتژیک با تصمیم گیری راجع به استراتژی و برنامه ریزی چگونگی به اجرا درآوردن آن در ارتباط است و می توان سه عنصر عمده برای آن در نظر گرفت. نخست ، تجزیه و تحلیل استراتژیک که طی آن استراتژیستStrategist)  ) به دنبال درک موقعیت استراتژیک سازمان است. دوم ، مرحله انتخاب استراتژیک است که با فرموله کردن راه‌های عملی ممکن ، ارزیابی و انتخاب بین آنها سر و کار دارد و در نهایت اجرای استراتژی است که به برنامه ریزی و چگونگی اجرای استراتژی برگزیده مربوط می شود. هر چند در عمل این مراحل شکل خطی ندارند و در ارتباط با یکدیگر و به موازات هم انجام می گیرند. به عنوان مثال ممکن است یک شیوه ارزیابی استراتژی با اجرای آن شروع شود.
اهدافی که به مدیریت ارشد در مدیریت استراتژیک کمک می‌کنند عبارتند از:
- دیدگاهی استراتژیک در مورد تجارت داشته باشیم.
- درک بهتری از محیط رقابتی بیافرینیم.
- روشهای گوناگون مدیریت را درک کنیم.
- اخلاق مدیریتی را گسترش دهیم.
- وجوه کلیدی فرهنگ و چگونگی تاثیر آن بر تصمیم‌گیری را درک کنیم.
به این ترتیب ، انتخاب و اجرای استراتژیک توأمان صورت می گیرد. همچنین احتمال دارد تجزیه و تحلیل استراتژیک یک فعالیت مداوم باشد که در نتیجه با اجرای آن تداخل خواهد داشت. لکن مدیران برای موفقیت در سیستم های برنامه‌ریزی می بایست همواره به تمایزهای بین برنامه‌های استراتژیک و برنامه‌های عملیاتی توجه داشته باشند. این تمایزها به شرح زیر می باشند:
1- از آنجا که مدیران ارشد نسبت به مدیران میانی معمولاً درک کلی بهتری از سازمان دارند و مدیران میانی نسبت به مدیران ارشد از جزئیات عملیات روزمره‌ سازمان بیشتر مطلع هستند، برنامه‌های استراتژیک معمولاً توسط مدیریت ارشد و برنامه‌ عملیاتی توسط مدیریت میانی تدوین می شوند.
2- برنامه ریزی استراتژیک در کنار تجزیه و تحلیل آینده مطرح است؛ در حالی که برنامه ریزی عملیاتی به تجزیه و تحلیل عملکرد روزمره‌ سازمان برمی‌گردد؛ لذا گردآوری داده های پایه برای برنامه ریزی استراتژیک به مراتب مشکل تر از گردآوری داده برای برنامه ریزی عملیاتی است.
3-  از سوی دیگر از آنجا که برنامه های استراتژیک مبتنی بر پیش بینی آینده و برنامه های عملیاتی مبتنی بر شرایط موجود در یک سازمان می باشند، غالباً برنامه های عملیاتی نسبت به برنامه های استراتژیک مشروح تر می باشند.
4- برنامه ریزی استراتژیک متمرکز بر بلند مدت و برنامه‌ریزی متمرکز بر کوتاه مدت است. به عبارت دیگر برنامه‌ریزی استراتژیک در دوره‌ زمانی بلندتری نسبت به برنامه ریزی عملیاتی مصداق پیدا می کند.
در دنیای امروز، مدیریت خوب لزوماً به معنای مدیریت خوب استراتژی است. برخورداری از بینش استراتژیک در رویارویی با مقوله مدیریت و فراگیری آن که چگونه‌ می توان ابزار تجزیه و تحلیل استراتژیک را در تنظیم و بر اجرای استراتژی به کار گرفت، مدیران را با چشم اندازهای جدیدی برای رهبری سازمان‌های خود مواجه می سازد. مسایل مربوط به حرکات استراتژیک جدید و پیاده کردن صحیح آنها در داخل سازمان‌ها، اولویت های مهمی را در دستور کار مدیران به خود اختصاص می‌دهد. تجزیه و تحلیل استراتژیک رسمی و مرور سالانه استراتژی از جمله فعالیت‌های استاندارد در اغلب شرکت هایی است که مدیران حرفه ای آنها را اداره می کنند. در حال حاضر بخش چشمگیری از ادبیات نوین مدیریت را مفاهیم استراتژیک ، تفکر استراتژیک، روشهای تجزیه و تحلیل استراتژیک و دیگر مباحث مربوط به سازگار کردن عملیات داخلی موسسه با نیازمندی های استراتژیک، تشکیل می دهد. از این رو شناخت ماهیت مدیریت استراتژیک و اجزای آن برای همه کسانی که می خواهند به گونه ای قدم در وادی مدیریت گذارند ، ضرورت دارد.

مزایای مدیریت استراتژیک :
پژوهشهای انجام گرفته ، مزایایی را برای تفکر استراتژیک و تعهد عمیق به فرایند مدیریت استراتژیک قایل است، از جمله تفکر و تعهد استراتژیک :
1- سطوح مختلف مدیریت سازمان را در تعیین اهداف، هدایت و راهنمایی می‌کند.
2- شناسایی و پاسخگویی به موج تغییرات، فرصتهای جدید و تهدیدات در حال ظهور را تسهیل می کند.
3- منطق مدیریت را در ارزیابی نیاز به سرمایه و نیروی کار تقویت می سازد.
4-کلیه تصمیم گیری‌های مدیران در زمینه‌ استراتژی را در کل سازمان هماهنگ می نماید.
5- سازمان را قادر می سازد که موقعیت واکنشی (Reactive) خود را به وضعیت کنشی وآینده ساز (Proactive) تبدیل کند.
مزایای فوق به سازمان‌ها توانایی آن را می بخشد که به جای آن که صرفاً پاسخگوی نیروهای رقابتی بوده و در مقابل شرایط متغیر حاکم بر خود واکنش نشان دهند، خود بر آنها تأثیر گذارند.

کاربرد عامل های متحرک در تجارت الکترونیک

 دو رسته از دکانهای بسیار در برابر یکدیگر که غالبا سقفی آنها را بهم پیوند میدهد, میدان داد و ستد, کلمه ای فرانسوی که از پرتقالی گرفته شده و پرتقالیان نیز از ایرانیان گرفته اند.(شرح کلمه بازار , دهخدا)
کسانی که امروزه در کسوت خریدار به بازار میروند سه گروه اند. اول کسانی که میدانند چه میخواهند و میدانند که باید آنرا از کجا بخرند. این گروه پس از ورود به بازار مستقیما به فروشگاه مورد نظرشان مراجعه مینمایند. دوم کسانی که نمیدانند چه میخواهند آنها بدون اینکه کالای خاصی مد نظرشان باشد در فروشگاه های مختلف به جستجو میپردازند و اگر چیزی نظرشان را جلب نمود خرید میکنند. و گروه سوم کسانی هستند که میدانند چه میخواهند ولی نمیدانند آنرا از کجا بخرند. این افراد در میان فروشگاه های مختلف به دنبال فروشگاهی میگردند که بهترین شرایط را (از لحاظ داشتن جنس , مناسب بودن قیمت , کیفیت وغیره ) داشته باشد. شاید زمانی که در بازار لوازم‌یدکی اتومبیل به‌دنبال قطعه‌ای کمیاب هستید و یا در شب‌تعطیلی با تلفن‌های مکرر به‌دنبال رستورانی بگردید که حاضر شود برای شما پیتزا بفرستد نیاز های این گروه را بهتر درک کنید.
تجارت الکترونیک فرآیندی است که تمام مراحل خرید از نمایش و معرفی کالا تا دریافت و چانه زنی بر سر قیمت و پرداخت وجه را پوشش میدهد.
تجارت الکترونیک  برای خریداران گروه اول تسهیلات فراوانی را پدید می آورد. شخص به وب سایت فروشنده مراجعه کرده و مراحل خرید کالا و پرداخت وجه را طی میکند. در مورد گروه دوم خرید الکترونیکی انتخاب چندان مناسبی نیست. گر چه به نظر میرسد که با گشت و گذار در میان وب سایت ها میتوان چیزهایی برای خرید یافت , جستجو در میان بازار های سنتی دارای کیفیت دیگری است و به همین دلیل هم پیش بینی میشود که بازار الکترونیک هرگز بطور کامل جایگزین بازار های سنتی نخواهد شد.
اما تمرکز ما در اینجا بر گروه سوم است. کسانی که بدنبال جنس خاصی در بازار الکترونیک هستند. در حال حاضر چنین خریدارانی به روشهای مختلفی اقدام میکنند. در صورتی که میتوان با رجوع به حافظه وب سایتهای فروشنده ، فروشنده احتمالی را حدس زد و یا با سرزدن به وب سایت رسمی تولید کنندگان , فروشندگان را پیدا کرد. همچنین موتور های جستجو میتوانند در این مورد به خریداران کمک کنند. اما در مورد اجناسی که توسط فروشندگان متعددی ارائه میشوند نمیتوان به یافتن بهترین فروشنده امیدوار بود و با صرف وقت زیاد و بازدید از چندین وب سایت بایستی یکی از آنها را انتخاب نموده  و از بقیه صرفنظر کرد..
استفاده از عامل های متحرک در تجارت الکترونیک باعث میشوند بجای اینکه مشتری جهت یافتن فروشنده ای که کالای مورد نظرش را با بهترین شرایط عرضه مى‌نماید در بین فروشگاه ها سرگردان شود، عامل متحرک خود را برای این امر به فروشگاه‌های متعدد اینترنتی گسیل میدارد.
ما در اینجا مجموعه ای از فروشگاه های متنوع الکترونیکی -که علاوه بر روش معمول خود-  قادر به سرویس دهی عامل های متحرک هستند را بازار الکترونیک مینامیم.

عامل های متحرک
 رویکرد جاری
امروزه مهمترین اصل در سازماندهی شبکه های کامپیوتری اجرای روال ها از راه دور است (    (Remote Procedure Calling) (RPC
در‌دهه هفتاد اجرای روال‌ها از راه دور  مطرح شد ، بدین صورت که در ارتباط بین کامپیوتر ها , یک کامپیوتر بتواند روالی را در کامپیوتر دیگر به اجرا در آورد. هر آنچه در شبکه منتقل میشود یا درخواست اجراست و یا پاسخ درخواست اجرا. هر درخواست محتوی اطلاعاتی جهت پارامتر های اجرای برنامه و هر پاسخ محتوی اطلاعات نتیجه میباشد. این روال برای کامپیوتری که درخواست اجرای آنرا دارد داخلی محسوب میشود.
 

شکل 1 : اجرای روال ها از راه دور

  دو کامپیوتری که از الگوی اجرای روال ها از راه دور پیروی میکنند‌در‌مورد روال های قابل اجرا و نوع پارامتر ها و نتایج قبلا هماهنگ شده اند. موافقتامه آنها جهت این هماهنگی پروتکل نامیده میشود.
هر کامپیوتر استفاده کننده نیازش را با اجرای متوالی تعدادی روال از راه دور در کامپیوتر سرور برآورده میکند. هر تماس شامل درخواست استفاده کننده و پاسخ سرور است. مثلا برای درخواست حذف تمام فایل های موجود در فایل سرور که دو ماه از تاریخ ثبت شان میگذرد ممکن است کامپیوتر استفاده کننده در یک تماس لیست تمام فایلها را تقاضا نماید و در تماس هایی دیگر اسامی فایلهای حذفی را اعلام نماید. در این حالت کامپیوتر استفاده کننده خود در مورد عمر فایلها تصمیم میگیرد و برای حذف n فایل به تبادل 2(n+1) پیام نیاز است.
مشخصه برجسته روش اجرای روال ها از راه دور این است که هر تراکنش بین استفاده کننده و سرور دارای دو بخش است : درخواست اجرای روال از سرور و پاسخی که سرور تولید کرده است. بنابراین یک تراکنش فعال نیاز به یک ارتباط شبکه ای فعال دارد.
 
 
 
رویکرد جدید
برنامه ریزی از راه دور (RP) (Remote Programming) بعنوان یک جایگزین برای روش اجرای روال از راه دور مطرح گردید. این مدل نه تنها بایستی امکان اجرای روالها از راه دور را فراهم کند بلکه باید امکان ایجاد روال ها را هم بوجود آورد. هر پیام که بوسیله شبکه منتقل میشود شامل روالی است که کامپیوتر مقصد باید به اجرا در آورد و اطلاعاتی که آرگومان های روال محسوب میشوند ، میباشد.
 

شکل 2 : برنامه ریزی ازراه دور

 دو کامپیوتری که در ارتباط شان از الگوی اجرای روال ها از راه دور پیروی میکنند در مورد دستورات مجاز در روال ها و همینطور انواع مختلف داده به توافق رسیده اند. به این توافقنامه زبان میگویند. زبان مجموعه دستورالعمل هایی است که روال را قادر به تصمیم‌گیری، محاسبه و تغییر حالت و فراخوانی سایر روالهای آماده میسازند. این روال ها برای اجرا کننده محلی محسوب میشوند. روال و حالت آن ، عامل متحرک نامیده میشوند تا نشان داده شود که آنها در کامپپوتر فرستنده شناخته شده اند حتی وقتی که در کامپیوتر گیرنده قرار دارند.
در ابتدا کامپیوتر کاربر جهت انجام کاری روی سرور ، روالی برای آن ارسال میکند که در آن آنچه بایستی به انجام برسد آمده است (مثلا حذف) مبنی بر حالتی که وجود دارد (مثلا عمر بیش از دو ماه). حذف فایل های قدیمی –صرف نظر از اینکه چند تا هستند- فقط نیاز به انتقال یک پیغام بین کامپیوتر ها دارد. عامل - نه کامپیوتر- کاربر موظف به پیدا کردن فایلهایی است که باید حذف شوند.
نکته برجسته در برنامه ریزی از راه دو این است که کامپیوتر کاربر و سرور میتوانند بعد از انتقال عامل بدون استفاده از شبکه در حال تراکنش باشند. به زبان دیگر یک تراکنش فعال نیازی به یک ارتباط شبکه ای فعال ندارد. نتایج حاصل از این واقعیت بسیار گسترده است.
 
 
مکانها
هر یک از بخش هایی که روال در آن به اجرا در می‌آید یک مکان نامیده میشود. مکان ها ممکن است از نظر فیزیکی در کامپیوتر های مجزا و یا بر روی یک کامپیوتر وجود داشته باشند. برای مثال در بازار الکترونیک هر یک از فروشگاه ها یک مکان محسوب میشوند.
 
عامل ها
برنامه ها بصورت مجموعه ای از عامل ها مدل میشوند. عامل ها در هر لحظه مکان های خاصی را اشغال میکنند ولی میتوانند از مکانی به مکانی دیگر منقل شوند. عامل‌ها مستقل از روال‌هایی هستند که توسط آنها به اجرا در میآیند.
 

