● مقدمه:

شاید شما از خودتان بپرسید چرا باید محل کار ما یک ساختمان حتما" اداری باشد؟

چوابها معمولا" یکسان هستند .مثلا" می گویند چون با سایر همکاران در آنجا هستیم وبه کار فروش یا خدمات می پردازیم. یا درآن مکان نیز می توانیم سوالات کاری خودمان را ازهمکاران بپرسیم.

اما سوال اینجاست، اگر قرارنباشد برای کار کردن و گرفتن جواب سوالات خود به محیط کاری فیزیکی برویدچه مسئله یا مسائلی پیش می آید ؟

به جای همه این هم امکانات یک محیط الکترونیکی ایجاد شود و هر کس بتواند کار خود را از هر نقطه ای از دنیا به راحتی از طریق کانالهای ارتباطی مثل اینترنت کارهای خویش را انجام دهد .

اگر این کارها انجام شود بدانید که اولین گام را در ایجاد سازمانهای مجازی برداشته اید.

● گامهای دیگر برای اجرای فرایندهای سازمانهای مجازی.

▪ چه عواملی باعث می شود که یک سازمان مجازی متفاوت باشد ؟

اولین و مهمترین عامل همان حذف عاملهای زمانی و مکانی است .

یعنی اینکه دیگر شما سد و مانعی به نام زمان و مکان در انجام کارهای خود، ندارید هر وقت بخواهید و هر جا بخواهید می توانید کار خود را انجام دهید .

تمرکز فوق العاده برای خدمات و تولیدات جدید به خصوص آنهایی که ما در آنها قصد داریم فقط به پیشرفت برسیم و تمرکز روی کاهش هزینه نداریم یعنی اینکه نمی خواهیم فقط کاهش هزینه کنیم .

▪ چه عواملی برای ایجاد یک سازمان مجازی انجام می گیرد .

۱) تغییر و تحول مدام در سازمانها ی مجازی صورت می گیرد .

۲) اهداف به یک سو گرایش می یابند .

۳) بهره گیری از علم برای ایجاد محصول جدید و یا نوع آوری جدید صورت می گیرد .

۴) ایجاد تغییر سریع و انعطاف آسان با تغییر و جابجایی همکاران .

▪ چه اهدافی در ایجادیک سازمان مجازی دخیل اند ؟

اغلب این گامها برداشته می شود :

۱) اغلب کاهش هزینه به میزان خیلی زیاد در تاسیس سازمانهای مجازی صورت می گیرد، مهمترین دلیل آن هم این است که دیگر ساختمانهای آن چنانی برای سازمان نیاز نیستند .

۲) بهره گیری از دانش و تجارب همدیگر برای افزایش سود آوری و کاهش هزینه های کلی .

۳) در این مرحله سازمان مجازی شکل می گیرد . و کلیه همکاران از تجارب همدیگر استفاده می کنند تا اینکه ابداع و نوع آوری جدیدی شکل گیرد .

البته این نکته مهم قابل ذکر است که ایجاد سازمانهای مجازی در تمام قسمتهای آن صورت نخواهد گرفت بعضی بخشها هستند که امکان مجازی شدن را ندارند.

● اجزای یک سیستم مجازی عبارتند از :

▪ سیستم های مجازی : در این قسمت وظایف تیم ها و افراد تیم که برای یک سیستم مجازی لازم است مشخص می شود .

▪ آزمایشهای مجازی : در این بخش تاثیر عوامل مختلف بر سازمان مجازی بحث و بررسی و آزمایش و اندازه گیری می شود .

▪ اداره مجازی : در این قسمت یک سری وظایفی که اداره مجازی یا یک سیستم مجازی دارد ، مشخص می شود .

▪ فروشگاههای مجازی : شامل فروشگاههایی هستند که قابلیت انعطاف خیلی سریع برای محصولات متنوع دارند .

