ابزارهای مدیریت پروژه

 

مقدمه :
موافق استاندارد PMI، مدیریت پروژه، شامل بکارگیری چهار عامل اساسی ا- دانش (Knowledge) 2- مهارت‌ها (Skills) 3- ابزار (‏Tools) و 4- تکنیک‌های (Techniques) لازم در اداره جریان اجرای فعالیت‌ها، به منظور رفع نیازهای پروژه است .
نقش ابزار مناسب در پیشبرد اهداف مدیریت پروژه انکارناپذیر است. در واقع پس از طراحی سیستم مدیریت پروژه در سازمان، بکارگیری ابزار مناسب در این سیستم، یکی از مهم‌ترین عوامل محقق کننده اهداف مدیریت پروژه در سازمان است.
در این یادداشت‌ها تحت عنوان “ابزارهای مدیریت پروژه” بنا داریم به ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب مدیریت پروژه اشاره نماییم.

نرم‌افزارMicrosoft Project)  MSP) :

نرم‌افزار Microsoft Project یکی از قوی‌ترین و قدیمی‌ترین نرم‌افزارهای موجود کنترل پروژه محسوب می‌شود. این نرم‌افزار قریب به 10 سال است که به بازار ایران وارد شده و به شکل گسترده توسط کاربران و برنامه‌ریزان پروژه مورد استفاده واقع می‌شود. مهندسان کنترل پروژه عموماً از این نرم‌افزار به عنوان ابزاری جهت مدیریت زمان پروژه‌ها استفاده می‌کنند. مایکروسافت پروجکت، علیرغم وجود برخی محدودیت‌ها و کمبودها (در مقایسه با نرم‌افزارهای مشابه) به عنوان یک نرم‌افزار کاربردی و پرطرفدار در جهان و خصوصاً در ایران روزانه مورد استفاده کاربران بی‌شماری قرار می‌گیرد.

   سهولت کار با این نرم‌افزار ، قابلیت استفاده از امکانات Windows ، سازگاری با سایر نرم‌افزارهایMS Office و شباهت کامل محیط و جعبه ابزارهای آن با سایر محصولات مایکروسافت، راهنمای Online و کامل داخل برنامه، وجود گزارش‌ها وView های متنوع، امکان تعریف View ها وTableهای جدید و به طورکلی داشتن یک محیطUser Friendly این نرمافزار را به نوعی از سایر نرم‌افزارهای مشابه متمایز کرده است.

   این نرم‌افزار، مدیریت پروژه تمام مراحل یک پروژه از برنامه‌ریزی تا تکمیل و انتقال گزارش‌های نهایی را در برمی‌گیرد، به طور خلاصه باید گفت، در یک طرح، MSP ابزاری ارزشمند است برای:

الف) سازماندهی طرح
ب) زمان بندی کارها
ج) اختصاص منابع و هزینه‌کارها

د) تنظیم طرح برای برآورد کردن محدودیت‌ها

ه) آماده کردن گزارش‌ها برای انتقال طرح نهایی به همه کسانی که باید طرح مورد نظر را اجرا کنند.

   پس از آغاز پروژه و اتمام کار برنامه‌ریزی پروژه توسط این نرم‌افزار، آن را برای کنترل و نظارت بر کارهای در دست اقدام، به شرح زیر می‌توان به کار برد:

• کنترل عملکرد واقعی
• برنامه‌ریزی روی جدول زمانی پروژه
• اصلاح طرح برای رویارویی با احتمالات
• ارائه گزارش‌های مطلوب

   شایان ذکر است برای پروژه‌هایی که بیش از 9999 فعالیت دارند، از ابزارهای پیشرفته‌تری همچون نرم‌افزار Primavera (که به آن نیز خواهیم پرداخت) باید استفاده نمود. معمولاً توصیه می‌شود به دلیل سادگی فوق‌العاده این نرم‌افزار و یادگیری سهل‌تر آن نسبت به سایر ابزارهای دیگر کنترل پروژه، قبل از یادگیری پریماورا و یا سایر نرم‌افزارهای مدیریت زمان، به یادگیری MSP بپردازید. در این صورت به دلیل مشابهت مبانی و اصول برنامه‌ربزی و کنترل پروژه در این نرم‌افزارها، فرایند یادگیری نرم‌افزارهای پیچیده بسیار ساده‌تر خواهد شد.

   ویرایش آخر این نرم‌افزار تحت عنوان Project 2002 Microsoft با قابلیت‌های جدید به بازار آمده است.

   در سایت‌های اینترنتی زیر اطلاعات جدید و ارزشمندی از این نرم‌افزار مییابید:

http://www.microsoft.com/office/project/default.asp
http://officesystem.partners.extranet.microsoft.com/msprojectpartner/

نرم افزار (Primavera Project Planner ( P3

بعد از معرفی نرم‌افزار Microsoft Project (MSP) اکنون به معرفی P3 که مخفف Primavera Project Planner می‌پردازیم.