شکل 3 : عامل های متحرک
 

حرکت
عامل ها میتوانند از مکانی به مکان دیگر –هر قدر دور-  حرکت کنند. حرکت علامت مشخصه برنامه‌ریزی از راه دور است.حرکت به عامل اجازه میدهد که سرویسی که از راه دور درخواست شده را  اجرا نماید و بعد به جای اولش برگردد.
 یک برنامه معمولی که مثلا به زبان C نوشته شده باشد قابل انتقال نیست چرا که تمام روال ها و حالت آن غیر قابل حمل اند. اما یک عامل میتواند از جایی به جای دیگر منتقل و اجرا شود چرا که زبان و ساختاری که عامل با آن طراحی شده است اجازه این انتقال را میدهند و حالت و اطلاعات عامل هم همراه آن انتقال میابند.
 
ملاقات ها
عامل ها قادر اند که در یک مکان با هم ملاقات کنند. ملاقات بدین معنی است که عامل هایی که در یک کامپیوتر هستند بتوانند روال های یکدیگر را فراخوانی کنند.
هدف نهایی عامل ها از حرکت انجام ملاقات است. یک عامل ممکن است به مکانی در سرور حرکت کند تا آنجا با عامل ثابتی که نیازهایش را بر می آورد ملاقات نماید. [8]
  
معماری های متداول عامل های متحرک
 ما برای این بحث چهار معماری و پیاده سازی متداول عامل متحرک را برگزیده ایم. لازم به ذکر است تمامی این سیستم ها با جاوا پیاده سازی گردیده اند و از میان آنها تنها اسمارت کد برنامه خود را در اختیار عموم قرار داده است. [7]
 
اسمارت(SMART)
ونگ [9] در سال 2001 سیستم‌عامل‌های‌متحرک مطیع را منتشر کرد که عامل های متحرک گسترش پذیر با تکنولوژی مطمئن (Scalable Mobile And Reliable Technology)" اسمارت" نام گرفت. این معماری شامل چهار لایه است که در ماشین مجازی جاوا ساخته شده اند. شکل a4 نمای ساده ای از این معماری را نشان میدهد.
 پایین ترین لایه شامل ناحیه ناحیه مدیریت و سیاستهای امنیتی میگردد. ناحیه مدیریت از مدول جستجوگر برای نامیدن سرویس ها در ناحیه مدیریتی و لایه های بالاتر بکار میروند.لایه بالاتر لایه عامل ها است. عامل های متحرک میتوانند در این لایه ایجاد شوند ، مهاجرت کنند و یا خود را نابود نمایند.سومین لایه از پایین محیط اجرا است که شامل یک یا چند مکان میشود که هر مکان میتواند شامل چند وظیفه باشند.بالاترین لایه میانجی عامل هاست که رابط اجرائی عامل های نوشته شده با اسمارت را فراهم میکند.
 
دی ایجنتس(D'Agents)
گری [3] سیستم عامل های متحرک دی‌ایجنتس   (که قبلا Tcl خوانده شده بود) را به منظور پشتیبانی از پایگاه های داده توزیع شده و نمایش کارائی عامل های متحرک منتشر کرد.
 این معماری دارای پنج لایه است. پایین ترین لایه TCP/IP است که برای برقراری ارتباط بین دستگاه ها بکار میرود. لایه بعد که لایه سرور نامیده میشود بر روی تمام سرور هایی که عامل های متحرک را میپذیرند قرار میگیرد. این بخش با روش چند نخ (Multi thread) عامل های متحرک متعدد را بر روی یک برنامه واحد میپذیرد در حالی که هر عامل مشغول انجام برنامه خود میباشد. لایه سوم کتابخانه ++C را در خود دارد باعث کارکردن عامل میشود. چهارمین لایه محیطی برای اجرا با پشتیبانی سه زبان پدید می‌آورد (Java,Tcl,Scheme). هر محیط اجرا دارای یک مترجم/ماشین مجازی برای این زبان هاست ، ریشه مسیر قادر به اجرای توابع کتابخانه ای++ C ‏، ضبط کننده مسیر برای ایجاد انتقال پذیری و مدلی امنیتی برای محدود کردن دسترسی به منابع میباشد. خود عامل ها در بالاترین لایه تعریف میشوند. شکل b4  این معماری را نشان میدهد.
 
گراس هوپر(Grasshopper)
گراس هوپر یک معماری پیاده شده بر اساس استاندارد مسیف(MASIF) است که از تولید و اجرای عامل های متحرک پشتیبانی میکند. معماری گراس هوپر [6] با دو لایه متمایز میگردد. محیط اقامت عامل های توزیع شده در بالا است.در شرایطی که که لایه پایین شامل محیط پردازش توزیع شده میباشد. یک میزبان معمولا در محیط عامل های توزیع شده شامل آژانسی است که به خدمات پایه دسترسی دارد. خدمات پایه شامل جستجوگر و سیستم عامل های متحرک آن و هم تراز شماری از سرویس های هسته سیستم میباشند. سرویس های هسته شامل اجرا ، انتقال ، مدیریت ، ارتباطات ، امنیت و نامگذاری ماشین ها است. خدمات توسعه یافته شامل رابط ها با وسایل جانبی ، توابع کنترل برنامه و رابط گرافیکی کاربر است. شکل c4 نمای ساده ای از گراس هوپر را نشان میدهد.
 
اجلتس(Aglets )
ابتکار اجلتس [4] احتمالا یکی از بهترین پروژه ها در ارتباط با عامل های متحرک است. این معماری دارای دو لایه و دو رابط برنامه سازی است که برای دسترسی به توابع هر لایه طراحی شده اند. لایه اجرایی (بالایی) شامل یک هسته و بدنه ای است که مکانیزم‌های بنیادی زیر را برای اجرای اجلت ها فراهم میکند: سریال سازی و خارج کردن از سریال سازی ؛ بارکردن کلاس و انتقال؛ مدیریت رفرنس ها و دورانداختن رفرنس های بلااستفاده؛ مدیریت ثبات سیستم؛ محاظت کد ها و نگهداری میزبان ها و عامل ها (اجلت ها) از اعمال مغرضانه. این سرویس ها از طریق رابط برنامه سازی در این لایه تعریف میشوند.لایه ارتباطات (پایینی) از یک رابط برنامه سازی ارتباطی که دارای متدهایی برای تولید و ارسال عامل ها، پیگیری عامل ها، و مدیریت عامل ها در یک نظام مستقل از پروتکل است میباشد.
چرخه زندگی اجلت ها چنین است: در ابتدا یک اجلت جدید باید مدل سازی شود. این کار میتواند با ساخت یک الگوی جدید و یا کپی برداری از یک اجلت موجود انجام پذیرد. در حین ساخت عامل میتواند از سرور محلی ارسال گردد و یا در یک دستگاه ذخیره سازی جانبی برای فعال سازی در آینده ، ذخیره شود. عامل میتواند خود را به سروری منتقل کند که سبب معلق شدن اجرا ، سریال کردن موقعیت داخلی و سپس انتقال به مقصد گردد. در گیرنده ، عامل با توجه به اطلاعاتی که دریافت میکند نوسازی میشود و نخ (Thread) جدیدی برای اجرا به آن نسبت داده میشود. در شکل d4 میتوان نمای ساده ای از این مدل را مشاهده کرد.

 

شکل 4: مقایسه معماری های متداول

 معرفی بازار الکترونیک
 بازار الکترونیک از چهار عامل تشکیل میشود
1-سایت سرویس‌دهنده به مشتریان 2- عامل های متحرک 3- فروشگاه های عضو بازار 4- سایت مرکزی
 
سایت سرویس دهنده به مشتریان
 این سایت با دریافت مشخصات کالای مورد نظر خریدار وظیفه پیدا کردن و معرفی فروشنده را بر عهده دارد. خریدار میتواند پس از اعلام درخواست ، ارتباط خود را با شبکه قطع نماید و اطلاعات فروشندگان در ارتباط بعدی وی با سایت مشتریان در اختیارش قرار خواهد گرفت.
 در این سایت هر خریدار بالقوه دارای یک شناسه و کلمه عبور میباشد. همچنین بانک اطلاعاتی موجود در سایت شامل لیست تمام اجناس ممکن برای خرید و فروشندگان احتمالی این اجناس است. هر کالا دارای یک کد ده رقمی واحد است. فرضا کد 132-1-114-13-2 نمایانگر پرینتر لیزری HP1200 ساخت فرانسه است. که عدد 132 نمایانگر دسته کلی جنس (پرینتر لیزری) , 0 نمایانگر زیر مجموعه(1= پرینتر ساده , 2 =پرینتر اسکنر دار و غیره) , 114 کارخانه سازنده (HP) , 13 مدل آن (1200) و رقم 2 زیر مجموعه آن مدل (ساخت فرانسه) میباشد. البته خریدار مجبور به تکمیل تمامی این اطلاعات نیست و اگر از قسمت لوازم کامپیوتری پرینتر لیزری و سپس نوع ساده آنرا انتخاب و بعد کارخانه HP را انتخاب نماید، عامل متحرک با  ارسال کد 132-0-114 تمام پرینتر های لیزری ساده HP را جستجو خواهد کرد.
خریدار بجز کد کالا پارامترهای دیگری را نیز مشخص میکنند این پارامتر ها عبارتند از تعداد مورد نیاز ، قیمت حداکثر ، پارامتر  مکان خریدار و حداکثر زمان ارسال. بغیر از کد کالا و پارامترها ، لیست فروشندگان بالقوه کالا (مثلا فروشگاه هایی که پرینتر میفروشند) همراه عامل شده به اولین فروشنده احتمالی ارسال میگردد.
 
عامل های متحرک
عامل متحرک با پارامتر هایی که ذکر گردید سفر خود را آغاز مینماید. در طی این سفر عامل از سایتی به سایت دیگر مراجعه کرده و پارامتر هایش را عرضه مینماید. در صورتی که سایت فروشنده حداقل انتظارات خریدار را بر آورده سازد پیشنهاد فروش شامل قیمت و ترتیب پرداخت و زمان حمل را به  عامل متحرک ملحق مینماید. اگر هم فروشنده کالا را نداشته باشد و یا قادر به تامین نظر مشتری نباشد پیامی مبنی بر رد درخواست ضمیمه عامل نموده و آنرا برای فروشنده بعدی ارسال مینماید.
 
فروشگاه های عضو بازار
هر فروشگاه الکترونیکی برای خود واحدی مستقل است که ممکن است قبل از پیوستن به بازار هم وجود داشته باشد. هدف ایجاد بازار الکترونیک اینست که بدون ایجاد هیچ گونه تغییری در ظاهر این سایتها و حداقل تغییر در بانک اطلاعاتی آنها بتوان آنها را وارد بازاری نمود که مشتری به سادگی بتواند فروشندگان کالای مورد نظرش را بیابد.
نخستین تغییر لازم افزودن کد واحد به بانک اطلاعاتی فروشندگان برای هر یک از کالا‌های موجود است. این فیلد جدید کلید اصلی جدول نیست ولیکن برای تمام کالای مشابه در فروشگاه های مختلف یکسان است.
 سایت فروشنده بایستی دارای برنامه‌های اضافی جهت دریافت , ارسال و ایجاد ارتباط با عامل های متحرک باشد. این برنامه (عامل ثابت) میتواند به روش های مختلف و یا زبانهای برنامه سازی متفاوت تهیه شود و آنچه مهم است اینست که برنامه عامل (که فرمت آن استاندارد است) را دریافت کند و پس از افزودن پاسخ خود ،  آنرا به فروشنده بعدی ارسال نماید.
بدیهی است این برنامه ها در دسترس کاربر نیستند و فقط عامل‌های متحرک به‌آنها رجوع مینمایند. بنابراین سایت ضمن حفظ ظاهر قبلی و سرویس دهی به سایر مشتریان خود , به بازار الکترونیک هم سرویس میدهد.
سایت فروشنده علاوه بر پاسخ دهی به عامل ها میتواند از آنها آمار بگیرد. این آمار خصوصا در مورد حجم تقاضا برای اجناسی که فروشنده آنها را موجود ندارد و یا قادر به ارضای نیاز های خریداران نیست جهت تصمیمات بعدی (مثلا خریداری جنس جهت عرضه و یا تعدیل قیمت آن) مفید است.
سایت اطلاعات مرکزی
گرچه تمام  تراکنش ها بین سایت های فروشندگان و خریداران نیازی به واسطه ندارند ولی جهت هماهنگی به یک بانک اطلاعاتی مرکزی نیاز است.
تخصیص کد واحد به هر کالا توسط سایت مرکزی انجام میشود. همچنین فروشندگان بالقوه اطلاعات خود را در سایت مرکزی به ثبت میرسانند و سایت های خریدار اطلاعات مربوط به این امر را از سایت مرکزی دریافت میکنند. تخصیص امضای الکترونیک به سایت های فروشندگان و مشتریان و انتقال امن کلید اختصاصی و در پخش کلید عمومی وظیفه دیگر سایت اطلاعات مرکزی است.
هیچیک از سایتها نیازمند به ارتباط دائم با پایگاه مرکزی نیستند وکافی است هر از چندی (مثلا روزی یک بار) اطلاعات خود را با پایگاه مرکزی همسنگ نمایند.
به روز رسانی اطلاعات پایگاه مرکزی توسط فروشندگان و همچنین به روز رسانی پایگاه داده خریداران از روی پایگاه داده مرکزی بدون دخالت عامل های متحرک صورت میپذیرد. برای به روز رسانی پایگاه مرکزی میتوان برای فروشندگان پنلی در نظر گرفت که اطلاعات خود را در آن وارد نمایند . همچنین پایگاه مرکزی میتواند هر از چندی با برقراری ارتباط با سایت فروشندگان اطلاعات خود را به روز نماید.
 
امنیت بازار الکترونیک
 در سیستم بازار الکترونیک امنیت به معنای محرمانگی وجود ندارد بدین معنا که هر فروشنده میتواند از محتوای پیشنهادات فروشندگان متاخر ، مطلع شود.این روش علاوه بر ایجاد امکان رمزگذاری نامتقارن مزیت دیگری نیز دارد. فروشنده میتواند با ارزیابی سایر پیشنهادات ، پیشنهاد خود را درج کند. پیش فرض ما این است که بازار الکترونیک برای خرید های غیر کلان طراحی گردیده و برای مناقصه ها مناسب نیست.
عامل متحرک بصورت یک قطعه کد و به همراه جداول داده – که شامل پیشنهادات فروشندگان قبلی است- بین سایت های مختلف فروشنده منتقل میشود. در صورتی که تدابیر امنیتی لازم اندیشیده نشود ، هر یک از فروشندگان قادر خواهند بود تغییراتی در پیشنهادات فروشندگان قبلی و یا کد دستورات ایجاد نمایند که این امر برای از میدان به در کردن رقبا کاملا محتمل است.
 
رمز گذاری نامتقارن
در رمز گذاری معمولی – یا متقارن- یک کلید برای رمزگذاری وجود دارد و از همان کلید هم برای خارج کردن متن از رمز استفاده میشود. اما در رمز گذاری نامتقارن از دو کلید مجزا برای این منظور استفاده میشود.به بیان دیگر در روش رمزگذاری نامتقارن متن رمز شده فقط توسط دارنده کلید اختصاصی قابل ایجاد است اما از رمز در آوردن آن توسط کسانی که کلید عمومی را در اختیار دارند (همه افراد) ممکن است.
امضای الکترونیک
سایت خریدار پس از تعیین کالای مورد نیاز ، آنرا به کد تولید شده می افزاید و نام فروشندگان احتمالی ، همچنین تاریخ و زمان ساخت عامل و یک عدد تصادفی  را در جداول مربوطه درج مینماید.این اطلاعات با کلید اختصاصی خریدار رمز میگردند و حاصل این رمز گذاری نیز در عامل درج میگردد.
هر فروشنده نیز که پیشنهادی برای فروش دارد به همین روش پیشنهاد خود را در عامل درج و سپس امضا مینماید. حتی اگر فروشنده ای پیشنهاد قابل ارائه ای نداشته باشد نیز موظف به امضای عامل متحرک است. این امر جهت جلوگیری از حذف کامل پیشنهاد یک فروشنده بوده ، در هر لحظه میتوان مطمئن شد که عامل متحرک تا کنون تمامی نقاط مسیر را طی کرده است.
 