▪ سازمان مجازی: این قسمت در واقع آخرین مرحله از مجازی سازی است که کل سازمان، مجازی شده است.

▪ در تمامی موارد، سیستم مجازی، به موارد زیر اشاره می کند:

ـ تغییر و تحول دائمی .

ـ خویش مدیریتی در تیم ها و بخشهای مختلف .

ـ دانش غیر ساختاری اما همگرا شده .

چرا مجازی سازی صورت می گیرد؟ یا چه عواملی باعث می شود که ما سازمان مجازی ایجاد کنیم ؟

▪ این عوامل شامل :

محلی سازی ؛ با پیشرفتهای زیاد میل به مشتریان محلی افزایش می یابد .

ـ دسترسی به منابع .

ـ ایجاد کمیته های عالی .

ـ نیاز به تغییرات سریع و مداوم .

ـ افزایش تولیدات و محصولات و خدمات تخصصی .

ـ افزایش ملزومات برای استفاده از دانش تخصصی .

ـ کار الکترونیکی .

در یک سازمان مجازی برای ارتباط، از یک سری ارتباطات کامپیوتری استفاده می شود، که به صورت الکترونیکی است .

شما می توانید با استفاده از تکنیکهای الکترونیکی به عنوان مدیر، فرایندهایی که در سازمان توسط کاربران و کارمندان انجام گرفته یا می گیرد را، کنترل نمائید.

همچنین می توانید از یک سری سیستمهای شبکه به نام:Electronic Workspace Network ، سیستمهای کامپیوتری، کارمندان را به همدیگر ربط دهید. تا اینکه در کل، وظایف و ماموریت سازمان انجام شود.

● ساختاریک فضای کاری الکترونیکی چگونه است ؟

ساختار، یک فضای کاری الکترونیکی است که در واقع همان آیینه تمام نمای سازمان است. این ساختارها باید به راحتی پیشرفت کنند و به سازمان مجازی ادغام شوند.

برای اینکه تمامی این اهداف تحقق یابد، باید تمامی بخشها با همدیگر تعامل دو طرفه داشته باشند. تا به عبارت فلسفی سازمان نایل گردند.

▪ فضاهای الکترونیکی باید این عوامل را آسان سازی کنند:

ـ ایجاد قوانین مربوط به آسان سازی کارها

ـ ایجاد پرونده های جدید

ـ ایجاد لینکهای ارتباطی بین مردمی

وظایف معمولی ساختارهای مجازی اینگونه است:

۱) ایجاد یک سیستم تولید که توانایی این را داشته باشد که کارها را به صورت مرحله ای و دقیق انجام دهد یعنی اینکه وقتی مرحله ای تمام شد وارد مرحله بعد شویم.

۲) ایجاد یک سیستمی که در آن مردم و مراجعان بتوانند مسائل و مشکلات خود را به راحتی و به سهولت با مراجع ذیربط مطرح نموده و کاملا" راهنمایی شوند.

● نتیجه گیری :

در این مقاله ما سعی کردیم یک سری مطالب کلی در مورد سازمانهای مجازی اعم از اینکه:

▪ چه ضرورتی برای ایجاد و تشکیل سازمانهای مجازی هست؟

▪ اصول و مبانی این سازمانها چیست؟

را برایتان بیان کنیم . اما در پایان متذکر می شویم که آشنایی کامل مدیران با سازمانهای مجازی و برداشتن گامهای موثر برای این فرایند امری لازم و ضروری است . امید است مقدمات و اصول پایه ای ذکر شده باعث برداشتن گامهای موفق دیگر مدیران در این عرصه گردد.