   نرم‌افزار (Primavera Project Planner ( P3 کامل‌ترین و قدرتمندترین ابزار مدیریت پروژه در مدیریت زمان در جهان شناخته شده است. P3 قادر است پروژه‌های تا سقف یکصد هزار فعالیت را به همراه منابع با محدودیت سازماندهی کند.

   اساساً P3 طراحی شده است تا پروژه‌های بسیار بزرگ و پیچیده را بدون هیچگونه محدودیتی در تعریف و اختصاص منابع، به شکل کاملاً منعطف و ساده برنامه‌ریزی و کنترل نماید.

   همیشه سوالات متعددی برای مدیران پروژه مطرح می‌شود که بارزترین آنها: «این کار کی تمام می شود؟»، «چه کسانی کار را انجام می‌دهند؟»، «چه اتفاقی خواهد افتاد اگر .... (What-if)» و از این قبیل می‌باشد.
P3 پاسخ این سوالات را به سرعت و به شکل صحیح ارائه خواهد نمود. کاربرP3 به راحتی می‌تواند اطلاعات پروژه و فعالیت‌های آن را در این بانک اطلاعاتی جمع‌آوری نموده و به طرق مختلفی آنها را دسته‌بندی کرده و به نمایش درآورد. همچنین به سادگی می‌تواند روی جزئیات فعالیت‌های پروژه متمرکز شده و نتایج کار خود را در قالب گزارش و نمودار در قالب گرافیکی دلخواه نمایش دهد. به کمک ابزارهای انعطاف‌پذیر P3 از قبیل 24 کد فعالیت، 16 کد بخش‌های اطلاعاتی دلخواه، 10 کد پروژه، 19مرحله مرتب‌سازی داده‌ها و 28 مرحله فیلتر به همراه 31 تقویم برای برنامه‌ریزی فعالیت‌ها می‌توان اطلاعات پروژه را در قالب‌های گوناگون دسته‌بندی و تجزیه وتحلیل کرد. این نرم‌افزار برای مدیران پروژه توسط طراحانی که خود مدیر پروژه بوده‌اند، تهیه شده است و دقیقاً به همین دلیل است که غالب نیازمندی‌های مدیران پروژه را در برنامه‌ریزی و کنترل طرح‌ها را پاسخگوست.

   به کمک P3 می‌توان شبکه فعالیت‌ها را سریعاً در قالب گرافیکی تهیه کرد و همچنین امکان انتخاب نوع فعالیت را به سهولت امکان پذیر می‌نماید.

   P3 سازماندهی اطلاعات پروژه را آسان نموده است و می‌تواند شرایط مورد نظر شما را به فعالیت‌ها تحویل کند. تحت شبکه بودن P3 این قابلیت را به آن بخشیده است تا کاربران متعدد بتوانند در نقاط مختلف وبه شکل همزمان یا در زمان‌های دلخواه به بانک اطلاعاتی یگانه P3 متصل و پروژه‌های خاص را برنامه‌ریزی و کنترل نمایند.

   امکان لینک؛ بازخوانی اطلاعات و اشتراک داده‌های P3 با سایر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه همچون MSP و Expedition (که به آن هم خواهیم پرداخت) وجود دارد.

   برخی دیگر از قابلیت‌های این نرم‌افزار به شکل خلاصه عبارتند از :

• پیگیری عملکرد منابع و هزینه‌ها به کمک P3 سهل و آسان است.
• P3 می‌تواند محدودیت‌های مورد نظر کاربر را به فعالیت‌ها اعمال کند.
• P3 سازماندهی اطلاعات پروژه را آسان نموده است.
• P3 امکان انتخاب نوع فعالیت‌ها را به کاربر می‌دهد.

• امکان بهنگام نمودن پروژه در خارج از محیط کارگاه فراهم است.

• P3 می تواند محدودیت‌های مورد نظر کاربر را به فعالیت‌ها اعمال کند.

   Version جدید P3 تحت عنوان P3e که مخفف Primavera Project Planner Enterprise میباشد به بازار آمده که به شکل ساختاری با ویرایش گذشته آن متفاوت است. با توجه به آنکه کمپانی پریماورا تمامی پشتیبانی‌های خود را از ویرایش قبلی این نرم‌افزار برداشته است، بزودی P3e کاملاً جای P3 را خواهد گرفت. (در آینده پیرامون قابلیت‌های جدید P3e نیز با شما سخن خواهیم گفت.)

   سایت اینترنتی این نرم‌افزار www.primavera.com بوده که در آن می‌توانید مطالب متنوع و جدیدی پیرامون این نرم‌افزار و سایر محصولات شرکت Primavera مرتبط به مقوله‌های مختلف مدیریت پروژه بیابید .
از شرکت پریماورا و محصولاتش در آینده بسیار خواهیم گفت!

*کارشناس ارشد برنامه‌‏ریزی و کنترل پروژه‌‏های پارس ‏جنوبی در پتروپارس