بررسی درستی عامل
سایت گیرنده پس از دریافت کامل عامل و بررسی همه جانبه آن از لحاظ امضا های الکترونیک تمامی فروشگاه هایی که عامل از آنها گذر نموده است و فرم کلی دستورالعمل ها و امضای مشتری و همچنین وجود اطلاعات مربوط به کلیه فروشگاه هایی که در لیست مرتب شده در مکان قبل از فروشگاه فعلی قرار دارند ، در صورت صحیح بودن تمامی موارد "تایید"   را به سایت فرستنده بر میگرداند و در این هنگام فرستنده کپی عامل را –که تاکنون نزد خود نگهداری کرده است را - نابود میکند.
در صورت عدم تایید درستی عامل "اشکال" به سایت فرستنده بازگردانده خواهد شد. در این حالت سایت فرستنده که عامل را بطور صحیح دریافت نموده ولی به دلیل تغییرات غیر مجاز در متن عامل ، نتوانسته است آنرا تحویل گیرنده بعدی نماید و یا اساسا عامل را نزد خود نگه داشته و به گیرنده بعدی مسترد ننموده است مقصر شناخته میشود.
البته بروز چنین حوادثی همیشه دلیل سو نیت سایت‌های فروشنده نیست بلکه اشکالات فنی ( مانند از کار افتادن سایت زمانی که عامل در آن در حال اجراست)  ممکن است منجر به چنین شرایطی شود. بنابراین وجود یک سیستم کنترل مرکزی که موارد مشکوک را بررسی نموده و  با جمع بندی نتایج ثبت شده ، فروشندگانی که این اشکالات بیش از حد معمول برای سایتشان اتفاق می افتد را شناسایی نماید ، ضروری است.
 
انتقال اطلاعات
جهت انتقال جداول به همراه عامل آنها را بصورت XML در آورده سپس بصورت متن ساده از سایتی به سایت دیگر منتقل میکنیم. از آنجا که اطلاعات بصورت متن ساده در آمده و امنیت آنها نیز با روش رمزگذاری نامتقارن تامین گردیده است میتوان از پروتکل httpبرای انتقال آنها استفاده کرد.
برای این منظور هر سایت فرستنده (خریدار اولیه و یا فروشنده ای که کارش با عامل تمام شده) تمامی اطلاعات را  با متد POST برای گیرنده بعدی ارسال مینماید.

نتیجه‌گیری
در صورت تحقق طرح ، مجموعه بازار الکترونیک میتواند شامل تعداد زیادی فروشگاه با کالاهای کاملا متفاوت باشد. از سوی دیگر سرویس سایت‌هایی که به مشتریان سرویس میدهند نیز دارای تنوع است و هر یک میتوانند خدماتی مانند تضمین سلامت کالا یا ایجاد حساب اعتباری برای خرید کاربران  را عرضه نمایند.
بازار الکترونیک وابستگی همزمان به سایت مرکزی آن نداشته و وظیفه سایت مرکزی در حد صدور امضای الکترونیک برای سایت های فروشنده و خریدار جدید و معرفی فهرست اجناس موجود هریک از فروشگاه‌ها میباشد. در نتیجه بازار الکترونیک میتواند در صورت بروز اشکال در بخش های مختلف خود به فعالیت ادامه دهد. بدیهی ترین ویژگی اجرای این طرح این است که خریداران بجای این که خود در میان سایت های مختلف به جستجوی کالای مورد نظرشان بپردازند عامل متحرک خود را برای این منظور ارسال میدارند که علاوه بر صرفه جویی در وقت ایشان ، موجب کمتر شدن ترافیک شبکه میگردد.
طراحی زیربنای بازار الکترونیکی در اینجا به پایان میرسد ولیکن موضوعات دیگر همانند همراه کردن اطلاعات کارت اعتباری جهت انجام خرید و یا جستجو برای کالاهای وابسته (در صورت یافتن کالای اصلی با شرایط مناسب) ، از جمله امکاناتی هستند که میتواند در آینده به این مجموعه افزوده شود.

نویسنده : پویا فوده
دانشجوی کارشناسی‌ارشد کامپیوتر –  نرم‌افزار
دانشگاه آزاد اسلامی و مدیرعامل شرکت ابرکاکیا رایانه
 

سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS - شماره دو

متخصصان اطلاعاتی
 متخصص اطلاعات می توانند مساعدتهایی را درهرمرحله از فرآیند حل مسأله انجام دهند. وقتی مسائل شناسایی شدند متخصصین اطلاعات می توانند برای درک آنها به استفاده گران کمک نمایند. درطی بیست وپنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات، پیاده سازی سیستم ها برای استفاده گران بود. متخصصین، دانش فنی را ارائه می کردند که استفاده کنندگان یا فاقد آن ویا به دلایل گوناگون قادربه تأمین آن نبودند. این نوع فعالیت هنوزبه عنوان وقت‌گیرترین بخش کارمتخصصین اطلاعات به شمار می رود. متخصصین، تمام سیستم های داده پردازی، طراحی های بزرگتر وپیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بررایانه وکلیه سیستم های خبره رااجرا می نمایند (مک لوید 1378، 188) .
متخصصان اطلاعاتی که کارآنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحدهایی چون تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه، داده متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها واپراتورها می باشند:
1-تحلیل گرسیستم ها: شخصی که با استفاده گر، کارمی کند تحلیل گر سیستم ها است. تحلیل گرسیستم ها به استفاده گر درشناساییی ودرک مساله کمک نموده وسپس راههای مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمی دهد. هرروش مقدمتاً‌ با استفاده از نمودارهای ترسیمی مستند وروشی که بهترین حالت به نظر می رسد، پیشنهاد می گردد استفاده گر درمورد اجرای نظریه تحلیل گر سیستم ها تصمیم گیری می کند (مک لوید1378-6-185). تحلیل گران سیستم ها درتعریف مسائل وآماده کردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگی کمک رایانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21). البته باید درنظرداشت که کارتحلیل گرسیستم تحلیل سیستم نیست. تحلیل سیستم بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می باشد (Mcleod1998,194) .
2-مدیران پایگاه داده (DBAS): دراوایل سالهای دهه 1970 توجه به پایگاههای اطلاعاتی بقدری زیادشد که شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات به وجود آمد مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد حفظ پایگاه اطلاعات است. هرموسسه ای دارای یک مدیر پایگاه اطلاعات نبوده بلکه دریک سازمان بزرگ چند شخص می‌توانند این عنوان راداشته باشند (مک لوید 1378،187).
بطورکلی کارباکاربران وتحلیل گران سیستم هادرایجاد پایگاه های داده‌ای که شامل داده های موردنیاز برای تولید اطلاعات کاربران می باشد جزء وظایف مدیران پایگاههای داده می باشد. یک پایگاه داده یک مجموعه یکپارچه از داده‌های رایانه‌ای است که طوری سازماندهی وذخیره شده اند که عمل بازیابی را تسهیل کند. این یکپارچگی منطقی رکوردهادرچندین فایل،  مفهوم پایگاه داده نامیده می شود. دوهدف عمده مفهوم پایگاه داده کاهش داده های زاید ودستیابی به استقلال داده ها می باشند. داده‌های زاید به این معنی است که داده های یکسان درچندپرونده ذخیره شوند. استقلال داده ها توانایی تغییردادن درساختار داده ها بدون تغییردربرنامه هایی که داده ها راپردازش می کنند،  می باشد. استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها درجداول وفرهنگهایی که ازنظر فیزیکی از برنامه ها جداهستند، انجام می گیرد. وقتی که  شرکتی از مفهوم پایگاه داه ها پیروی می‌کند سلسله مراتب داده ها چنین می شود:

پایگاه داده -پرونده(فایل)-سند(رکورد)-عنصرداده
نرم افزاری که یکپارچگی منطقی رادرپرونده ها ایجاد وحفظ می کند چه بصورت آشکار یاپنهان، سیستم مدیریت پایگاه داده نامیده می شود. نمونه هایی ازسیستم‌های مدیریت پایگاه داده که دریک ساختار سلسله مراتبی بکار می روند عبارتند از سیستم مدیریت اطلاعات (IMS)، آ بی بی ام (IBM) وسیستم 2000اینتل (Intel) موج دوم نوآوری درسیستم های مدیریت پایگاه داده براساس نرم افزار ارتباطی طرح ریزی شد واولین بسته به منظور ارائه به کاربران رایانه‌های اصلی (mainframe) ارائه شد. مانند زبان پرسش ساختار/سیستم داده ها (SQL/DS) وپرسش بامثال (QBE) از IBM ونرم افزاراراکل (Oracle) از شرکت نرم افزاری ارتباطی، بوجود آمدند. تقریباً‌درهمان زمان( حدود 1980) تهیه کنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته های نرم افزاری سیستمهای مدیریت پایگاه داده درمقیاس کوچک برای بازار ریزرایانه‌ها کردند. درطول سالهای اخیر توسعه سیستم های مدیریت اطلاعات بربازار ریزرایانه‌ها متمرکز شده وساختار ارتباطی رابکاربرده است. مایکروساخت اکسس نمونه ای از سیستم مدیریت پایگاه داده ارتباطی ریزرایانه می باشد .یک کاربرد پایگاه داده می تواند یک شخص یایک برنامه کاربردی  باشد. شخص معمولاً پایگاه داده رااز طریق یک پایانه استفاده می کند واطلاعات داده ها رااز طریق یک زبان پرسش بازیابی می کند.
یک پرسش (query) تقاضای اطلاعات ازپایگاه داده وزبان پرسش یک زبان مخصوص کاربرپسند می‌باشدکه به رایانه امکان جواب به آن پرسش رافراهم می‌سازد. بطور کلی یک متخصص اطلاعاتی که مسئولیت پایگاه داده رابه عهده داشته باشد مدیرپایگاه داده DBA نامیده می شود. وظایف DBA چهارحوزه برنامه‌ریزی، اجرا، اعمال وامنیت پایگاه داده می باشد  (Mcleod 1998,21,264,266,270,272-3)
3-متخصصان شبکه: مدیر شبکه، مدیرکارشناس درزمینه تخصصی ارتباطات اطلاعات است وسخت افزار ونرم افزار موردنیاز را پیشنهاد می دهد. مدیر شبکه، اجراونگهداری سیستم ها را نیز هدایت می کند. متخصصان شبکه با تحلیل‌گران سیستم ها وکاربران،  برای تأسیس شبکه ارتباطات داده ها که منابع رایانه‌ای گسترده سازمان رابه هم وصل می کند، کارمی کنند. مهارتهای متخصصان شبکه، ترکیبی از زمینه های رایانه‌ وارتباط ازراه دور می باشد. همه وسایل ارتباطی ورایانه‌ی متصل به هم یک شبکه نامیده می شوند. یک شبکه اساسی شامل یک پایانه ویک رایانه‌ای که توانایی فرستادن ودریافت راداشته باشد؛ مودم هایی که پیامها رااز حالت آنالوگ به دیجیتال واز دیجیتال به آنالوگ تبدیل کنندویک مداری که یک یا چندین کانال رافراهم می آورد، می باشد. انواع اصلی شبکه عبارتند از WAN برای شبکه گسترده ، LAN برای شبکه محلی وMAN برای شبکه های کلان‌شهرمی باشند. پیکربندی معمولی سخت‌افزارهای ارتباطاتی شامل چندین پایانه هستند. 5 نوع پایانه اصلی وجود دارند صفحه کلید، تلفن دکمه ای (شستی) (push-batton)، محل فروش، مجموعه داده ها وپایانه هایی برای اهداف خاص، واحدهای کنترل خوشه ای، چندین پایانه رادریک محل کنترل می کنند. مودمها به جز مواردی که از تلفن دکمه ای به عنوان پایانه استفاده می شود، همیشه موردنیازند. شبکه ها برای اشتراک زمانی، پردازش توزیع شده ، یا ارتباط رایانه‌ای مراجع/سرور (خدمتگر) بکاربرده می شوند. یک شبکه اشتراک زمانی فقط شامل  یک رایانه ویک شبکه پردازش توزیع شده شامل بیش ازیک رایانه می باشند. یک شبکه مراجع/سرور امکان انجام کاربه صورت محلی مرکزی رامی دهد. همه دستورات ونمونه هامی توانند از سرور به مراجعان تغییرجهت دهند. اماقسمتی از مدیریت داده ها همیشه در سرور باقی می ماند. نوع جدیدی از شبکه ها باآمدن اینترنت رایج شده است که بنام اینترانت معروف می باشد. به طوری که اینترنتی که بصورت داخلی اطلاعات فقط خواندن، انتشارات الکترونیکی برای اعضا راقابل دسترسی سازد وامکان دسترسی پایگاههای داده وگروههای کاری رافراهم کند، اینترانت نامیده می شود (Mcleod 1998,21,301-302).
4-برنامه نویس ها:برنامه نویس شخصی است که مستندات تحلیل گر سیستم ها رابه عنوان یک راهنما به کارگرفته ودستورات برنامه که باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می شود را تهیه می نماید (مک لوید 78، 186). اکثر شرکتها که از رایانه‌های بزرگتر استفاده می کنند،کارمندان متخصص اطلاعاتی دارند. اکثر این متخصصان درواحدهای خدمات اطلاعاتی هستند امابیشتر آنها درقسمت کاربران می باشند. وظیفه متخصصان طراحی سیستم های رایانه‌ای برای رفع نیازهای خاص شرکت می باشد. محصول تلاشهای آنهایک کتابخانه نرم‌افزاری از برنامه های معمول درشرکت می‌باشد که به این کار،کاربرنامه نویسی می گویند که نرم افزار خاص برای رفع نیازهای خاص شرکت که ممکن است دردیگر نرم افزارهای ازپیش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحی می کنند. امروزه عموماً استقبال ازنرم افزارهای ازپیش نوشته شده بیشتر از طراحی نرم افزارهای خاص برای یک شرکت خاص می باشد.
 5-اپراتورها: تجهیزات رایانه‌ای بزرگ چون رایانه‌های مین فریم وریزرایانه‌ها رااداره می کنند. اپراتورها، تجهیزات راکنترل می کنند، برگه های کاغذی چاپگرها راعوض می کنند، کتابخانه های نوار ودیسکها رامدیریت کرد. بعضی وظایف مشابه راانجام می دهند.