محمدرضا نوروزی

منابع وماخذ :

Main texts:

۱. Essential of virtual organization, Daniel& Martin, ۲۰۰۵

۲. Be proficiency in virtual organizations, Smith Traveler, ۲۰۰۶.

۳. What is a virtual organization, Accel team, ۲۰۰۷.

Related texts:

۴. Virtual organization Accel team, ۲۰۰۷.

۵. Virtual organization about .com ,۲۰۰۷

در کارهای اضطراری توان واکنش آنی به وجودآورید

بیش از هشتاد شرکت خدمات اتش نشانی و آمبولانس در شش کشور، به کمک نظام رایانه های شخصی و اینترنت، توان بازتاب پیام ها و نجات جان مردم را در حد چشمگیری بالا برده اند. با یاریGPS که ماهواره ای است، آمبولانسی که در نزدیک ترین پایگاه به خانه بیمار است، از روی نقشه و کوتاهترین مسیر، به سوی او اعزام می گردد. دو شرکت بزرگ خدمات سراسری در ایلات متحده – امریکن مدیکال ریسپانسAMR  و رورال مترو آمبولانس سرویس با بهره گیری از شبکه و رایانه های شخصی می توانند که نزدیک ترین جانشین را برای آمبولانس هایی که پیشتر به ماموریت رفته اند ،معرفی نمایند. واحد رورال مترو در سان دیاگو می تواند از میان 500 دستگاه خودرو اتش نشانی، مناسب ترین آن ها را برای هر آتش سوزی بفرستد – ممکنست که در یک مکان به پله های بلند نیاز باشد، در جایی دیگر و در کارخانه ای به دلیل نشت مواد شیمیایی، ابزار رویارویی با مواد خطرناک برده شود، و ....

شاید هیچ سازمان خدمات اضطراری در کشور به اندازه" آکادین آمبولانس اند ایر مد سرویس(Acadian Ambulance & Air Med Service)" رایانه و فناوری های نوین را به گستردگی د رخدمت نگرفته باشد؛ این سازمان که مرکزش در شهر لافابت – لویزیانا است با 1200 نفر نیروی انسانی و 90 میلیون دلار سرمایه، بزرگترین شرکت خصوصی خدمات آمبولانسی در ایالات متحده است. این شرکت از تنها مرکز خود در لافایت، 26 بخش جغرافیای گسترده در 44030 کیلومتر مربع(17000 مایل مربع) شامل شهر ها ، شهرک ها ، کشتزارهای برنج و نیشکر، و منطقه آبی در جنوب ایالت را زیر پوشش دارد. بار این مرکز در روزهای عادی500 تا 600 اعزام آمبولانس و بالگرد است.

کاربران نظام فوریت های رایانه ای دریافت پیام و پاسخ آن را در 60تا90 ثانیه انجام می دهند. در کار نجات جانها که هر ثانیه ارزش ویژه ای دارد ، این معیار پیشرفت شایسته ای است. از این گذشته، افراد خبره نجات در راه رسیدن به یاری خواه و نیز هنگامی که در صحنه هستند، می توانند همواره راهنمایی ها و دستورهای سودمند برای حفظ جان او به خودش و یا همراهان بدهند. نظام حتی به ماموران پایگاه یاداوری می کند تا بپرسندکه ایا در محل سکونت یاری خواه، سگ نگهبان و یا دیگر موارد خطرناک احتمالی برای گروه نجات وجود دارد یا خیر؟

یک رایانه کیفی ساخت فوجیتسو به نرم افزار تازه به نام نمودار قلمی ویژه آمبولانس مجهز شده است که کارکنان گروه نجات را در سیدگی و کمک به بیمار راهنمایی می کند. در یک نقشه گرافیکی ، بدن انسان به هفت بخش شده است. یاریگر به آن بخش از نقشه که بیمارش احساس درد می کند، انگشت می فشارد. رایانه با توجه به وضعیت ، زخم شدید، ناراحتی قلبی ، و مانند آن ، راهنمایی ها ی شایسته ای برای مراقبت و درمان ابتدایی عرضه می دارد.

به جای نظام درمانده کاغذی پیشین ، نمودار قلمی، می تواند بی درنگ پرونده تازه و کاملی برای بیمار تشکیل دهد. این نظام دست خط های کارکنان گروه نجات و بیمارستان را نیز به حروف چاپی تبدیل میکند تا استاندارد و خوانا باشند. چنان چه یار یخواه عضو ثبت نام شده آکادین باشد، نظام نمودار قلمی بی درنگ همه رخدادهای تازه و نتیجه آن را هم به پرونده الکترونیکی او که در حافظه رایانه کیفی موجود است ، می افزاید.

پاره ای از درمان ها و تزریق های درون سیاه رگی نیاز به اجازه ویژه و امضای پزشک دارند. پیش از ورود آمبولانس به بیمارستان چنین نسخه ها و اجازه ها از پزشک گرفته می شود- او با دیدن وضعیت از شبکه رایانه، با قلم ویژه ای نسخه او را الکترونیکی امضا و به پرونده بیمار وارد می کند. چنان چه پس از ان، نسخه دیگری صادر شود، دوباره به همین روش تایید و امضا می گردد.

پس از تکمیل هر مورد، تمام جریان و پیامدها به صورت الکترونیکی و ارسال از راه دور به شبکه اصلی وارد و ذخیره می شود که هر ان دوباره قابل دسترسی است. نظام نمودار قلمی میزان درستی گزارش ها را از 60 درصد به 90 درصد رسانده است. آکادین در پی بهسازی و گسترش نظام نمودار قلمی است تا جایی که اقدام های گروه نجات به جای وارد شدن مقدماتی به رایانه کیفی ، بی واسطه به پایگاه داده پردازی شرکت منتقل و ثبت شود. این همه پیشرفت های عملیاتی تنها بخشی از داستان است. نظام داده ای اکادین بسیار هوشمندانه به درمان بیماران هم کمک می کند. چنان چه گروه نجات به خاطر بدی هوا یا علت های دیگر با تاخیر ورود روبه رو باشد، نظام نمودار قلمی و ضعیت بیمار و داده ها را تجزیه و تحلیل می کند و با کسب امضای پزشک از راه دور ، اجازه تزریق درون سیاه رگی را به گروه نجات می دهد.

در نظام کاغذی، این گونه تجزیه و تحلیل ها و اقدام ها به راستی ناشدنی است. آکادین با گردآوری داده های محلی، توان همه گونه یاری رساندن به نیازمندان اضطراری را دارد. بنابراین، دیگر نیازی به انتظار کشیدن برای دریافت نتیجه پژوهش های کشوری را ندارد. این شرکت و دیگر سازمان های پیشرفته خدمات آمبولانس، یک گام دیگر هم پیش نهاده و همه تاریخچه و پیشینه بیماران را همراه با ایشان به هر بیمارستانی که خواهد رفت منتقل می نماید.

در بیرمنگام، ایالت آلاباما، ده بیمارستان محلی نرم افزار و شبکه ای به نام تراومانت(TraumaNet) را به خدمت گرفته اند که می تواند همه اقدام های پیرا پزشکی را بی واسطه و به صورت الکترونیکی از آمبولانس ها دریافت کند. هدف این است که یک تصویر کلی و روشن از وضع بیماران پیش از ورود به بیمارستان آماده باشد.

چند سال پیش یکی از کارکنان مایکروسافت را به خاطر سکته قلبی مختصر مادرش، به نزد خانواده در ایالتی دیگر فراخواندند. پس از بهبودی مادر، آن کارمند تصمیم گرفت تا وی را با خود به شمال غرب بیاورد و نگهداری کند. مادر بسیار بهتر شده بود ولی دیگر هرگز به حال نخست برنگشت و هر از گاهی می بایست در بیمارستان بستری شود.