کاربرد سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور
همانطور که قبلاً ذکرشد کاربرد سیستم های اطلاعاتی رایانه‌محور امروز درپنج محیط می باشد پردازش داده های حسابداری، سیستم های اطلاعات مدیریت MIS ،سیستم های پشتیبانی تصمیم، اداره مجازی وسیستم های دانش محور. پردازش داده های حسابداری ازاولین کاربردهای رایانه وسیستم های اطلاعاتی بود .چهارکاربرد ذیل زمینه اینفوکراسی رادر جامعه تدارک می بینند :

سیستم های اطلاعات مدیریت MIS
دربخش های قبل نکاتی درباره نگرش سیستمی، سیستم، سیستم های اطلاعاتی آمد. سیستمی که کنترل وبازسازی اطلاعات رااز دنیای محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان بعهده دارد، بطریقی که باسازماندهی وانتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی وکنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود. مدیران همواره بدنبال اطلاعات هستند واتخاذ تصمیمات آنان براساس داده های مرتبط وبا موضوع تصمیم است. درگذشته منابع اطلاعاتی آنان اتفاقی وغیرمطمئن وبه‌طرق مختلف وگوناگون بوده واطلاعات آنان از طریق مقامات مافوق ویا مرئوسین وسایر پرسنل سازمان تامین می شد. که عدم اطمینان واتکاء به صحت اطلاعات راتشدید می کرد زیرا افراد اطلاعات رابا افزایش ویا کاهش  به مقامات ومسئولین منتقل می کردند. لذااطمینانی ازدرستی آن نبود. تجهیزمدیریت به یک سیستم اطلاعاتی صحیح ومطمئن که توانایی مدیریت رادراتخاذ تصمیم برنامه ریزی وکنترل سازمان یاری دهد دارای یک روند تاریخی است واین سیر تاریخی بامفاهیم دفترداری دوبل که توسط پروز لوکاپاکلیلی LUCKA PAKELILY)) درسال 1494 ارائه شد آغاز گردید. سیستم های اطلاعات مدیریت تاقرن بیستم با تأنی به حرکت خودادامه دادوشاید علت آن عدم توانایی بشر درحفظ، نگهداری وبازیابی اطلاعات بود. باتوسعه رایانه‌های باظرفیت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بیستم تکامل وکاربرد مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت،با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات درعملیات وفعالیتها ووظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح زیرشد:

1-مدیریت متمرکز وتکیه برمحورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری ازفن‌آوری پیشرفته
2-طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی وکنترل سازمان
3-طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتکیه برکنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم، MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند. هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات وکاهش حدس وگمان درحل مشکلات درسطوح مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای بازخوراطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات درجهت تکامل داده های جدید به سیستم است. MIS شامل سه جزء است:مدیریت، اطلاعات وسیستم.
 MIS نه تنها مدیران رادرامور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم رادراختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها راقادر می سازد تابه اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد. MIS می تواند تصاویری از مغایرتها وانحرافات از برنامه های تعیین شده رانیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت درقالبها وتصاویر منطقی وقابل تعبیر وتفسیر وتجربه وتحلیل دراختیار مدیریت قرار می گیرد. زیرمجموعه های سیستم MIS عبارتند از: سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید وسیستمهای اطلاعاتی بازاریابی وفروش که متکی برپایگاههای مشترک ومتقابل است. مدیران MIS بایستی ازدنیای حقیقی وسیستمهای موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثری راایفا کنند وبهمین دلیل بایستی اطلاعات صحیح دراختیارشان قرارگیرد. یکی از نقشهای مهم مدیرMIS، آگاهی وتفسیر ازعوامل محیطی وبیرونی سازمان است. مدیران MIS بایستی ازارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند واینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات ونقشی رابعهده دارند. عملاً مدیرMIS برای طراحی وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یامعاون ارشد گزارش می دهد دربسیاری از شرکتها، شاخه معاونت MIS بوجود می آید که گزارش خورامستقیماً مدیریت عالی تسلیم می‌دارد. (مومنی 1372، 32،26-23)
به سبب مزایای MIS چون ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیقتر وگردآوری داده های مطمئن تر وپردازش سریعتر داده ها وتبدیل آنها به اطلاعات مدیران، از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی، رهبری وایجاد انگیزه، گزارش‌دهی و کنترل استفاده کرده واین اعمال مدیریتی رابا نهایت دقت وکارآیی، درمدت زمان بسیارکمتری درسازمان انجام می دهد. حال برای انجام این کارها مدیریت یاید واسطی به نام مدیرسیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتروخدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد. موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیزهای دیگری فراگرفتند.در این دوره مشخص شد که  مانع عمده در استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت،  مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه درمورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان ازکارهای خودآگاه ومی دانستند چگونه مسائل راحل کنند؛ لکن به اندازه کافی درمورد نقش اطلاعات درحل مسائل تأمل نکرده بودند. درنتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً‌ازسیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشواربود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیراکه دانسته های آنان از مدیریت کم بود، آنها نمی دانستند چه سؤالاتی راپرسش نمایند، با طی زمان مدیران درباره رایانه ودرمورد فرآیندهای مورد اجرا درحل مسائل تجربه آموختندو متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت رافراگرفتند. سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر بانیازهای مدیران اصلاح وتوسعه یافت.  عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده ازرایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت به دوطریق عمده درحل مساله کمک می کند: یک منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم می نماید ونیز به شناسایی ودرک مساله کمک می‌کند. نورساطع از سیستم اطلاعات مدیریت بااین هدف است که برای مدیران علائم مساله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که نمی‌تواندنیازهای خاص هرفرد را برطرف کند، مساله رابرآورد سازد. اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق موردنیاز رافراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم درپاسخ به چنین نیازی بوجود آمد(مک لوید 1378، 5-434،411).
ازآنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه واتوماسیون می‌باشد، ممکن است ناخواسته بعضی تغییرات رفتاری درکارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتورانسانی رادرمؤسسات می رساند. کارکنان شرکتهایی که برای اولین بارسیستم های پردازش داده ها رانصب کرده بود، احساس ترس کردند. کارکنان ازاین می ترسیدند که رایانه‌ها باعث بی کاری آنها شود که عملاً دربعضی موارد همینطور شد. حتی درجاهایی که مدیران نخواهند ازحجم نیروی انسانی خود به علت رایانه‌ای شدن بکاهند، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده وبه حریم شخصی آنها وارد شود، می ترسیدند. ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود. البته باید این رادرنظر داشت که اکثر کارکنان ترس خودرا پنهان می کنند. درصورت اول مشکل اینجاست که بعضی مدیران هم ممکن است ازسیستم جدید،  خود ترس داشته باشند. درچنین مواقعی چنین مدیری نمی‌خواهد اطلاعات رابادیگران تقسیم کند. دلیل آنها این است که آنها اطلاعات راجمع کرده اند وباید توانایی استفاده ازآن راداشته باشند. باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشه شود. مدیریت شرکت می تواند بااجرای تدابیر زیراز ترس کارکنان بکاهد:

1-استفاده ازرایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادان کارهای تکراری خسته کننده به رایانه ودادن کارهایی که تواناییهای آنهارابه چالش برمی‌انگیزد؛
2-استفاده ازارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان ازتوجهات شرکت ؛
3-ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان، متخصصان اطلاعاتی ومدیریت؛
4-اهداف شرکت رادرراستای نیازهای کارکنان مشخص کنند (Mcleod 348-349).
درنهایت قابل توجه است که امروزوظایف MIS ازمدیران فراتررفته وکلاً MIS با کاربرد رایانه درخدمات تجارت وشرکتها درآمده است امروزه دردفتر هرشرکتی بخش MIS یامعاونت MIS رامی توان مشاهده کرد.
 
اداره  مجازی (Virtual office)
گفتیم که امروزه MIS ازمفهوم اولیه خودگسترش پیداکرده کلاً به کاربرد رایانه درزمینه تجارت وموسسات درآمداست اولین پدیده ای که بعداز ورود این نگرش به موسسه دربرخواهد دانست اتوماسیون خواهد بود که درنهایت منجر به دفتر مجازی می شود اولین اتوماسیون اداره (office) درفعالیتهای دفتری ومنشی‌گری بکاربرده می شد. بعدها نیازهای ارتباطی مدیران ودیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد. درسالهای اخیر، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای ازراه دورگسترش یافته است که پیوند دراین نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد. موقعیتهای ازراه دورکه شامل خانه ها، اتاقهای متصل، خودروها وهرمکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند، اداره مجازی نامیده می‌شود. اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات وتجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی، کاهش توقف کاری ویک نوع کمک اجتماعی رادارد. البته دربرابراین مزایا اشکالاتی هم دربردارد. اشکالات عمدتاً شامل کارکنان  می شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعلق به شرکت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر، وتنش خانوادگی خواهند داشت.که البته شرکتهامی توانند حلقه ارتباط خودرابا کارکنان از طریق تماسهای تلفنی مداوم، بکاربردن کنفرانس های تلفنی، ملاقات های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات راکاهش دهند. هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن رابکارمی برد، افزایش بهره وری می باشد. اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه‌پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسنادچاپی مانند نامه ها، یادداشتها وگزارشها بود. نامه الکترونیکی ونامه صوتی، راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی رابه چالش طللبیدند. درهردومورد فوق، جعبه پستی کاربران درحافظه رایانه قراردارد. تقویم الکترونیکی شخص رادرشرکت برای دسترسی به تقویمهای ملاقات دیگران برای ملاقات وجلسه با آنان یاری می کند.کنفرانس ازراه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می‌باشد .سه نوع کنفرانس ازراه دور وجود دارند:کنفرانس ازراه دورصوتی، تصویری ورایانه‌ای .لازمه کنفرانسهای صوتی دسترسی شخص به تلفن می‌باشد. کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می‌کند. کنفرانس رایانه‌ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جزاینکه شرکت کنندگان وموضوعات آنها خیلی محدودتر هستند. فاکس یک دستگاه کپی ازراه دورمی باشد که می تواند با استفاده از دستگاه فاکس یا رایانه‌ها انجام شود. اگرچه فاکس یک برنامه باارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجودآمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند. ویدئوتکست، موادمتنی وگرافیکی رااز طریق حافظه رایانه قابل دسترس می سازد. سیستم های تصویری مدرن برمحدودیتهای کاغذ وذخیره میکروفرم، بابه‌کاربردن OCR وفن‌آوریهایی دیسک فشرده غلبه کرده است. نشررومیزی برنامه کاربردی دراتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه‌ای وتخصصی رادارد. اتوماسیون اداری می تواند باارائه پیوندهای ارتباطی به حل مشکل کمک نماید. ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر براساس خصوصیات سازمان، سلیقه های شخصی ومنابع قابل دسترسی شکل می گیرد. بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری، جایگزین هایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند درحالی که دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی راارائه می دهند. (Mcleod 1998,393-394)

سیستم های پشتیبانی تصمیم(DSS)
همانگونه که گفتیم سیستم های اطلاعات مدیریت اشکالاتی دارد که سیستم های پشتیبانی تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است. سیستم اطلاعات مدیریت به منظورتدارک پشتیبانی شخصی برای هر مدیرنمی باشد. این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت، اقداماتی راباعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت. سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور استفاده توسط یک مدیر خاص یاگروهی ازمدیران درهرسطح سازمانی برای اتخاذ تصمیم درفرآیند حل یک مساله نیمه ساختاری، تعریف می شود. سیستم پشتیبانی خروجی به شکل گزارشات ادواری یا خاص، یا نتایج مشابه سازیهای ریاضی راایجاد می کند. استیون. ال. آلر پس از مطالعه پنجاه وشش موسسه، شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم را شناسایی نمود. ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم ازطریق ایجاد توانایی بازیابی عناصر داده ها از پایگاه اطلاعات به مدیر کمک می کند. پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً تصمیماتی رابرای مدیراتخاذ می نمایید. سیستم پشتیبانی تصمیم درمقابل سیستم اطلاعات مدیریت: 1-فرد را حمایت می‌کند 2-حمایت مستقیم ایجاد می کند 3-تمام مراحل حل مساله راحمایت می‌نماید 4-مسائل نیمه ساختاری راحمایت می کند 5-برپشتیبانی تصمیم تاکید دارد.
مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم ،شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت راتجربه نکرد. به احتمال قوی دلیل اصلی آن، دامنه محدودترسیستم پشتیبانی تصمیم است. برخورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم، شانس موفقیت خودراحداکثر می کند (مک لوید 1378،444-442،440).

هوش مصنوعی سیستم های خبره وتأثیرآن برسیستم های پشتیبانی تصمیم
هوش مصنوعی فعالیت ایجاد توانایی درماشین هایی چون رایانه‌ها جهت به نمایش گذاردن رفتار هوشمندانه است که درانسانها مشاهده می شود. هوش مصنوعی نشان‌دهنده پیشرفته‌ترین کاربرد رایانه تابه امروز بود که تلاش می کند تابعضی انواع منطق انسانی راتقلید کند. نطفه های هوش مصنوعی فقط دوسال پس از استقرار اولین رایانه برای استفاده دربازرگانی گذارده شد. تحقیق هوش مصنوعی ادامه یافت امابه هدفهای محدودتر کاربردهای رایانه، چون سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم منجر شد. ولیکن درطی زمان پژوهش مداوم ادامه یافت تا مرزهای استفاده ازرایانه برای اموری که عمدتاً‌ هوش انسان راطلب می کند، گسترش یابد. یک زیر مجموعه اصلی هوش مصنوعی، سیستم های خبره هستند. سیستم خبره یک برنامه رایانه‌ای است که به  صورت یک انسان خبره عمل نموده واستفاده گر را درنحوه حل یک مساله راهنمایی می کند. عمل استفاده ازیک سیستم خبره را مشورت می نامند که استفاده کننده باسیستم خبره برای راهنمایی مشورت می کند.مفهوم سیستمهای خبره براین فرض استوار است که دانش متخصصین درحافظه رایانه ضبط ودردسترس کسانی که به کاربرد آن دانش نیاز دارند قرارگیرد. یک سیستم پشتیبانی تصمیم شامل برنامه هایی است که منعکس کننده چگونگی اعتقاد یک مدیردرحل یک مساله می باشد. یک سیستم خبره، ازطرف دیگر فرصتی برای تصمیم گیریها پیش می آورد که ازقابلیتهای مدیر افزونتر است .تمایز دیگر بین سیستم خبره  وسیستم پشتیبانی تصمیم ،توانایی سیستم خبره درتوصیف نحوه استدلال جهت نیل به یک راه حل خاص است. اغلب اوقات شرح نحوه دستیابی به یک راه حل، از خودراه حل ارزشمندتر است.
داده هایی که بوسیله برنامه های سیستم پشتیبانی تصمیم استفاده می شود، اصولاً‌به صورت عددی بوده و برنامه ها، تأکید براستفاده از روشهای ریاضی دارند، لیکن داده هایی که بوسیله سیستمهای خبره بکارمی رود نمادی تر بوده واغلب بصورت متن تشریحی می باشند. برنامه هایی سیستم های خبره بربکارگیری برنامه های منطقی تأکید دارند. یک مدل سیستم خبره مشتمل برچهار بخش اصلی است:1-یک موتور توسعه که متخصص وتحلیل گر سیستم ها برای ایجاد سیستم خبره بکارمی برند؛2-یک پایگاه دانش که معلومات گردآوری شده درمورد مساله خاص موردحل رادرخودجامی دهد؛3-یک موتور استنتاج که توانایی تفسیر محتوای پایگاه دانش رافراهم می کند؛4-یک رابط استفاده گر که به استفاده کننده کمک نموده تابه سیستم خبره بوسیله پایانه صفحه کلید رابطه برقرارکند. دوزبان برنامه نویسی لیسپ LISP) )وپرولوگ (PROLOG) برنمایش نمادین مبنای علمی بسیار مناسب است وبرای برنامه نویسی سیستم های خبره، مناسب می باشند.
مزیت اصلی یک سیستم خبره، توانایی آن دربهبود عملکرد شخص مدیر در یک قلمرو مساله خاص است. رایانه می تواند دانش موردنیاز برای حل مساله رابا سرعت الکترونیک بکاربرد. این توانایی به مدیر به دوشیوه بهره می رساند: اول برای مدیر امکان پذیر می سازد تابه فعالیت حل مسأله که سابقاً‌غیرممکن بود، مبادرت نماید. نفع دوم افزایش سرعت آن است که مدیر راازسایر فعالیتها آزاد می سازد. رایانه مانند شخص مدیر دارای ایام خوب وایام بد نمی باشد. هنگامی که استدلال کردن درداخل رایانه، برنامه نویسی می شود، مدیرمی داند که همان فرآیند حل برای هرمساله ای دنبال خواهدشد. بااین مشخصات، سیستم های خبره، دومحدودیت عمده دارند: اول اینکه آنها، علم متناقض رانمی تواند کنترل نمایند دوم اینکه سیستم های خبره، نمی توانند مهارتهای غیراستدلالی رابه عنوان مشخصه شخص حل کننده بکارببرند.