رخدادهای دو سال آخر زندگی مادر و آن چه بر او گذشت، نشانگر چگونگی وضعیت مراقبت های بهداشتی در مانی در ایالت متحده است. رسیدگی به این خانم در همه زمینه ها، از جمله چند گونه در مان تازه در سه بیمارستان مختلف توسط ده- دوازده پزشک در دو ایالت جداگانه، خیلی خوب بود. با کاهش توان بدنی این مادر، خانواده متوسط او توانستند که امکانات مناسب بیشتری برای وی فراهم سازند. سازمان مراقبت های بهداشتی و نیز بیمه شخصی خانم، بخش عمده هزینه ها را می  پرداخت و خانواده هم سهمی را ادا می کردند. پزشکان و پرستاران فراوانی که با این بیمار سر و کار داشتند، همگی خبره و مهربان بودند. احترام این زن تا فرارسیدن مرگ در خواب به خوبی رعایت گردید.

با این همه، نظام را باید بسیار نارسا ارزیابی کرد؛ هنگامی که این خانم بیمارستان را در شهر خود ترک کرد تا به شهر فرزندش در شمال غرب کشور منتقل شود، به دلیل قطع ارتباط وی و پزشک معالج، مقدار داروی مصرفی را به هنگام پایین نیاورد. مصرف بیش از اندازه دارو، سبب شد تا بیمار را در سیدن به مقصد بی درنگ به بیمارستان ببرند. به دلیل همراه نبودن پرونده و پیشینه درمانی، در بیمارستان تازه هم ناچار چندین آزمایش و عکس برداری پرهزینه انجام گرفت. یک سال بعد هم به هنگام درمان در یک بیمارستان دیگر، همین مسئله رخ داد و هزینه سه هفته اقامت این بانو در بیمارستان که هیچ گونه جراحی و یا درمان ویژه ای هم نداشت به 25000 دلار رسید.

پزشک ترخیص کننده خانم از بیمارستان وی را به اشتباه به جای بیمار دیگری گرفت و با تلفن به بیمارستان خبر داد که اقامت اخیر این خانم استفاده غیر مجاز از نظام درمانی بوده است. این جریان درست یک هفته پیش از فوت مادر کارمند ما به وقوع پیوست.

به رغم این که خانواده مورد نظر در گزینش برنامه های بیمه و نیز روشن کردن دوره های بستری شدن مادر، از خدمات وکیل کاردانی استفاده می کردند، همکار ما و همسرش ناچار شدند تا بارها به سازمان های گوناگون رفت و آمد کنند یا ساعت ها وقت خود را با تلفن کردن به ایشان هدر دهند. حل این رخداد یک سال به درازا کشید تا آن ها توانستند آخرین بیمارستان را از صدور صورتحساب و اخطارهای پیاپی در خصوص خدماتی که بهای آن کامل پرداخت شده بود، بازدارند.

چون در این قضیه شماری از بیمارستان ها، پزشکان، درمان گاه ها ، داروخانه ها، مراکز مراقبت های بهداشتی و پاره ای دیگر از سازمان های خصوصی درگیر بودند، حجم کارهای کاغذی باورنکردنی بالا رفت.به گفته کارمند ما در دوران نگهداری از مادر، هر ماه جندین سانتی متر کاغذ دریافت می کردیم. اداره کردن این گونه کاغذ ها خود به یک خبرگی و دقت ویژه ای نیاز دارد. فرم های سازمان مراقبت های بهداشتی چنین اند: اگر صورتحساب ها را مستقیم به سازمان خواهید فرستاد، فرم آبی را پست کنید. اگر از طریق سازمان باید به بخش خصوصی برود، فرم زرد رنگ – اگر در فرم اشتباهی وجود دارد، فرم سرخ رنگ . چنان چه هیچ اشکالی وجود ندارد، فرم سبز را تکمیل و ارسال دارید تا چک شما فرستاده شود.

حال به شمار لشکری بیاندیشید که بایستی این همه کاغذ را بررسی و دوباره اقدا م نمایند. در برابر هر پزشک و یا پرستاری که به بیمار یاد شده خدماتی داده اند، یک گروه صورتحساب نویس، پیگیر، و حسابداری، قرار دارند. خوب که بنگریم، همانند لشکرکشی های دوران کهن می باشد و تدارک کار از خود حمله دشوارتر است. بسیاری از کارشناسان خبره، هزینه کارهای کاغذی نظام بهداشتی ایالت متحده را 20 تا 30 درصد بودجه تریلیون دلاری کشور تخمین می زنند. این هزینه در بیمارستان ها بین 40 تا 50 دصد است. هر هفته بستری شدن در بیمارستان ، دست کم یکصد برگ کاغذ و سند تولید می کند. سالانه 13 درصد از یک تا دومیلیارد دلار صورتحسابی که بیمارستان ها صادر می کنند، به علت اشتباه حساب برگشت داده می شود.

پیچیدگی ها و کارهای کاغذی در  کنار کوشش برای بالابردن کیفیت در صنعت مراقبت های بهداشتی-درمانی ، باز هم بالاتر می رود. پزشکان طرف قرارداد بیمه ها آن چنان د رمیان کاغذهای دریافتی – ارسالی غرق می شوند که نگرانند مبادا این کارها ایشان را از وظیفه اصلی رسیدگی به بیمار بازدارد.

بسیاری از مراکز بهداشتی – درمانی، اینک نیاز به نظام آسان تر و کارآمدتری را سخت احساس می کنند. نظام بهداشتی درمانی تنها 2 تا 3 درصد از درآمد خودرا در زمینه فناوری اطلاعات خرج می کند – آمار صنعت بانکداری، 15 درصد را نشان می دهد. نظام بهداشتی درمانی در بهره گیری از فناوری پیشتاز می باشد. ولی پیشرفت تنها در زمینه تشخیص بیماری ها وپژوهش های علمی است – در خصوص جریان روند اطلاعات، بسیار کم سرمایه گذاری می شود.

در ایالات متحده هم اکنون وضعیت برا ی روی آوردن به فناوری اطلاعات در بخش پزشکی هم فراهم شده است؛ دولت قانونی گذرانده است که چگونگی جابه جایی داده ای مالی و اداری – از جمله سابقه پزشکی رایانه ای افراد- را استاندارد و یکسان خواهد نمود. چندین سازمان بر روی استاندارد کردن و تبادل اطلاعات پزشکی در سراسر کشور کار می کنند. گروه کاربران خدمات بهداشتی- درمانی مایکروسافتMS-HUG(Microsoft Healthcare Users Group) یکی از ساده ترین نظام ها و ابزار کاربردی را با کمک ویندوز معمولی و شبکه اینترنت عرضه خواهد کرد.

اداره کردن بهتر اطلاعات در سازمان های پزشکی در آینده از اهمیت بیشتری برخوردار می شود. پار ای از سازمان ها می بینند که بیماران نمی توانند بیش از این در انتظار بمانند و صمیمانه رهبری گروه ها را به دست گرفته اند.آن ها دریافته اند که برپا ساختن یک نظام عصبی دیجیتالی در همه زمینه های بهداشتی – درمانی: فوریتهای پزشکی، پیگیری وضع بیماران د ربیمارستان و خانه، و آزمایش ها و تجزیه و تحلیل های دراز مدت و مانند این ها، بسیار کارساز و ضروری است.

اصول و مبانی سازمان های مجازی

محمدرضا – نوروزی

mr.noruzi@yahoo.com

چکیده :

در این مقاله ما قصد داریم تا اصول و مبانی یک سازمان مجازی را برایتان آنالیز و تجزیه و تحلیل نماییم . وبه یک سری سوالات اساسی و زیر بنایی در این مورد پاسخ دهید . مثلا"

§        سازمان مجازی چیست ؟

§        تفاوت سازمان مجازی با سایر سازمانها چیست ؟

§        گامهای اجرایی وفرایندهای سازمانهای مجازی کدامند ؟

§        عواملی که برای ایجاد یک سازمان مجازی اجرا می شوند کدام اند؟

§        تیمهای مجازی

§         آزمایشهای مجازی

§        فروشگاههای مجازی

§        اداره های مجازی و...