نتیجه
درطول مقاله شمایی کلی از سیستم های اطلاعاتی وبالاخص سیستم های اطلاعاتی مدیریت ترسیم شد.  همانطور که دیدیم سیستم های اطلاعات مدیریت رامی توان ازدو دید اخض واعم دید. ازدید احض سیستم اطلاعات مدیریت  فقط همان سیستم اطلاعات است که درخدمت مدیریت است ولی درمعنی اعم، به کاربرد رایانه و  سیستم های اطلاعاتی درتجارت وتوسعه موسسات می پردازد. درطول مقاله مشخص شد که سیستم اطلاعات مدیریت فضای حل مساله بیشتری رانسبت به دیگرکاربردها اشغال می کند پشتیبانی آن از بسیار کم تابسیار زیاد درتغییر باشد ومسائلی که پشتیبانی می کند می تواند به دوصورت ساختاری یانیمه ساختاری باشد. لیکن بشر متوجه پشتیبانی نیازهای اطلاعات کلی درسازمان تانیازهای فردی است. پشتیبانی که توسط سیستم پشتیبانی تصمیم فراهم می شود مشابه سیستم اطلاعات مدیریت می تواند ازبسیارکم تابسیار زیاد درتغییر باشد. تنها درمسائل نیمه ساختاری به طورویژه کارمی کند. خصوصیتی که آن را از سیستم اطلاعات مدیریت متمایزمی سازد شیوه ای است که درآن پشتیبانی نزدیکتری ازشخص مدیران انجام می شود. کاربردهایی سیستم اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته وبه بهترین شکل برای مسائل باساختار کم که ارتباطات غیررسمی فراوان است-وفق می یابد. باوجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مساله رادراختیار قرارمی دهد، تصمیم درمورد نحوه بکارگیری آن به مدیران محول می شود.
 گسترش سیستم های اطلاعاتی باعث می شود که از ماهیت بروکراتیک مدیریت دولتی کاسته شده وبه سمت وسوی اینفوکراسی گام بردارد. برخی از صاحبنظران براین باورند که با تصمیم فن‌آوری اطلاعات،‌مبانی دموکراسی درمدیریت دولتی تضعیف می شود زیرا ماهیت فن‌آوری اطلاعاتی بیش از آنکه جهت گیری دومکراتیک داشته باشد، گرایشهای تکنوکراتیک دارد. ازسوی دیگر عده ای براین باورند که به کمک فن‌آوری اطلاعات ارزشهای دموکراتیک مانند تکثرگرایی، آزادی بیان،… تقویت خواهد شد. درجهان ارتباطات ، کنترل مستقیم جای خود رابه ابزارهای غیرمستقیم مانند استانداردسازی، آموزش وپرورش می‌دهد. اطلاعات مبنای قدرت است وانحصار قدرت از هرنوعش که باشد دربلندمدت تبعات منفی خود رانمایان می سازد، هم به جامعه زیان می رساند وهم کل حاکمیت رازیرسؤال می ببرد. (زاهدی 1380،7-125)
پس برای این مهارانحصار باید به نوعی اخلاقیات معتقد بود مدیریت باید دربهره گیری از مظاهر جدید فن‌آوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی باید الزامات اخلاقی چون: 1-بهبودکیفیت خدمات دستگاههای حکومتی؛2-اطمینان ازمحرمانه بودن اطلاعات مردم ؛و 3-دوطرفه بودن جریان اطلاعات میان مردم وحکومت، را رعایت کند.

---

سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS -شماره یک

موضوع این بحث مقاله سیستم اطلاعات مدیریت می باشد سیستم اطلاعت مدیریت به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می باشد همانطور که می دانیم برای مدیریت درقرن 21 نمی دانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم:
1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها،  که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می نماید.
مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد. از طرف دیگرسیستم های مدیریت وابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد:1-کنترل سنتی  2-کنترل بروکراتیک  3-کنترل کاریزماتیک  4-کنترل اینفورماتیک .
درساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می پذیرفت وبدان گردن می نهاد. دروضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می گردید. دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می کردند زیرا آنها را قبول داشتند. دربروکراسی، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می شد، ساختاری که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود. دراینفوکراسی، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد کرده است واینفوکراسی می تواند هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد. ازسیستم های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی 1380،123).
باتوجه به ویژگی خطیرسیستم های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند. دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه 100000تا 300000 دلاراست (مومنی 1372،32). عملاً کارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد این مدیر برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می باشد.
درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت کتابخانه که بر اساس مفهوم سیستم‌های اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، کارهایی توسط همبرگ و دیگران[1](1978) انجام گرفته است. آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصمیم گیری ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شکل گرفته بود. بومر و کروبا (1983) شش حوزه کلیدی اخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی کرده‌اند. این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و کتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین کتابخانه‌ای و امکانات فیزیکی. بطورکلی می‌توان گفت که گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه می باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.

مفاهیم سیستمها
سیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند (Mcleod 1998,12) .مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد باهم ترکیب می شوند. درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد  به برونداد، تبدیل می‌شود. دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظر قرار می دهد. مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخود به جریان منابع متصل می شود. بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سیستم کسب می کند وآن رابرای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد. مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده ومنجر به علائمی به عنصر دررونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش راتغییر دهد (Mcleod l998,12). وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونیک و….می باشند وفرایند خدمات فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان موادقابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر وکارآمدتر به مراجعان وکاربران می باشد، تبدیل می کند .مکانیسم کنترل دراینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مراکز خدمات فنی ومجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراینجا ارتباطات وروابطی است که شخص رئیس رابا قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند.
هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقه بازنامیده می‌شود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطورکه می دانیم حلقه‌ای که بازباشد، حلقه نیست. حال سیستم ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد. مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم های فرعی،  سیستم های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر  است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد. یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد. این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی (فکری) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند. یک سیستم ادراکی عموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیره شده دررایانه (Mcleod 1998,23-24) .

روش سیستم ها ودیدگاه سیستمی
بطورکلی هرموسسه ای برای تداوم جریان کاری خود نیازبه یک دید سیستمی دارد. دیدسیستمی که همه بخش های درونداد وبرونداد وفرآیند تبدیل را ازطریق مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد ، زیرنظرداشته ویک نوع یکپارچگی درتصمیم‌گیری، که لازمه موفقیت یک مؤسسه می باشد، بوجود می آورد که اثرات هرتصمیم رادردیگر بخش های به ظاهر غیرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل کسانی هستند که محیط خودرا شناخته وسیستم های موثر جمع آوری اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معیارهای عملکرد وشبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان خودتشخیص داده اند. تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکرسیستمی است . اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود. (مک لوید 1378، 136).
حل کنندگان مسائل بازرگانی جزواولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مسأله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک‌دانان وشیمی‌دانان ودانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان وجامعه شناسان باز می گردد. این دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند (مک لوید 1378،200). مدیران برای حل مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش ودیده سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهوراست دراین روش اولین اقدام مدیردرشکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد درمرحله دوم باید ازآنجا که هرسیستمی با محیط خود ارتباط دارد، محیط موسسه درک شود. درمرحله سوم سیستمهای فرعی وزیرسیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعدازاین مراحل یافاز تجزیه وتحلیل مسأله می رسیم یعنی درمراحل قبلی شناخت کلی وداده های موردنیاز به دست آمد وهرحال باید آنها راپردازش کرد. اولین مرحله از این فاز گذراز سیستم به سطح زیرسیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد وحال به سومین فاز یعنی فاز طراحی وترکیب می رسیم.  اولین مرحله این فاز شناسایی راه‌حل های گوناگون، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل، مرحله بعدی اجرای راه حل وآخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی می باشد. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگریک مدیرسازمان خودرابه عنوان یک سیستم درنظرگیرد، مکانیسم حل مسأله آنها آسانتر وکارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). باید متذکر شد که ایده مشاهده هرچیری به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست. درواقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هرپدیده ای بوجودآمده است. این ایده اولین باردرسال 1937 توسط لودویگ وان برتالانفی( Ludwig von Bertallanffy) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد. او این روش جدید راکه اشاره به فرمالیته کردن اصولی که درسیستم ها عموماً بکارمی روند ،چه ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیروهای بین آنها، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد. بعدها درسال 1956 کنث بولدینق (Kenneth boulding) تئوری عمومی سیستم‌ها را به یک روش دیگر ارائه کرد. بولدینق دورویکرد درتوصیف تئوری عمومی سیستم ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلهابرای توصیف پدیده هامی باشد. یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود (entity) نامیده می شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فیزیکی، داستان وار، گرافیکی وریاضی، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار کردن با «موجود» رامی دهد، که ازاین طریق ،دیگر عناصرهم درک می شوند. یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هرنوع سازمانی بکاررود، اما نمی‌توان انتظارداشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، وقتی که فردتازه فارغ التحصیل شده وکارش را شروع کند، آشکار می شود. مدل به فردبرای تنظیم شرکتش کمک خواهد نمود. درآغاز، هرچیزی تازه خواهدبود:چهره های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد،به این علت که مدل یک تصویر ذهنی ازآنچه مورد انتظاراست رابرای فرد، فراهم خواهدکرد (Mcleod1998,155-154). باید به یادداشته باشیم که بهترین سیستم ها درصورتیکه کاربران آن را بکارنبرند توفیقی نخواهد داشت. وامروز سیستم هاومدلها با ابزارهای وسیستم های رایانه‌ای طرح ریزی شده وبه ندرت ازروشهای دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می‌شود.

چرخه حیات سیستم
هرزیرسیستمی در سیستم‌های های اطلاعاتی رایانه‌محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد:آن متولد می شود، رشدمی کند،  تا به بلوغ می رسد، عمل می کند ونهایت می میرد. این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم[2] (SLC) نامیده می‌شود وشامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا، به کاربردن.دوره حیات یک سیستم مستلزم گذراز مراحل استانداردی  است که هریک به فعالیتهای مدیریتی نیازدارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یاعدم مطابقت با تغییر محیط کمترمفید وموثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای یک سیستم جدید برنامه ریزی می شود، نقایص زیادترگردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است. طول حیات هریک ازاین مراحل درسیستم ها متفاوت است (رولی 1380،9-198). البته قابل ذکراست چون که امروزه اکثرسیستم ها بصورت رایانه‌ای طرح ریزی می شوند ورشد رایانه وفن‌آوریها واطلاعات وارتباطات زیاداست دوره حیات سیستمهای رایانه‌ای نسبتاً کوتاه می باشد. اصل اساسی تجزیه وتحلیل یک سیستم وطراحی، عبارت است ازتشخیص نیازیک سیستم به تجدید نظرویا جانشینی آن واصل دوم سلسله مراتب واولویت وآمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است (مومنی1370 ،313). امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم ازمنحنی ها استفاده می کنند وبه آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهارجزء ومرحله متفاوت است که درکارآیی هرسیستمی تأثیر بسزایی دارد:1-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاک (deterbation) (مومنی 72-314)

اطلاعات
برای فهم واقعی معنی اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها ماابتدا تعریفی ازاین دوراارائه می نماییم:داده ها شامل واقعیتها واشکالی هستند که برای کاربر، بی‌معنی می باشند. وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند. پس اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند. تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه‌ای، عناصر غیررایانه‌ای یا ترکیبی ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16). اطلاعات درسیستم های سازمانی مختلط انسان وماشین ازمنابع زیرتغذیه می شود:1-دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت2-روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم‌های های عامل3-روشهای انتقال اطلاعات ونحوه ایجاد ارتباط وذخیره‌سازی وبازیابی .
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد. ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفیداز اطلاعات دراین آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دوسبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند. سبک سیستماتیک (systematic): مدیرتوجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ،مانند روش سیستمها دارد. سبک حسی (intuitive) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی رابرای وضعیت خاص، تغییر می دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا که نیاز مادر اختراع است ابتداباید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم. مدیرآشنابه اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن کنترل شود. اطلاعات به صرف اینکه بوسیله رایانه چاپ شده است درست نیست. آشنایی یک مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران درتقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است (مک لوید 1378،34).
افزونگی بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی که درمورد داده ها وجود دارد، لیکن افزونگی درفرایند ارتباطات مانعی درمقابل بروز خطاست. یک نکته مهم درطراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی درتصمیم گیری است. ارزیابی عنصراطلاعات، کارمشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصراطلاعات دریک مجموعه است.

سیستمهای اطلاعاتی
همانطور که ذکرشد به علت گستردگی وپیچیدگی موجوددرسیستمها، مدیران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتی از سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزارهای رایانه‌ای وفن آوری اطلاعات به گردآوری اطلاعات وپردازش سیستم های می پردازند روآورده اند. البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکرکنند، برنامه ریزی کنند وبه چگونگی تغییرات واکنش دهند. هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم هارا اداره می کنند وجود دارد. وباید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی ازاین افراد عملاً سیستم های رایانه‌ای یا سیستم های فن‌آوری اطلاعات را طراحی می کنند. تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران، کارکنان اداری ودیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند (Curtin et al 1998,23). انبوه اطلاعاتی که درپایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدرزیادهستند که برای مدیران، بی معنی (وغیرقابل استفاده  ) می شوند. این آنارشی وهرج ومرج درحجم انبوه اطلاعات نیازبه یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی وتقسیم بندی آن برای استفاده هرچه بیشتر ازآن می باشد.
سیستمهای اطلاعاتی ریشه درتصاویر غارها دارند واعضای یک قبیله با استفاده ازاین سیستمهای بسیار اولیه دادوستدهای خود را انجام می دادند. وقتی میزان دادوستدها اندک وتعداد افرادی که بایکدیگر ارتباط برقرارمی کنند، انگشت شمارباشد، می توان کارهارابا استفاده ازاین سیستمها انجام داد، اماچنانچه میزان معاملات افزایش پیداکند وافراد بیشتری نیزدراین فعالیتها درگیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته ترباشد (بهان 1377،6).
باتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی بامدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است این مسأله به نرم افزارویا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها ومعیارهایی که دراین انتخاب به کار می رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یاخیر رادربرمی گیرد. درصورتی که هدف ازمدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان ازطریق تقویت تواناییهای آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یک وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است. امروزه مدیران ارزش رقابتی واستراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی رابه خوبی تشخیص می دهند. درمیان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شوند. اطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌توجهی  برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد. چنین سیستم اشتراکی فواید زیررا  داراست:
کاهش کارهای تکراری درنگهداری پایگاههای اطلاعاتی، ارائه داده های دقیقتر، (زیراداده ها دریک محل نگهداری می شوند وفقط نیازاست که روز آمد شوند)؛ ایجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوری که هرفرد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی 1380، 11-9 ،7)
امروز استفاده از سیستمهای اطلاعاتی (IS) دربیشتر شرکتهای جهان رایج است. طبق آماری، بیش از 70 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند این مورد درشرکتهای مکزیکی بیش از 90 درصد می باشد. بیش از 60 درصد شرکتهای مکزیکی وبیش از 80 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).
 
سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ها
همانطور که ذکرشد توسعه رایانه‌ها چه از بعدسخت افزاری وچه ازبعدنرم‌افزاری نقش بسزایی درتوسعه سیستمهای اطلاعاتی برای پردازش اطلاعات فراهم ساخت. برای بررسی چگونگی گسترش سیستم های اطلاعاتی بایدنسلهای ودوره های پیشرفت رایانه‌ها را بشناسیم:
بطورکلی عموماً‌رایانه‌هارابه 5نسل تقسیم بندی کرده اند:
سه نسل اول رایانه‌ از طریق شناخت بخشهای الکترونیکی آن که دارای قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسی می گردد. این تقسیم بندی به شرح زیراست:
1-رایانه‌های نسل اول: دریچه های الکترونیکی (که بیشترمکانیکی بوده اند) 2-رایانه‌های نسل دوم: ترانزیستور 3-رایانه‌های نسل سوم: مدارهای مجتمع (یاهمان ICها)
 تحول رایانه ازیک نسل به نسل بعدی از نظرهای زیرسودمند است:

1-کوچک شدن اندازه رایانه 2-بالارفتن ضریب اطمینان 3-کاهش مصرف برق 4-بالارفتن سرعت کار 5-پایین آمدن قدرت خرید وهزینه های کارکردن آن .
به نظر بعضی متخصصان رایانه‌های نسل چهارم وپنجم آنهایی هستند که براساس مجتمع سازی با تراکم بسیار بالا (VLSI) شکل گرفته اند. رایانه‌های نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رایانه‌های اطلاق می شود که ازرابطهای توسعه یافته ازهوش مصنوعی بهره گرفته اند (رولی 1380، 92-91). رایانه‌های امروزه پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه‌ها هستند که قابلیت ذخیره وپردازش زیادتری نسبت به نسلهای قبلی دارند.
امروزه ابررایانه‌هایی اختراع شده اند که توانایی انجام چندین میلیون عمل رادریک میلیون ثانیه دارا می باشند که ازاینها درمسائلی چون پیش بینی زلزله وبیش بینی سکته تمامی مغزی وقلبی وژنتیک انسانی استفاده می شود.
مدارالکتریکی اصلی اکثرمیکرورایانه‌ها به شکل ذره ریزسیلیسیوم است که ازناخن انگشت هم کوچکتراست. رایانه شخصی یک میکرورایانه است که فقط توسط یک نفر، یا شاید چند نفری که درهمان محل کار می کنند مورد استفاده قرار می‌گیرد. رایانه‌های شخصی رادرهرمکان مانند سازمانهای بزرگ، سازمانهای کوچک وحتی منازل می توان یافت .دستگاههای منگنه کارت که با اولین رایانه  به صورت انبوه تولید شده بنام رمینگون رندیونیوک I درسال 1951 کارگذاشته شدواستقرار یونیوک I ، توسط جنرال الکتریک درسال 1954 شروع استفاده رایانه برای پردازش اطلاعات بازرگانی بود که قابل ذکراست که استفاده ازرایانه دراین دوره تنها به سازمانهای بزرگتر دولتی وموسسات تجاری محدود می‌شد. سیستم ها با معیارهای امروزی بسیارگران بودند. مینی رایانه‌ها وسپس میکرورایانه‌ها تاثیرات عمیقی رابرهزینه محاسبات برجای نهاند. امروزه یک سازمان درهراندازه ای می‌تواند از عهده تامین یک رایانه‌ برآید (مک لوید1378،241،24،19).
اولین کاربرداصلی رایانه، پردازش داده های حسابداری بود آن کاربرد با چهار عمل دیگرهمراه بود: سیستم های اطلاعات مدیریت، سیستم های پشتیبانی تصمیم، ادارهمجازی، وسیستم های دانش محور؛  همه این 5کاربرد،  سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور را تشکیل می دهند.
روشی که همه سیستم ها درطول ده 1950، 1960، واوایل 1970 توسعه دادند روش سنتی بود. دراواخر دهه 1970 یک گرایش جدیدی که بیشترین تاثیرراروی استفاده ازرایانه گذاشت دیده نشد. این گرایش افزایش علاقه بعضی از کاربران درتوسعه کاربردهای رایانه‌یشان بود. نامی که به این گرایش اطلاق شد کاربا رایانه استفاده گرنهایی است. کاربرنهایی مترادف با کاربر می باشد باید درنظرداشته باشیم که کاربا رایانه استفاده گرنهایی به خاطرچهار عامل متحول شد:
1-افزایش سوادرایانه‌ای 2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتی 3-قیمت کم سخت‌افزار 4-نرم افزارهای از پیش نوشته شده.
رایانه تاثیر مثبتی برروی ملتهای بزرگ وکوچک گذاشته است. درکشورهای کوچکتر، محدودیتهای دولتی کاربرد فن‌آوری راکند می کند. وقتی که دولت حامی باشد مانند اسرائیل مصر وتونس استفاده از رایانه می تواند شکوفا می‌شود. ملل کوچک تر علاوه براستفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع نرم‌افزاررابرای صادرات محصولات خودبه کاربران بازارجهانی، توسعه داده اند. دراکثر موارد، ایالات متحده رهبرجهانی دراستفاده از رایانه می باشد (Mcleod1998,4,22,23,28). متخصصان اطلاعاتی باراصلی خدمات اطلاعاتی رابه دوش می کشند حال می خواهیم متخصصان اطلاعاتی رابیشتر بشناسیم .

از دورکاری تا کار الکترونیکی ـ سازماندهی انسانی کار

جامعه‌ای که اصطلاحاً جامعه‌ی دانشی نامیده می‌شود، تعداد فزاینده‌ای ازسیستم‌های فنی و اجتماعی را عرضه می‌کند که از طریق آن‌ها می‌توانیم با خلق سریع دانش، با نیازهای خاص خدمتگیران همگام شویم.
شاید بپرسید که آیا از منابع انسانی و فنی، خوب استفاده می‌شود یا نه؟ آیا فناوری بخوبی از تولید پشتیبانی می‌کند، و آیا به برقراری تماس‌های درون‌سازمانی و تماس با خدمتگیران کمک مؤثر می‌کند؟ آیا روابط داخلی و دوجانبه بین کارکنان و مدیریت به گونه‌ای سازماندهی شده‌اند که به پیشبرد روند خلق و اشاعه‌ی دانش بینجامند؟

اشتغال و شکل‌های جدید کار
گرایش عمومی، به کارهایی است که وجه غالب آن‌ها، دانش است و توجه به چنین امری به‌خودی‌خود، شرط اولیه‌ی توسعه‌ی سالم می‌یاشد. باید از عوامل خاصی که اشتغال به آن‌ها بستگی دارد، ارزیابی دقیق‌تری به عمل آورد. باشکل‌های بدیع کار، می‌توان به مزایای ویژه‌ای درارتباط با اشتغال و بهره‌وری دست یافت.
به موجب یک بررسی تجربی که به‌وسیله‌ی «پکا ییلوستالو»[3] انجام شد و بر شرکت‌های فنلاندی متمرکز بود، مکان‌های کاری که امکان یادگیری مستمر در آن‌ها فراهم شده بود، دارای میانگین افزایش برابر با 15 نفر بودند، درحالی که تعداد کارکنان مکان‌های کاری که فرصتی برای یادگیری و رشد فراهم نمی‌کردند، رو به کاهش بود. متأسفانه فقط یک چهارم از مجموع مکان‌های کاری در رده‌ی موارد مثبت قرار داشتند.
بررسی‌ها همچنین نشان می‌دهند که اثرات اشتغال، بیش‌ترند؛ گروه‌ها، کانون‌ها، نوبت‌های کاری، و محافل کیفی بیش‌تری به ظهور رسیده‌اند. اگر درمحل کار موفق به نوآوری در فرآیندها شویم، افزایش اشتغال در ارتباط با دیگر عرصه‌ها به سه برابر می‌رسد، و در صورت نوآوری درتولید،‌ اختلاف در پیامدهای اشتغال، به 12 برابر می‌رسد.

یادگیری و توسعه‌ی سازمانی
حیات کاری  مبتنی بر دانش و کاردانی، نیازمند مهارت‌آموزی پایه‌ای و حرفه‌گرا است. مهارت‌آموزی درعین‌حال به یک هدف شخصی تبدیل می‌شود. مطالعات پژوهشی نشان می‌دهند که مهارت‌آموزی، سرمایه‌گذاری خوبی در حوزه‌ی اشتغال و بهره‌وری است، به‌شرطی‌که بنابه یک نیاز خاص، به آن اقدام شود، یا این که سازماندهی کار نیز در همان حین گسترش یابد و مهارت‌های جدید و پیشین، واقعاً در سازمان به کار گرفته شوند.
در همین ارتباط، مزایای فناورانه را نیز تنها هنگامی می‌توان دریافت که حال و هوای عملیات درمحیط شغلی ارتقا یابد. اگر ندانیم که چگونه درمحیط کار از مهارت‌ها یا از فناوری پیشرفته بهره بگیریم، یا اگر هدف ما درمحیط کار، سودبردن از منابع عمومی و از جویندگان کار، بدون توجه به مسئولیت‌ها و بدون توجه به کارآیی واقعی باشد، در آن صورت، ایراد کار را تنها در مهارت‌آموزی نباید جستجو کرد.
خانم‌ها و آقایان، برای بهره‌گیری از سرمایه‌گذاری‌های فناورانه و مهارت‌آموزی، نیازمند سازماندهی مجدد کار هستیم. بهره‌گیری از سرمایه‌ی فکری و مهارت‌آموزی به این معنا است که کانون توجه سیاست کار را به سوی ابزارها و شیوه‌های توسعه‌ی حیات کاری تغییر دهیم. باید از محل‌های کار در بهبود کارکردهایشان پشتیبانی کرد واین، کار آسانی نیست؛ هر چند که ما پیش‌شرط‌های اطلاعاتی و سازمانی لازم برای این امر، و نیز مقدار تجربه‌ی عملی لازم را به دست آورده‌ایم. سیاست «توسعه‌ی حیات کاری» در عرصه‌ی صنعت و پیشه[4]، سیاست بسیار ثمربخشی است، زیرا عمدتاً از سرمایه‌های فنی و انسانی موجود بهره می‌گیرد. به تبع اصطلاح معروف «تحقیق و توسعه»[5] در اینجا باید از «یادگیری و توسعه‌ی سازمانی»[6] سخن بگوییم.

از دورکاری تا کار الکترونیکی
تعریف سنتی دورکاری، کار در مکان‌هایی غیر از مکان‌های کاری متعارف کارفرما، استفاده از فناوری اطلاعات یا فناوری مخابرات و احتمالاً اوقات کاری انعطاف‌پذیر را شامل می‌شده است. در بررسی این مشخصه‌ها، می‌بینیم که کاربرد فناوری مخابرات واطلاعات، امروزه پیش‌شرط تقریباً هرنوع کاری است. انجام کارهای شخصی بر محیط‌های رابط کاربر[7] و شبکه‌های داده‌ای استوارند. اتصالات ]ارتباطی[ درونی و بیرونی محل‌های کاری و نیز انتقال اطلاعات و داده‌ها، از عناصر کار معمول ]وبهنجار[ هستند. بنا به توافق محلی و شخصی، اوقات کاری، متنوع و گوناگون می‌شوند. فناوری سیار، مثل تلفن همراه، برقراری تماس و انجام کار در هر مکانی را، عملاً ممکن ساخته و در نتیجه تغییرات فنی و سازمانی، توصیف عمومی کار را در راستای دورکاری  گسترش داده است.
علاوه بر نکات بالا، دریافته‌ایم که تأمین نیازهای خدمتگیران، نیازمند همکاری دو جانبه در سطحی عمیق‌تر می‌باشد. این امر در قالب عملکردی دریک زنجیره‌ی ارزش افزوده، یا در شبکه‌ی ارزش افزوده نمود می‌یابد: کارکنان غالباً در گروه‌هایی کار می‌کنند که افراد تشکیل‌دهنده‌ی این گروه‌ها از سوی سازمان‌های مختلفی استخدام‌شده‌اند.
حتی محیط رابط یک سازمان ممکن است انعطاف‌پذیر باشد. یک سازمان کارآمد دارای همکاری‌های گسترده است، توزیع‌شونده است، و بلکه از بسیاری اتصالات و ارتباطات خود، ارزش افزوده کسب می‌کند.
به این دلیل،‌ کار معمولاً به سمت و سویی تغییر شکل می‌داد که تا دیروز، با واژه‌ی دورکاری به آن اشاره می‌کردیم. امروز به جای دورکاری، از کار الکترونیکی سخن می‌گوییم. البته این بدان معنا نیست که حیات کاری، یکباره و یکسره، از نظر فناوری یا اوقات کاری، وضعیتی انعطاف‌پذیر یافته، یا این که غایت مطلوب ما چنین وضعیتی است. ولی در هر حال، پیشرفت‌ها مسیری را در پیش گرفته که دورکاری مثل کار ]متعارف[، یعنی کار از طریق شبکه‌های داده‌ای، که در بسیاری جاها مستقر شده و پشتیبانی فنی می‌شود، به شکلی خارق‌العاده در حال گسترش است.
مفهوم شبکه عرفاً با پرهیز از تحرکات فیزیکی غیرلازم، صرفه‌جویی‌های زیست‌محیطی و تقسیم کار به شیوه‌ای که به لحاظ خط‌مشی‌های منطقه‌ای، مصلحت‌آمیز می‌باشد، پیوند خورده است. این مضامین هنوز بحث روز هستند، و بحث درباره‌ی دورکاری به کاربردهای عملی در این عرصه‌ها منجر شده.

کار الکترونیکی وکیفیت حیات کاری
تماس‌های فزاینده و همواره  فعال با بسیاری از بخش‌ها، هم تعداد فرایند‌های کاری را افزایش می‌دهند و هم چرخه‌ی مربوط به آن‌ها را تقویت می‌کنند. باید از مزایا و معایب شکل‌های جدید کار، آگاه باشیم. افزایش همزمان کیفیت حیات کاری و سوددهی، امکانپذیر است؛ بنابراین می‌توانیم از فرسودگی در کار، بیماری، و بازنشستگی زودهنگام پرهیز کنیم. ابداً مجاز به وضعیتی نیستیم که درآن، تغییرات فنی و سازمانی درحیات کاری، منجر به افزایش ازکارافتادگی شود.