مقدمه:

شاید شما از خودتان بپرسید چرا باید محل کار ما یک ساختمان حتما" اداری باشد؟

چوابها معمولا" یکسان هستند .مثلا" می گویند چون با سایر همکاران در آنجا هستیم وبه کار فروش یا خدمات می پردازیم. یا درآن مکان نیز می توانیم سوالات کاری خودمان را ازهمکاران بپرسیم.

اما سوال اینجاست، اگر قرارنباشد برای کار کردن و گرفتن جواب سوالات خود به محیط کاری فیزیکی برویدچه مسئله یا مسائلی پیش می آید ؟

به جای همه این هم امکانات یک محیط الکترونیکی ایجاد شود و هر کس بتواند کار خود را از هر نقطه ای از دنیا به راحتی از طریق کانالهای ارتباطی مثل اینترنت کارهای خویش را انجام دهد .

اگر این کارها انجام شود بدانید که اولین گام را در ایجاد سازمانهای مجازی برداشته اید.

گامهای دیگر برای اجرای فرایندهای سازمانهای مجازی.

چه عواملی باعث می شود که یک  سازمان مجازی متفاوت باشد ؟

اولین و مهمترین عامل همان حذف عاملهای زمانی و مکانی است .

یعنی اینکه دیگر شما سد و مانعی به نام زمان و مکان در انجام کارهای خود، ندارید هر وقت بخواهید و هر جا بخواهید می توانید کار خود را انجام دهید .

تمرکز فوق العاده برای خدمات و تولیدات جدید به خصوص آنهایی که ما در آنها قصد داریم فقط به پیشرفت برسیم و تمرکز روی کاهش هزینه نداریم یعنی اینکه نمی خواهیم فقط کاهش هزینه کنیم .

چه عواملی برای ایجاد یک سازمان مجازی انجام می گیرد .

1) تغییر و تحول مدام در سازمانها ی مجازی صورت می گیرد .

2) اهداف به یک سو گرایش می یابند .

3) بهره گیری از علم برای ایجاد محصول جدید و یا نوع آوری جدید صورت می گیرد .

4) ایجاد تغییر سریع و انعطاف آسان با تغییر و جابجایی همکاران .

چه اهدافی در ایجادیک سازمان مجازی دخیل اند ؟

اغلب این گامها برداشته می شود :

1) اغلب کاهش هزینه به میزان خیلی زیاد در تاسیس سازمانهای مجازی صورت می گیرد، مهمترین دلیل آن هم این است که دیگر ساختمانهای آن چنانی برای سازمان نیاز نیستند .

2) بهره گیری از دانش و تجارب همدیگر برای افزایش سود آوری  و کاهش هزینه های کلی .

3) در این مرحله سازمان مجازی شکل می گیرد . و کلیه همکاران از تجارب همدیگر استفاده می کنند تا اینکه ابداع و نوع آوری جدیدی شکل گیرد .

البته این نکته مهم قابل ذکر است که ایجاد سازمانهای مجازی در تمام قسمتهای آن صورت نخواهد گرفت بعضی بخشها هستند که امکان مجازی شدن را ندارند.

اجزای یک سیستم مجازی عبارتند از :

سیستم های مجازی : در این قسمت وظایف تیم ها و افراد تیم که برای یک سیستم مجازی لازم است مشخص می شود .

آزمایشهای مجازی : در این بخش تاثیر عوامل مختلف بر سازمان مجازی بحث و بررسی و آزمایش و اندازه گیری می شود .

اداره مجازی : در این قسمت یک سری وظایفی که اداره مجازی یا یک سیستم مجازی دارد ، مشخص می شود .

فروشگاههای مجازی : شامل فروشگاههایی هستند که قابلیت انعطاف خیلی سریع  برای محصولات متنوع دارند .