اهداف اقتصادی
در طی دوره‌ی 200 ساله‌ی روشنگری، استدلال و کارآیی، به قابلیت نامتوازنی از نظر فنی و سازمانی دست یافته‌ایم. درواقع، سیستم‌هایی که خلق کرده‌ایم، به‌خودی‌خود، در صورتی که از محدوده‌های زیست‌شناسی و بومشناسی[8]، یا گستره‌ی انسانی فراتر بروند، بزرگ‌ترین تهدید هستند.
مسئله‌ی مهم دیگر، به مدیریت سیستم‌های اقتصادی و فنی مربوط می‌شود. هر روز باید از خود بپرسیم که آیا ما درخدمت این سیستم‌ها هستیم، یا این سیستم‌ها درخدمت ما. ما کار نیستیم، ما انسان‌ایم. نتایج کار باید برای ساختن یک حیات ارزشمند انسانی مورد استفاده قرار گیرند، و درعین حال باید مراقب باشیم که فشار بیش از حد بر محیط زیست وارد نکنیم. این نیازهای گسترش‌یافته‌ی انسانی و بومشناسانه، ماده‌ی اصلی آینده‌ی اقتصادی و مبنای کنترل حیات راتشکیل می‌دهند.

تارجا فیلاتف

مترجم: علی‌حسین قاسمی

دانشجوی دوره‌ی دکتری اطلاع‌رسانی و کتابداری دانشگاه فردوسی مشهد

بررسی نقش مهندسی مجدد در شبیه‌سازی سازمان(۲)

نقش مهندسی مجدد در شبیه سازی
امروزه سازمانهای سنتی با ساختارهای سازمانی سلسله مراتبی، عدم انعطاف پذیری و با فرایندهای ناکارآ، نمی توانند با ابزاری چون شبیه سازی به بقای خود ادامه دهند. چرخه دگرگونی همواره تندتر امروزی، بی تردید در گذشته سابقه نداشته است. دگرگونی امروزه سریعتر، غیرمعمول تر و اساسی تر از هر زمان دیگری در گذشته است. برخوردهای تکنولوژیک و فشارهای رقابتی و فرهنگی، گردابی را به وجود آورده اند که هر سازمانی را می توانند در خود فروبرند. دگرگونی امروزی ویژگیهای زیر را دارد: هرج و مرج در بازارها، تلاش سازمانها و کسب و کارهای مختلف در تعریف مجدد خود، و تعیین مجدد حدود و ثغور فعالیتها، شکلهای سازمانی که دیگر کارساز نیستند و تفکر مدیریت سنتی که به سرعت اعتبار خود را از دست می دهد.(9)
در چنین شرایطی استفاده از شبیه سازی برای بهبود و زنده نگهداشتن سازمان بیهوده خواهدبود. موارد بسیاری در سازمان وجود دارد که بیهوده بوده و درواقع ارزش آفرین نیستند بلکه جاذب منابع و ذخایر به منظور اتلاف آنها هستند که از آنها با واژه ژاپنی مودا نام برده می شود.
مواردی از مودا عبارتند از اشتباهاتی که باید اصلاح شوند، تولید چیزهایی که کسی خواهان آنها نیست، موجودیها و کالاهای فروش نـــــرفته ای که رویهم انبار می شوند، مراحلی از فرایند که به راستی ضرورتی ندارند، حمل ونقل کالا از یک نقطه به نقطه ای دیگر بی هیچ هدفی، توقف و انتظار کارکنان برای انجام کاری در قسمتهای انتهایی سلسله فعالیتهای جریان تولید به دلیل انجام نگرفتن به موقع کاری در قسمتهای ابتدایی این جریان کالاها و خدمــــــاتی که به نیاز مصرف کننده پاسخ نمی دهند و زمانهای تلف شده درحین توالی جریان تولید.

حــــال فرض کنید برای چنین سازمانی می خواهیم شبیه سازی رایانه ای انجام دهیم. طبعاً تمـــامی موارد مذکور که بدون ارزش و بی فایده هستند در مدل شبیه سازی، داخل خواهند شد. حاصل کار، شبیه سازی یک سازمان با فرایندهای بیمار خواهدبود که سودی دربرنخواهد داشت. اگر چه ممکن است با تجزیه وتحلیل نتایج، برخی گلوگاهها مشخص شده و بهبودهایی نسبی و جزئی درکار داده شود ولی این عمل به مثابه چیدن صندلیها روی عرشه کشتی درحال غرق تایتانیک است. بنابراین، می بایست در انتظار نابودی سازمان بود مگراینکه ابتدا به صورت ریشه ای به منشا مشکلات بپردازیم و پس از آن، ابزاری چون شبیه سازی را به کارگیریم.

مهندسی مجدد فرایندها به خوبی از عهده این مهم برآمده و با یکپارچگی سازمان ازنظر فرایندی، مظاهر مودا را نابود می سازد. شکل یک چگونگی ایجاد تغییر توسط مهندسی مجدد در سازمانها را نشان می دهد.(10)

همان گونه که در شکل یک نیز مشهود است با ایجاد بهبود در فرایندها که شاید ازطریق شبیه سازی نیز ممکن باشد، می توان در کوتاه مدت سازمان را نجات داده و جایگاه نسبتاً قابل قبولی برای سازمان ایجاد کرد ولی اگر سازمان به دنبال بقای خود برای بلندمدت است، می بایست هرچه سریعتر جایگاه خود را ارتقا بخشد و به کلاس جهانی برساند که این امر به مدد مهندسی مجدد فرایندها آسان تر خواهدبود.

ارائه یک چارچوب مفهومی
در این بخش به ایجاد و توسعه یک چارچوب مفهومی برای توسعه مهندسی مجدد و استفاده از آن به عنوان مقدمه شبیه سازی سازمان پرداخته می شود و چگونگی استفاده از مهندسی مجدد به عنوان تکنیک و ابزاری قوی جهت تحقق این امر موردبحث و بررسی قرار می گیرد. در شکل دو اولین سطح یا سطح صفر چارچوب مفهومی مشاهده می شود.



همانگونه که در شکل شماره دو نیز مشخص است، چارچوب موردنظر با تعیین اهـــداف و طرح کلی پروژه شبیه سازی آغاز می گردد و پس از آن فرایندهای سازمان ازنظر کارایی موردارزیابی قرار می گیرند. چنانچه این فرایندها ارزش آفرین نبوده و در اصطلاح ناکارا و بیمار هستند، مهندسی مجدد فرایندها در دستور کار قرار می گیرد و در غیر این صورت ادامه روند پروژه شبیه سازی انجام خواهدگرفت. در شکل سه چارچوب مفهومی ارائه شـــده برای توسعه مهندسی مجدد در شبیه سازی را مشاهده می کنید.



همانگونه که ذکر شد این چارچوب با تعیین اهداف و طرح کلی پروژه شبیه سازی آغاز می گردد. در این مرحله محدوده، هدف و طرح ارائه شده به صورت کلی موردبررسی قرار می گیرند.

هر بررسی مبتنی بر شبیه سازی را باید با صورتبندی مسئله شروع کرد. سیاستگذاران یا صاحبان مسئله باید از درستی درک خود درباره آن اطمینان حاصل کنند. سیاستگذاران و تحلیلگران در موارد بسیاری از وجود مسائل، بیشتر از ماهیت آن آگاهی دارند.

اهــداف شبیه سازی پرسشهایی را مطرح می کنـــد که باید پاسخ آنها را با استفاده از شبیه سازی به دست آورد. در این موارد باید تصمیم گرفت که آیا باتوجه به صورتبندی مسئله و اهداف اظهارشده برای آن، شبیه سازی روش منــــاسبی برای تحلیل مسئله شمرده می شود یا نه.

در مرحله بعد بررسی جریان ارزش و فرایندها در دستور کار قرار می گیرد. از آنجا که فرایندها مرکز ایجاد ارزش در سازمان به حساب می آیند، لذا نقشه برداری جریان ارزش و بررسی فرایندها به صورت توأمان صورت گرفتـــه و با استفاده از تکنیک های مختلف مدل سازی، جریان ارزش و نقشه فرایندها مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. در این فاز کلیه عناصری که به نوعی ایجاد ارزش افزوده می کنند و همچنین فعــــــالیتهای بدون ارزش افزوده شناسایی می شوند. در این مرحله باید توجه داشت که هر فرایند عبارت است از توالی فعالیتهای به هم مرتبط و یا فعالیتی که هم ورودی دارد، هم خروجی. روابط متقابل فرایندها، ممکن است پیچیده بوده و به شکل شبکه ای از فرایندها ظاهر شود که دربردارنده جریان ارزش در سازمان خواهدبود.

پس از این مرحله مشخص شده است که آیا فرایندهای سازمان از کارآیی لازم برخوردار هستند یا خیر. درصورتی که فرایندهای سازمان به خوبی طراحی شده باشند، شبیه سازی طبق روال معمول خود پیش خواهدرفت که در مدل نیز مشهود است. مدل سازی مفهومی، گــردآوری داده های لازم برای شبیه سازی، مدل سازی رایانه ای و بررسی صحت و اعتبار مدل، طرح آزمایش و درنهایت اجرای برنامه شبیه سازی مراحل هستند که در شبیه سازی مورداستفاده قرار می گیرند که در اینجا مجال برای پرداختن به آنها نیست و هدف مقاله حاضر نیز این نیست، این مقاله به دنبال ارائه روشی برای قدرتمند کردن شبیه سازی از ریشه است.

حال به روی دیگر سکه بپردازیم. یعنی اگر مشخص شد که فرایندهای سازمان بیمار هستند چه باید کرد؟ درصورتی که برای مدیران مشخص شد که فرایندهای سازمان ناکارآ و بیمـار هستند، به هیچ وجه نباید در این مرحله به سراغ شبیه سازی بروند. اگرچه ممکن است با شبیه سازی، بعضی مشکلات و گلوگاهها مشخص شده و حتی شاید با شناخت آنها بهبود نسبـی نیز ایجاد شود، ولی چاره کار، تغییر ریشه ای فرایندها است که با مهندسی مجدد فرایندها حاصل می گردد.

همان گونه که در چارچوب مفهومی ارائه شده نیز مشخص است با عنایت به ناکارآ بودن فرایندها، نقشه فرایندها تهیه شده و جریان ارزش استخراج می گردد. در این میان، فرایندهای دارای ارزش افزوده و همچنین فرایندهـــــای بدون ارزش افزوده مشخص می گردند. با برنامه ریزی درست تغییر، مهندسی مجدد فرایندها آغاز شده و تغییرات سازمانی لازم نیز جهت احیای برنامه مهندسی مجدد در سازمان صورت می پذیرد.

پس از اطمینان از باز مهندسی صحیح فرایندهای سازمان، حال می توان به شبیه سازی سازمان موردنظر پرداخت. و با اطمینان از نتایج حاصل از شبیــــــه سازی، آنها را مورد تجزیه وتحلیل قرار داده و استفاده کرد.

نتیجه گیری
امروزه بسیاری از مدیران، چاره رفع مشکلات سازمان خود را در انجام شبیه سازی و تجزیه وتحلیل نتایج آن می دانند، درحالی که شاید شبیه سازی برای سازمانی انجام شود که به صورت ریشه ای دارای اشکال در فرایندهای خود است. در این مقاله، ضمن بررسی مزایای شبیه سازی به این نکته مهم اشاره شد که برای شبیه سازی یک سازمان اعم از تولیدی یا خدماتی، ابتدا باید فرایندهای سازمان را موردشناسایی قرار داد. چنانچه مشخص شد فرایندهای سازمان از کارآیی لازم برخوردار هستند، می توان شبیه سازی را طبق روال معمول ادامه داد ولی اگر مشخص گردید که فرایندهای سازمان بیمار هستند، می بایست مهندسی مجدد را در دستور کار قرار داد. پس از اطمینان از عملکرد وکارآیی مطلوب مهندسی فرایندها، می توان شبیه سازی سازمان را انجام داد.

پیمان اخوان
علیرضا معینی

بررسی نقش مهندسی مجدد در شبیه‌سازی سازمان(۱)

امروزه بسیاری از مدیران سازمانها با مفاهیم شبیه سازی آشنایی دارند.
شبیه سازی سیستم ها به عنوان یکی از پرکاربردترین ابزار مدیریتی امروزه، به سرعت درحال توسعه است. دردستــــــرس بودن زبانهای ویژه شبیه سازی، تواناییهای محاسباتی گسترده با هزینه رو به کاهش هر محاسبه و پیشرفتهای حاصله در روشهای شبیه سازی، این مبحث را به صورت یکی از رایج ترین و پذیرفته ترین ابزار تحلیل سیستم برای مدیران درآورده است، سیستم هایی که یا هنوز وجود خارجی ندارند همانند کارخانه ای که در ذهن یک مدیر درحال پرورش است و یا سیستم هایی که واقعیت عینی داشته و مشغول کار هستند. شبیه سازی می تواند در تحلیل هر دو، نقش بسیار مفیدی داشته و اطلاعات ارزشمندی دراختیار مدیران قرار دهد.

تمرکز این مقاله روی سیستم هایی است که وجود خارجی داشته و برای تحلیل و بهبود آنها از شبیه سازی استفاده می شود. هنگامی که چنین سیستم هایی از عملکرد مطلوب خود فاصله می گیرند مدیران ارشد به ستوه آمده و چاره کار خود را استفاده از شبیه سازی به منظـــــــور تشخیص گلوگاهها و رفع آنها می پندارند.

اگرچه شبیه سازی می تواند به کمک این مدیران بشتابد و در تجزیه و تحلیل سازمان ذیربط نقش موثری را ایفا کند ولی نباید از یک نکته مهم غافل شد. در سازمانهای سنتی و سلسله مراتبی فرایندهای موجود کارآیی خود را از دست داده و یا حتی شاید از ابتدا به صورت غلط طراحی شده اند در این هنگام، استفاده از شبیه سازی فقط یک اشتباه است. چاره کار برگشت به هسته اصلی سازمان یعنی فرایندها، اصلاح یا مهندسی مجدد آنها و پس از آن استفاده از شبیه سازی برای تحلیل سیستم و حتی مقایسه سیستم قبل و بعد از مهندسی مجدد است. در این هنگام است که شبیه سازی ابزاری قدرتمند جهت کمک به تحلیل سیستم در خدمت مدیران خواهدبود.

مقدمه
شبیه سازی تقلیدی از عملکرد فرایند یا سیستم واقعی با گذشت زمان است. همچنانچه یک سیستم با گذشت زمان تکوین می یابد، رفتـــار آن با ایجاد مدل شبیه سازی بررسی می شود. این مدل معمولاً به شکل مجموعه ای از فرضهای مربوط به عملکرد سیستم است. این فرضها در چارچوب رابطه های ریاضی، منطقی و نمادین بین نهادها یا اهداف موردنظر سیستم بیان می شود.(11) با ایجاد و معتبرسازی مدل، می توان آن را برای تفحص درباره پرسشهای بسیار گوناگونی از نوع چه می شود اگر درمورد سیستم واقعی به کار برد. تغییرات پی درپی در سیستم را می توان ابتدا شبیه سازی کرد تا تاثیر آن بر عملکرد سیستم پیش بینی شود. شبیه سازی به منظور بررسی سیستم های دردست طراحی نیز پیش از ایجاد آنها دارای کاربرد است. بنابراین، ایجاد مدل شبیـــه سازی، هم به منزله ابزار تحلیل برای پیش بینی تاثیر تغییرات سیستم های موجود و هم به عنوان ابزار طراحی برای پیش بینی عملکرد سیستم جدید در مجموعه های گوناگون و درشرایط مختلف، کاربرد دارد.

تـــوسط شبیه سازی، چنان داده هایی فراهم می آید کــه گویی سیستم واقعی را مشاهده کرده ایم (12). از داده های به وجود آمده از شبیه سازی، برای برآورد معیارهای سنجش عملکرد سیستم استفاده می کنند.

علی رغم تمام محاسنی که برای شبیه سازی ذکر شد، شبیه سازی همواره ابزار مناسبی برای بهبود سیستم و سازمان به شمار نمی رود. این مطلب بخصوص درمورد سازمانهای سنتی با ساختار سلسله مراتبی بسیار صدق می کند. امروزه بسیاری از مدیران، چاره مشکلات به وجود آمده در سازمان سنتی خود را استفاده از شبیه سازی تلقی می کنند ولی از این نکته غافلند که شبیه سازی، فعل خود را روی فرایندهای موجود سازمان انجام می دهد، درحــــالی که فعالیتها و فرایندهای بدون ارزش افزوده بسیاری در سازمان موجود هستند که باید شناسایی شده، اصلاح، تغییریافته و یا حذف گردند.

فرایندها هسته اصلی و مرکز ایجاد ارزش برای سازمان هستند و بی توجهی به آنها نتایج غیرقابل جبرانی برای سازمان به بار می آورد، کارهای تکراری و دوباره کاری، هزینه های بالا و سرسام آور، زمان پیشبرد طولانی در تولید محصول یا خدمت و کیفیت پایین همگی از مواردی هستند که در اثر غفلت از فرایندها حاصل می شود. (1) برای احیا و بهبود سازمان می بایستی نگاهی نو به فرایندها داشت و آنها را احیا کرد، کاری که به خوبی از عهده مهندسی مجدد برمی آید.

شبیه سازی رایانه ای
دردسترس بودن زبانهای ویژه شبیه سازی، تواناییهای محاسباتی گسترده و هزینه های رو به کاهش هر محاسبه و پیشرفتهای فوق العاده در روشهای شبیه سازی، این مبحث را به صورت یکی از رایج ترین و پذیرفته ترین ابزار تحقیق در عملیات و تحلیل سیستم ها درآورده است(13). شبیه سازی را می توان برای انجام مقاصد زیر به کار گرفت:

1 - با شبیه سازی بررسی و آزمایش رابطه های متقابل هــر سیستم یا زیرسیستم پیچیده میسر می گردد؛
2 - تغییرات اطلاعاتی، سازمانی و محیطی را می توان شبیه سازی کرد و به مشاهده تاثیر این تغییرات بر رفتار سیستم پرداخت؛
3 - شناخت به دست آمده ازطریق طراحی مدل شبیه سازی، ممکن است به هنگام پیشنهاد انجام اصلاحات در سیستم دردست بررسی، ارزش فروانی داشته باشد؛
4 - با ایجاد تغییر در ورودیهای شبیه سازی و بررسی خروجیهای به دست آمده، می توان شناخت ارزشمندی درباره مهمترین متغیرها و چگونگی رابطه متقابل آنها به دست آورد؛
5 - شبیه سازی را می توان همچون ابزاری آموزشی به منظور تقویت روشهای تحلیلی پاسخ یابی به کار گرفت؛
6 - شبیه سازی را می توان به منظور آزمایش طرحها یا خط مشی های جدید پیش از اجرای آنها استفاده کرد و آمادگی لازم را برای روبرو شدن با پیشامدهای ممکن به دست آورد؛
7 - شبیه سازی را می توان به منظور تحقیق درباره پاسخهای تحلیلی، مورداستفاده قرار داد.
شبیه سازی مزایای بسیاری دارد، برخی از این مزایا عبارتند از (14):
پس از ساختن هر مدل می توان به منظور تحلیل طرحها و روشهای پیشنهادی، بارها آن را به کار گرفت؛
از روشهای شبیه سازی می توان در کمک به تحلیل هر سیستم پیشنهادی استفاده کرد، هرچند که داده های ورودی تقریبی و ناقص باشد؛
معمولاً دستیابی به داده های شبیه سازی بسیار کم هزینه تر از فراهم آوردن داده های مربوط به سیستم حقیقی است؛
به کاربردن روشهای شبیه سازی معمولاً آسانتر از روشهای تحلیلی است. بنابراین، شمار استفاده کنندگان بالقوه روشهای شبیه سازی بسیار بیشتر از روشهای تحلیلی است؛
درحالی که معمولاً مدل های تحلیلی به فرضهای ساده کننده بسیار نیاز دارند تا از لحاظ ریاضی کاربردپذیر شوند مدل های شبیه سازی چنین محـــدودیتهایی ندارند. با استفاده از مدل های تحلیلی، معمولاً تحلیلگر می تواند تنها تعدادی محدود از معیارهای سنجش عملکرد سیستم را محاسبه کند، در صورتی که داده های تولیدشده از مدل های شبیه سازی به منظور برآورد هر معیار سنجش عملکرد، کاربردپذیر است.
در برخی موارد شبیه سازی تنها وسیله یافتن راه حل مسئله است.
همچنین شبیه سازی سیستم های گسسته پیشامد با رایانه و یا به طور خلاصه شبیه سازی رایانه ای، خصوصیاتی دارد که آن را از دید تحلیلگران به صورت ابزار جالبی درمی آورد (15). هرگاه نتوان با استفاده از روشهای تحلیلی راه حلــی برای یک مسئله ارائه داد، شبیه سازی رایانه ای را می توان به طور جدی به عنوان ابزار تحقیق موردبررسی قرار داد. اگر قرار شود از شبیه سازی رایانه ای به منظور تحلیل مسئله استفاده شود می بایست به برخی از ویژگیهای مدلسازی مانند ساده کردن مسئله نگاهی دوباره کرد. به موجب مطالبی که قبلاً عرضه شد، هرچه جزئیات بیشتری در ایجاد مدل شرکت داده شود امکان حصول راه حل دقیق (تحلیلی) کمتر می شود. معمول این است که به منظور مهار مسئله وطراحی مدل برای آن، اقدام به ساده کردن مدل می کنند. عمل ساده کردن تا جایی ادامه می یابد که بررسی مدل ساده شده هنوز مفید باشد و ساده کردن بیشتر آن مفید تشخیص داده نشود. مدلی در این حد ساده شده را مختصرترین مدل می نامند. اگر نتوان مختصرترین مدل را از راه تحلیلی حل کرد و استفاده از شبیه سازی رایانه ای برای تجزیه و تحلیل آن درنظر گرفته شود، می توان بیشترین جزئیات را در طراحی مدل مسئله شرکت داد (16). گیراترین امتیاز شبیه سازی برای طراحان مدل جز این نیست که می توان بیشترین عوامل اعم از عمده و جزئی را در مدل شبیه سازی دخالت داد تا مدلی واقعی تر طراحی شود و بدان سبب نتایجی تولید شود که انطباق نزدیکتری با واقعیت داشته باشد. واقعیتی که در پس آن مدیران به دنبال ایجاد ارزش در سازمان خود هستند ولی باید توجه داشت که تولید ارزش در سایه فعالیتها و فرایندهــــای ارزش افزا در سازمان حاصل می شود و اگر ماهیت خود این فرایندها ناکارآ و بیمار باشد، ارزش موردنظر پدیدار نخواهدشد.
به راستی چگونه باید فرایندها را شناخت، آنها را اصلاح کرد و تغییر داد و چگونه می توان سازمانی فرایند محور به معنای واقعی کلمه داشت تا بتوان مفاهیم ناب را در چنین سازمانی پیاده سازی کرد؟ همان طور که ذکر شد مهندسی مجدد، پاسخی به این سوال است.

مهندسی مجدد فرایندها
به دلیل تحولات جهانی در اقتصاد، جهانی شدن بازارها، تغییر نیازهای مشتریان و افزایش رقابت، رویکردهای جدیدی برای همخوانی با پویاییهای محیط توسعه یافته و به سرعت درحال توسعه است. در سال 1991، مایکل همر مقاله ای را در مجله هاروارد بیزینس ریویو منتشر کرد که بر نیاز به تغییر بنیادین سازمانها تاکید داشت و برای اولین بار مهندسی مجدد را مطرح ساخت (2).

مهندسی مجدد بر طراحی مجدد فرایندهای کاری جهت دستیابی به بهره وری و مزیت رقابتی تمرکز می کند. فرایندهای موجود هر سازمان ابتدا براساس مجموعه برنامه های از قبل تعیین شده و مدون طراحی شده اند و آنگاه به موازات توسعه فناوری خودکار گردیده اند. همان طور که سازمان رشد می کند، افراد بیشتری به مجموعه سازمان اضافه شده درحالی که ســـازمان هنوز مطابق برنامه قبلی فعالیت می کند. فرایندها جای خود را با وظیفه ها عوض کرده و به تدریج هزینه های بالاسری افزایش می یابد و سازمان اسیر چارچوب وظیفه ای خود می گردد. این امر موجب پیچیده شدن کار و تأخیر در انجام آن گردیده و به تدریج باعث می شود که سازمان دچار رکود شده و از سرعت کافی جهت پاسخ به نیاز مشتری برخوردار نباشد، قدرت سازمان در رقابت با دیگران رو به افول گذارده و کیفیت تولیدات و خدمات کاهش می یابد. در اینجا است که ضرورت ایجاد تغییرات اساسی در سازمان نمود پیدا می کند (3).

لازم به ذکر است تفاوت میان وظیفه و فرایند همانند تفاوت میان جزء و کل است. وظیفه واحدی از کار است، فعالیتی که معمولاً یک نفر انجام می دهد. در برابر، فرایند گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است که با همدیگر، نتیجه ای بــا ارزش از دید مشتری را به بار می آورند (4).
باید توجه داشت که هر فرایند، مشتری یا مشتریان خود را داشته که خروجی موردانتظار آنان را با ورودیهای لازم فراهم می سازد. هر فرایند از فعالیتهایی تشکیل شده است که هریک از این فعالیتها می بایست برای مشتری ارزش ایجاد کند و گاه برای کامل شدن یک فرایند چندین واحد سازمان می بایست درگیر شوند.

مهندسی مجدد با فرایند محوری و با تغییرات اساســـــی که در سازمان به وجود می آورد فعالیتهایی که در سازمان ارزش افزوده ایجاد نمی کنند را با فرایندهای جدید جایگزین می کند. در آن صورت، انرژی سازمان روی کارهای واقعی و ارزش آفرین متمرکز می شود که ارتقای بهره وری را با افزایش سرعت، ارتقای کیفیت، بهبود خدمات و کاهش قیمت تمام شده به دنبال خواهد داشت.

براساس تعریف مایکل همر، مهندسی مجدد عبارتست از بازاندیشی بنیادین و طراحی مجدد و ریشه ای فرایندها برای دستیابی به بهبودهای چشمگیر در معیارهای حساس عملکردی مانند هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت. مهندسی مجدد شــامل تجزیه و تحلیل ریشه ای سازمان و طراحی مجدد مواردی همانند ساختار سازمانی، شرح وظایف، ساختار پاداش دهی در سازمان، جریانهای کار، فرایند کنترل و ارزیابی مجدد فرهنگ و فلسفه سازمانی است.

مهنـــدسی مجدد سازمانها را می توان از جهات مختلف، محصول تکامل طبیعی و عملی استراتژی های کاربردی برخی رویکردهای مدیریتی اخیر دانست که تاثیر عمده ای بر نحوه نگرش مدیریت داشته است. مهندسی مجدد، تنها در خود فرایندهای کاری، دگرگونی به وجود نمی آورد، بلکه سبب بروز دگرگونیهای متنوعی در سازمان می شود. وسعت دگرگونیها در یک سازمان تحت مهندسی مجدد بسیار زیاد است. مسیرهای شغلی، برنامه های استخدامی و آموزشی، سیاستهای ارتقای شغلی و بسیاری دیگر از سیستم های مدیریتی نیز باید به منظور پشتیبانی از طرح فرایندهای جدید، مورد تجدیدنظر و مهندسی مجدد قرار گیرد. (5)

مایکل همر با مقاله اتوماسیون کارساز نیست، فرایندهای زائد را حذف کنید نظریه مهندسی مجدد را به جهان مدیریت معرفی کرد و پس از آن با چاپ کتاب مهندسی مجدد سازمانها توسط مایکل همر و جیمز چمپی در سال 1993، مهندسی مجدد مانند یک کشتی نجات برای سازمانهای امروزی مطرح گردید.
مهندسی مجدد، به واقع طراحی مجدد فرایندها برای ساده کردن و جانشین کردن آنها است. با مهندسی مجدد چندین شغل ممکن است ادغام شوند، تعداد بازرسی ها و مراکز کنترل ممکن است کم شده یا حذف گردند و وظیفه ها جای خود را به فرایندها دهند. درواقع مهندسی مجدد نه تنها فرایندهای کار را به صورت افقی بلکه به صورت عمودی نیز فشرده می کند. (6)

مهندسی مجدد معمولاً نه تنها به نتایجی شگفت انگیز منجر می شود، بلکه درعین حال به سازمان این امکان را می دهد که از انعطاف، حساسیت و توانایی بیشتری برای بهره برداری از فرصتهای پیش آمده و اجرای استراتژی های موردنظر سازمان، برخوردار شود.

مهندسـی مجدد سازمانها یک رویکــرد کل نگر است که طی آن، استراتژی رقابتی سازمان را با فراینـــدهای درونی و کارکنان آن مرتبط می کند. این ارتباط ازطریق به کارگیری جدیدترین و به روزترین فناوری اطلاعات و ارتباطات برقرار می شود. (7)

در مهندسی مجدد با تغییر اصولی و درست فرایندها، اشتباهات حذف شده و سیستم با فرایند صحیح و درست فعالیت می کند. از منابع، سرمایه و نیروی انسانی به درستی استفاده می شود، افراد درمورد کل سیستم، فرایندها و فعالیتها، نگرش و درک سیستمی کاملی به دست می آورند. سازمان با تامین نیاز واقعی مشتـــــریان، سریعتر و راحت تر عکس العمل نشان داده و هزینه های سربار کاهش می یابد. فعالیتهای بدون ارزش افزوده حذف می گردند و تمامی اینها باعث شکوفایی، بهره وری و هموارشدن مسیر ناب سازی سازمان خواهدگشت.

در مهندسی مجدد، مدیران از فرایندهای کاری کهنه و اصول زیربنایی سازنده این فرایندها فاصله می گیرند و فرایندهای جدیدی را خلق می کنند.
مهندسی مجدد می طلبد که فرایندهای اساسی در کسب و کار، از زاویه ای چند بعدی و چندوظیفه ای موردبررسی و تجدیدنظر قرار گیرند. (8)