سازمان مجازی: این قسمت در واقع آخرین مرحله از مجازی سازی است که کل سازمان، مجازی شده است.

در تمامی موارد، سیستم مجازی، به موارد زیر اشاره می کند:

·        تغییر و تحول دائمی .

·        خویش مدیریتی در تیم ها و بخشهای مختلف .

·        دانش غیر ساختاری اما همگرا شده .

چرا مجازی سازی صورت می گیرد؟ یا چه عواملی باعث می شود که ما سازمان مجازی ایجاد کنیم ؟

این عوامل شامل :

§        محلی سازی ؛ با پیشرفتهای زیاد میل به مشتریان محلی افزایش می یابد .

§        دسترسی به منابع .

§        ایجاد کمیته های عالی .

§        نیاز به تغییرات سریع و مداوم .

§        افزایش تولیدات و محصولات و خدمات تخصصی .

§        افزایش ملزومات برای استفاده از دانش تخصصی .

§        کار الکترونیکی .

در یک سازمان مجازی برای ارتباط،  از یک سری ارتباطات کامپیوتری استفاده می شود، که به صورت الکترونیکی است .

 شما می توانید با استفاده از تکنیکهای الکترونیکی به عنوان مدیر، فرایندهایی که در سازمان  توسط کاربران و کارمندان انجام گرفته یا می گیرد را، کنترل نمائید.

همچنین می توانید از یک سری سیستمهای شبکه به نام:Electronic Workspace Network ، سیستمهای کامپیوتری، کارمندان را به همدیگر ربط دهید. تا اینکه در کل، وظایف و ماموریت سازمان انجام شود.

ساختاریک فضای کاری الکترونیکی چگونه است ؟

ساختار، یک فضای کاری الکترونیکی است که در واقع همان آیینه تمام نمای سازمان است. این ساختارها باید به راحتی پیشرفت کنند و به سازمان مجازی ادغام شوند.

برای اینکه تمامی این اهداف تحقق یابد، باید تمامی بخشها با همدیگر تعامل دو طرفه داشته باشند. تا به عبارت فلسفی سازمان نایل گردند.

فضاهای الکترونیکی باید این عوامل را آسان سازی کنند:

·        ایجاد قوانین مربوط به آسان سازی کارها

·        ایجاد پرونده های جدید

·        ایجاد لینکهای ارتباطی بین مردمی

وظایف معمولی ساختارهای مجازی اینگونه است:

1)ایجاد یک سیستم تولید که توانایی این را داشته باشد که کارها را به صورت مرحله ای و دقیق انجام دهد یعنی اینکه وقتی مرحله ای تمام شد وارد مرحله بعد شویم.

2) ایجاد یک سیستمی که در آن مردم و مراجعان بتوانند مسائل و مشکلات خود را به راحتی و به سهولت با مراجع ذیربط مطرح نموده و کاملا" راهنمایی شوند.

نتیجه گیری :

در این مقاله ما سعی کردیم یک سری مطالب کلی در مورد سازمانهای مجازی اعم از اینکه:

• چه ضرورتی برای ایجاد و تشکیل سازمانهای مجازی هست؟

• اصول و مبانی  این سازمانها چیست؟

را برایتان بیان کنیم . اما در پایان متذکر می شویم که آشنایی کامل مدیران با سازمانهای مجازی و برداشتن گامهای موثر برای این فرایند امری لازم و ضروری است . امید است مقدمات و اصول پایه ای ذکر شده باعث برداشتن گامهای موفق دیگر مدیران در این عرصه گردد.

منابع وماخذ :

Main texts:

1. Essential of virtual organization, Daniel& Martin, 2005

2. Be proficiency in virtual organizations, Smith Traveler, 2006.

3. What is a virtual organization, Accel team, 2007.

Related texts:

4. Virtual organization Accel team, 2007.

5. Virtual organization about .com ,2007

محمدرضا – نوروزی

    مدیریت دولتی